Beschaffung
Optimierte Beschaffungsprozesse

Auszug Funktionalitäten

  • Individualisierbares Dashboard
  • Multilieferantenkataloge
  • Fehlertolerante Suche ähnlich Google oder Amazon mit Filterelemente zu Preisen, Warengruppen, eCl@ss, Hersteller etc.
  • Produktvergleich
  • Konfiguration
  • Blacklist
  • Freitextanfrage/Freitextbestellung
  • Parallele Suche in internen Katalogen und externen Lieferanten-Webshops
  • Favoriten- und Warenkorbverwaltung
  • Workflow-Engine für unterschiedliche Freigabe- und Genehmigungsverfahren
  • Lagerverwaltung
  • Bidirektionale Wareneingangsbuchung
  • und vieles mehr

DIG.procure – Standardisiert und maßgeschneidert in Einem

DIG.procure bietet Ihnen die Basis, Ihre Beschaffungsprozesse ganzheitlich in einer Applikation zu optimieren. Die Flexibilität von DIG.procure liegt in der Bandbreite der Einsatzmöglichkeiten zur Automatisierung der Geschäftsvorfälle – zusammengefasst in einer einfach intuitiv zu bedienenden Anwendung.

DIG.procure verbindet den klassischen Katalogeinkauf mit komfortablen Suchmöglichkeiten sowie vollständiger Integration in jedes vorhandene ERP-System. DIG.procure ist entsprechend konzipiert, sodass es die Basis für die Umsetzung von individualisierten Prozessen bildet. Somit nutzen Sie eine Standard-Applikation parallel mit maßgeschneiderten Abläufen und können sich zugleich auf Ihre Kernkompetenzen konzentrieren.

Unser Service zum Lieferantenmanagement übernimmt global die Kommunikation und das Onboarden der ausgewählten Kataloge gemeinsam mit den Lieferanten. Zahlreiche umgesetzte Projekte und unsere langjährige Erfahrung sprechen
für sich.

Implementierung, Bereitstellung und Betrieb eines eRechnungsportals

2013 hat der Bund seine Vertragspartner zur Ausstellung und Übermittlung von elektronischen Rechnungen im Waren- und Dienstleistungsverkehr mit Bundesdienststellen verpflichtet. Die BBG ist der Einkaufsdienstleister der öffentlichen Hand. Über ihre Verträge stellt die BBG der Verwaltung rund 960.000 Produkte und Dienstleistungen zur Verfügung. Durch die Bündelung des Einkaufs können rund 18 Prozent der Kosten eingespart werden.

Kontakt

Harald Allerstorfer
CCO Customer Relations, Consulting & Project Management
harald.allerstorfer@dig.at
+43 732 615 119-0

Impulse für DIG.procure

Die durchschnittlichen Kosten eines Bestellvorganges, abhängig von der Organisation des Unternehmens, der Branche sowie des Automatisierungsgrades, liegen zwischen

ca. EUR 90,- und EUR 130,-!

Für den Bestellvorgang werden alle direkten und indirekten Kosten des Einkaufs, wie z.B. Personal- sowie IT-/ und Systemkosten berücksichtigt. Weitere Kosten, beispielsweise zur Qualitätssicherung, Rechnungsprüfung oder Erlöse eines gebrauchten Maschinenparks, finden keine Berücksichtigung!

Um die höchstmögliche Effizienz in der Automatisierung der Prozesse zu erzielen, ist die Integration in das führende ERP-/SAP-System, sowie die Betrachtung aller Nachfolgeprozesse eine Voraussetzung.

Effekte von DIG.procure

Folgende Effekte stellen sich ein:

  • Senkung der Prozesskosten
  • Erhöhung der Prozessstabilität
  • Vermeidung von Fehlern
  • Standardisierung der Prozesse
  • Einhaltung von Compliance-Richtlinien
  • Reduktion des Maverick Buying
  • Verkürzte Durchlauf- und Liegezeiten beim Bestellvorgang
  • Reduktion der Lieferantenanzahl
  • Senkung der Einstandspreise
  • Erhöhung der Lieferantenzuverlässigkeit
  • Verbesserung der Stellung des Einkaufs als interner Dienstleister
Einsparungspotentiale DIG eProcurement

ERP-/SAP-Integration

Ein entscheidender Bestandteil von DIG.procure-Projekten ist die Integration der Prozesse in die verschiedenen ERP-Systeme der Kunden und Lieferanten. Nur mit einer ERP-Integration wird ein Höchstmaß an Wertschöpfung erreicht. Diese generiert sich aus der Automatisierung von bisher manuell durchgeführten Tätigkeiten. Die Vermeidung von Medienbrüchen ist dabei ein wichtiger Baustein.

Für DIG als technologisch unabhängigen Dienstleister ist es unerheblich, welche ERP-Systeme auf Kunden- und Lieferantenseite zum Einsatz kommen. Jedes System arbeitet mit Standarddokumenten wie Bestellungen, Rechnungen, Gutschriften, Lieferscheinen etc. und Formatbeschreibungen für jedes Dokument. Diese sind die Basis für die Erstellung von Schnittstellen für die ERP Integration, gleichgültig ob es sich um SAP, Navision, Microsoft Dynamics, Infor, Eigenentwicklungen etc. handelt.

Parallele Suche

Mit der Parallelen Suche findet DIG.procure Produkte und Dienstleistungen gleichzeitig in internen Katalogen und externen Lieferanten-Webshops. Das Ergebnis wird dem Anwender in einer Ansicht dargestellt. Die Anwendung muss nicht verlassen werden. Lediglich durch eine unterschiedliche farbliche Markierung des Warenkorbs wird der Anwender darauf hingewiesen, aus welcher Quelle das Ergebnis stammt. Die Artikel werden wie interne Artikel behandelt. Alle relevanten Daten werden in den Warenkorb zur Bestellauslösung übernommen.

Workflow

Genehmigungsprozesse flexibel zu managen ist eine besondere Herausforderung an eine Katalogplattform. Die meisten unserer Kunden betreiben mehrere Standorte und die einkaufsberechtigten Mitarbeiter sind oft auf unterschiedliche Länder verteilt. Neben den sonst üblichen Bestellwertgrenzen auf Benutzer- und/oder Katalogebene hat DIG deshalb ein umfassendes Berechtigungskonzept auf Basis einer Workflow-Engine entwickelt, welches auch Standortberechtigungen, Höchstgrenzen für Spot-Buy-Bestellungen, Unterstützung sämtlicher Kontierungstypen, Gefahrgutbestellung sowie die Freigaben von Bestellanforderungen (PR/BANF) durch entsprechende Genehmiger ermöglicht. Freigaben über Warengruppen, Local/Lead-Buyer-Konzepte oder auch über Budgets sind darüber hinaus frei konfigurierbar.

Die Freigaben und Genehmigungen können einfach über drei Wege erfolgen:

  • Direkt-Freigabe über DIG.procure
  • E-Mail: Benachrichtigung des Empfängers und zwei Links zum Genehmigen bzw. Freigeben oder Ablehnen
  • Mobile-App

Mobile-App

Immer mit dabei: die neue DIG Mobile-App für Android, iPhone und Blackberry. Damit erledigen Sie Ihre Freigaben und Genehmigungen jetzt auch von unterwegs. Die ansprechende und übersichtliche Benutzeroberfläche ermöglicht noch effizienteres Arbeiten auch "On The Road".
Geben Sie neue Bestellungen auf, prüfen Sie den Bearbeitungsstand oder ändern Sie bereits getätigte Bestellungen schnell und einfach ab. Der Einstiegsbildschirm zeigt alle für den User verfügbaren Funktionalitäten und kann nach Belieben erweitert werden. Es gibt für jeden Warenkorb Detailansichten. Die erste Ebene zeigt den Inhalt des Warenkorbs und die Bestelldetails. Die Artikelansicht beinhaltet alle Artikel einer Bestellung. Wenn auf einen dieser Artikel navigiert wird, öffnet sich die Artikel-Detailansicht, welche das Produktbild und Zusatzinformationen enthält.

Konfigurator

Zur Abbildung variantenreicher Artikel, interner oder externer Dienstleistungen können individuelle Konfiguratoren, wie beispielsweise für Büromöbel, IT-Stücklisten, IT-Dienstleistungen, Print-Artikel wie Visitenkarten, etc. integriert werden. Darüber hinaus kann für interne Kataloge auf Artikelebene eine "intelligente" Excel-Datei hinterlegt werden. Bei Auswahl des entsprechenden Artikels bekommt der Besteller alle Eingabefelder der Excel-Datei in einer Eingabemaske angezeigt. Auf Knopfdruck werden die Eingabefelder in Excel übernommen, das Ergebnis wird automatisch kalkuliert, wieder in die Eingabemaske zurückgeliefert und dem Besteller angezeigt. Bei Bestellung des Artikels wird dem Lieferanten die spezifische Kalkulation als Anhang mitgeliefert. Beispiel: Drucksorten-Kalkulation.

eBanf

Mit dem Modul eBANF integrieren wir ausgesuchte direkte – also bestandsgeführte – Materialien in einen vollautomatisierten Bestellprozess. Über den Dispositionslauf eines ERP-/SAP-Systems übergibt das System die entsprechenden Materialien über eBANF zu DIG.procure. DIG.procure ermittelt, welcher Lieferant diesen Artikel zu den besten Konditionen (Preis, Lieferzeit) liefern kann. Der entsprechende Lieferant wird ausgewählt. Sofern stichtagsbezogen bestellt werden soll, sammelt eBANF alle eingehenden Bedarfe zu diesem Artikel und Lieferanten, bündelt die Anfragen zu einer Bestellung, übernimmt die Bestellanlage im ERP-/SAP-System und transferiert die Daten an den Lieferanten. Im Hintergrund wird parallel der Info-Satz des entsprechenden Artikels gepflegt.

Lageranbindung

DIG.procure bietet unterschiedliche Möglichkeiten, Lagerstände und Verfügbarkeiten auf der DIG.procure-Plattform darzustellen. Folgende Prozesse und Funktionalitäten sind dazu vorhanden:

Der angebundene Lieferant überträgt über eine Schnittstelle Lagerstände und Verfügbarkeiten zu den Produkten, die er auf Lager führt (inkl. Anmerkungen zu den Lagerständen, z.B. „Artikel wurde bereits beim Hersteller nachbestellt“).

Es sind komplette Materialstämme oder Lagerkataloge im DIG.procure-System abbildbar. Dabei wird der Materialstamm aus dem ERP-System repliziert und als Katalog auf der DIG.procure-Plattform angezeigt. Bestellungen und Reservierungen können somit direkt mit allen Materialstamm-relevanten Informationen aus dem DIG.procure erfolgen (intern im Lager bzw. extern direkt beim Lieferanten).

Das einkaufende Unternehmen richtet im DIG.procure-System selbst einen internen Lagerkatalog (Content-/Multilieferanten-Katalog) ein und kann Lagerstände und Verfügbarkeiten des eigenen Lagers darstellen und verwalten:

  • Manuell über eine Lagerstandsverwaltung (Eingabe von Netto-Lagerständen)
  • Automatisiert über automatische Abbuchung bei Bestellung aus dem Katalog und automatischer Zubuchung bei Nachbestellung aus einem Lieferanten-Katalog (Referenz über Materialnummer beim einkaufenden Unternehmen)
  • Automatisiert über eine Schnittstelle zum ERP-System des einkaufenden Unternehmens und dem DIG.procure-System

Dienstleistungseinkauf

Ein stetig wachsendes Segment im Bereich des C-Teile-Managements ist die Beschaffung von Dienstleistungen. Im Gegensatz zu materiellen Gütern sind Dienstleistungen unmittelbar und nicht greifbar, sie benötigen immer eine Interaktion und oft eine direkte Kundenbeteiligung. Daher müssen für die Beschaffung eigene Bewertungskriterien festgelegt und spezielle Abläufe entwickelt werden.

Ein wichtiger Punkt für die Bewertung der Dienstleistungen und somit für die langfristige Dienstleisterauswahl ist die Qualitätsmessung. Anders als bei materiellen Gütern kann die Qualität nicht vor der Bestellung oder gleich bei der Warenlieferung geprüft und bewertet werden, sondern erst während und nach der Dienstleistungserbringung. Bei eventuellen Mängeln kann sie dann jedoch nicht mehr storniert werden. Um also bereits aus den vorliegenden Angeboten den passenden Dienstleister auszuwählen, bedarf es viel Erfahrung und Fingerspitzengefühl – oder perfekte Beschaffungsprozesse.

Die größte Herausforderung bleibt jedoch die Abrechnung und die damit einhergehende Rechnungsprüfung. Hierbei erfasst der Lieferant direkt auf der Plattform die erbrachten Leistungen in einer Art Aufmaß oder Leistungsfeststellung und startet einen Freigabeprozess, da es hierbei häufig dazu kommt, dass Positionen in der Bestellung geändert, gelöscht oder hinzugefügt werden müssen. Erst nach Abnahme der Leistungen (Bestätigung des Aufmaßes) kann der Lieferant eine Rechnung stellen oder bekommt eine Gutschrift übermittelt.

Reporting

Mit dem Reporting-Modul stehen Ihnen umfassende Analyse-Ergebnisse ad-hoc nach individuellen Selektionen zur Verfügung. Je nach Anwendung lassen sich die grafischen Ergebnisse aggregiert in das Dashboard interaktiv einbinden. Mit der Drill-Down-Funktion navigieren Sie bis auf die Bestellposition. Natürlich lassen sich die Berichte in unterschiedlichen Formaten wie beispielsweise PDF, CSV, XLS etc. exportieren.

Spot-/Maverick-Buying mit Einkaufsdienstleister

In DIG.procure ist der Service eines Einkaufsdienstleisters integrierbar. Mitarbeiter haben so die Möglichkeit, ein Produkt auch dann über die Plattform zu bestellen, wenn keiner der derzeit angebundenen Lieferanten dieses im Sortiment hat. Im Spot-Buy-Center kann der Anforderer seinen Bedarf als freien Text erfassen, einen Schätzpreis, Wunsch- oder Pflichtlieferanten, Menge, Bestelleinheit sowie Warengruppe etc. angeben und auch einen Dateianhang anfügen. Die Spot-Buy-Anfrage wird optional vom Einkauf geprüft, bevor sie an den EK-Dienstleister weitergeleitet wird.

Ist DIG.procure an ein ERP-System angebunden, hat der Einkäufer die Möglichkeit, den Bedarf als Bestellanforderung (Banf/Purchase Requisition) zur selbstständigen Beschaffung in das System zu übernehmen., beispielsweise wenn der Genehmiger entscheidet, dass das Produkt nicht über Spot-Buy gekauft werden darf (z.B. Gefahrengut/Hazardous Goods).

Wird die Anfrage vom Einkaufsdienstleister übernommen, kann der Bearbeiter dort die Anfrage entsprechend um konkrete Angebotsdaten erweitern oder verändern. Dann wird der Vorgang vom EK-Dienstleister abgeschlossen und als verbindliches Angebot bestellfähig an den Kunden übergeben. Der Anforderer bekommt die Änderungen (Preis, Hersteller, etc.) nochmals zur Prüfung und Freigabe vorgelegt. Bei Preiserhöhungen wird nochmals der Vorgesetzte in den Re-Genehmigungs-Prozess eingebunden.