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Aktive Bestellsysteme ins E-Procurement integrieren

Die beste Veränderung ist die, die der User gar nicht bemerkt. Bei SPITZ in Oberösterreich ist genau dieses Kunststück gelungen, indem ein aktiv genutztes Bestellsystem in die eProcurement-Plattform perfekt integriert wurde. Und obwohl der User das gewohnte Frontend nutzt, verbesserte sich die Datenqualität im Hintergrund signifikant, was u.a. zu einem effizienteren Vendor Invoice Managament (VIM) im bestehenden P2P-Prozess führt.

„Wir sind heilfroh, dieses Projekt umgesetzt zu haben“, zeigt sich Christoph Froschauer, Projektleiter im technischen Einkauf bei Österreichs bekanntestem Hersteller von Lebensmitteln und Getränken, glücklich. Und das obwohl die Aufgabe gewaltig war: „Allein die Analyse der Strukturen von FiBu, Einkauf und Controlling war eine Herausforderung – aber der Einblick in die Strukturen unserer Unternehmensgruppe generiert nachhaltigen Nutzen.“ Dabei kamen immer neue Notwendigkeiten auf, der Weg entstand also über weite Strecken im Gehen – was das Projektmanagement nicht einfacher machte: „Dass sich die Anforderungen immer wieder änderten, war für beide Seiten schwierig. DIG hat sich aber mit produktiver Deeskalation und rascher Umsetzung als perfekter Partner erwiesen!“

Komplexe Strukturen und Freigabe-Prozesse

Ein bestimmender Faktor des Projekts war die Anbindung an die Instandhaltungssoftware ispro-NG, wo auch die Lagerhaltung der Artikel geführt bzw. teilweise der Wareneingang gebucht wird. „So behalten die KollegInnen den gewohnten Überblick.“ Und die KollegInnen können viele sein: drei Divisionen mit verschiedensten Maschinen in der Produktion von Lebensmitteln und Getränken; pro Division eigene Techniker, Instandhalter und Lageristen sowie eine übergeordnete zentrale Technik. Diese Struktur bringt unterschiedlichste Anforderer und eine enorme Vielfalt User-bezogener Genehmigungsprozesse mit sich, berichtet Froschauer: „Jemand aus der zentralen Technik kann z.B. etwas für eine Division bestellen, wo aber die Kostenstelle einer anderen Division zugeordnet ist. Ebenso kann ein Warenkorb von mehreren Usern befüllt werden.“ In den für jeden Artikel User-spezifischen Genehmigungsprozess eingebunden sind u.a. der Kostenstellen- und der Projektverantwortliche – und je nach Wertgrenze weitere Personen bis hinauf zum CEO. Dabei lassen sich die Genehmiger für die einzelnen User durch SPITZ selbst anpassen.

Freitextartikel mit speziellem Genehmigungsprozess

Die BANF (Bedarfsanforderung) wird im ispro erstellt und über eine Schnittstelle an die e-Procurement Plattform DIG.procure übermittelt. Hier werden die vorhandenen Kataloge automatisch nach den geforderten Artikeln durchsucht und die Treffer in den Warenkorb gelegt. Wird keiner gefunden, erfolgt die Anlage eines Freitextartikels in einem anderen Warenkorb, für den ein eigener Genehmigungsprozess unter Einbindung des technischen Einkaufs vorgesehen ist: „Wir prüfen die Anforderung, klären die technischen Details und holen dann ein entsprechendes Angebot ein. Dabei kann es sich auch um eine Dienstleistung handeln, z.B. das Streichen einer Wand o.ä.“

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Effiziente Drehscheibe zwischen SAP und ispro-NG

Noch vor der Genehmigung wird über eine Schnittstelle ins SAP die Bestellung simuliert, um Fehler zu vermeiden: „Es kann z.B. vorkommen, dass auf eine Kostenstelle gebucht werden soll, für die kein Budget mehr vorgesehen ist. Oder dass die Kostenstellenbeschreibung im ispro nicht zu der im SAP passt, das Sachkonto nicht stimmt usw. Dann meldet das System einen Fehler, um den sich der User kümmern muss. Das führt mit der Zeit zur Vereinheitlichung der Stammdaten.“ Erst wenn sich aus der Bestellsimulation kein Widerspruch ergibt und die nötigen Freigaben vorliegen, wird im SAP eine Bestellnummer angelegt und der Bestellstatus über DIG.procure via zweiter Schnittstelle an ispro kommuniziert: „Hierbei werden die Informationen zu den Artikeln, die sich im DIG.procure wie oben beschrieben je nach User, Katalog oder Freitext in gesplitteten Warenkörben befinden können, in den ursprünglichen Warenkorb im ispro zurückgeführt.“ Dabei kann es z.B. vorkommen, dass eine Freigabe nur für die Katalogartikel vorliegt: „Deshalb wird jeder Artikel mit den nötigen Informationen versehen, sodass der User im Detail informiert ist.“

Volle Information für alle beteiligten Systeme

Indem DIG.procure das volle Informationsmanagement übernimmt, können die User weiterhin in der gewohnten ispro Umgebung arbeiten. Darüber hinaus gewährleistet der Informationstransfer aus dem aktuellen Contentkatalog, dass die Daten (z.B. Preise) im ispro aktualisiert werden: „Auf diese Weise werden laufend alle Informationen vereinheitlicht, was für uns einen signifikanten Vorteil darstellt.“ Überhaupt bildet die Vereinheitlichung der Stammdaten einen Mehrwert für die Beschaffungseffizienz, wie Froschauer betont: „Ob Zahlungs- oder Lieferbedingungen, eine Umfirmierung oder auch geänderte Ansprechpartner beim Lieferanten: Weil alle Stammdaten zweimal täglich repliziert werden, bringen wir trotz eines eventuellen Widerspruchs die Bestellung noch am selben Tag hinaus. Bei der Einführung von DIG.procure bekamen wir auch aufgezeigt, wo z.B. Frachtkosten, Wareneingänge oder Zahlungsziele unterschiedlich angelegt waren.“ Für mehr Informationsqualität in der Bestellung sorgen aber auch die Freitextmasken dank vorgegebener Datenstruktur.

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E-Procurement mit hunderttausenden Artikeln

Neben der Einbindung von ispro-NG bietet DIG.procure sämtlichen Abteilungen vollen Zugang zu hunderttausenden Artikeln: Neben 4 internen Katalogen (z.B. der IT-Abteilung) sind 11 weitere verfügbar – teils als Contentkatalog, teils via OCI-Punchout, wobei auch Webshops großteils mittels Background-Search durchsucht werden können. „Das ermöglicht einen komfortablen Preisvergleich.“ Seit dem Go Live im Juli nutzen ca.120 User das System. Bis Ende November wurden 2.530 Bestellungen mit einem Volumen von 5,5 Mio. Euro getätigt. Mit dieser Performance zählt SPITZ zu den Top-Beispielen für hohe User-Akzeptanz: „Die KollegInnen schätzen die Einfachheit und Übersichtlichkeit des Systems. Die zuverlässige Übernahme des Warenkorbs nach einem Punchout ins eigene System ist ein Riesenvorteil für uns.“

Bestellungen per EDI oder PDF an den Lieferanten

Sobald die Bestellungen genehmigt und im SAP geprüft wurden, gehen sie an den Lieferanten – entweder per EDI-Strecke oder als PDF im SPITZ-Design per Mail. Eingangsrechungen, die via EDI kommen, werden an das VIM im SAP zum Clearing übertragen. Für die Wareneingänge stehen insgesamt drei Buchungsmöglichkeiten zur Verfügung: Diese können entweder direkt im DIG.procure getätigt und von dort ins SAP übertragen werden oder umgekehrt. Oder direkt im ispro, wo diese Information über die eProcurement-Plattform ihren Weg ins SAP findet.

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100% Bestellabwicklung und minimale Freitextbestellungen als Ziel

Für die Zukunft sieht Froschauer zwei Zielsetzungen: „Erstens prüfen wir aktuell mit der Finanzbuchhaltung, welche Beschaffungen noch am System vorbeilaufen und ob diese im System abgebildet werden können. Es ist jedenfalls unser Wunsch, nahezu 100% über das E-Procurement laufen zu lassen und somit das Maverick Buying auf Null zu senken.“ Als nächstes soll dann die Zahl der Freitext-Bestellungen minimiert werden: „Dazu werden wir so viele Kataloge wie möglich zur Verfügung stellen – dabei unterstützen uns auch die verschiedenen Katalogarten der DIG.“

Mehr zur Integration der Instandhaltungssoftware ispro-NG erfahren Sie hier.

Hier erfahren Sie mehr über den Multilieferanten-Katalog von DIG.

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