Einkauf 3.0 nutzen anstatt von 4.0 träumen
Alle reden von der digitalen Transformation im Einkauf – wie sieht das real aus, Herr Allerstorfer?
Als Dienstleister erleben wir hautnah, wie Konzerne und Mittelstand mit dem Thema umgehen – und das ist manchmal etwas, sagen wir, ernüchternd. So sagen z.B. zwei von drei Unternehmen des deutschen Mittelstandes, dass Digitalisierung für sie eine große Rolle spielt, besonders in den Bereichen Rechnungswesen, Vertrieb und Einkauf. Es wird die Digitalisierung auch ganz überwiegend als Chance bewertet, die allerwenigsten sehen Faktoren, die eine Digitalisierung ihres Geschäfts verhindern würden. Und dann wird einem Projekt nicht selten das Scheitern schon in der Ausschreibungsphase in die Wiege gelegt!
Worin ist dieses Scheitern begründet?
Ich gewinne oft den Eindruck, dass die Ausschreibungen unrealistisch sind. Wir bekommen Anforderungsdokumente, bei denen wir wissen, dass die darin geforderte eierlegende Wollmilchsau nichts weiter ist als ein Best-of aller Features sämtlicher Anbieter! Das ist aber erstens so nicht umsetzbar und zweitens gar nicht nötig. Bei DIG ist das Consulting deshalb essentieller Bestandteil unserer Leistung: Gemeinsam mit dem Kunden schaffen wir ein klares Bild, was an Prozessen digitalisiert und automatisiert werden soll – und wie was machbar ist.
Wie beurteilen Sie die Machbarkeit der einzelnen Anforderungen?
Als Umsetzer kennen wir die realen Probleme, die sich in den einzelnen Schritten stellen. Einkauf 4.0 hört sich ja erstmal gut an – die Frage ist nur: Was bedeutet er im konkreten Fall und braucht das Unternehmen das wirklich? Wir analysieren in einem Workshop die interne Infrastruktur und leiten aus den Ist- die Soll-Prozesse ab. Dabei berücksichtigen wir z.B. bei international agierenden Unternehmen die kulturellen Unterschiede, Dezentralisierung vs. Zentralisierung u.v.m. Unternehmen sind zu verschieden, um sie über eine Wünsch-Dir-was-Excel-Liste voranzubringen! Unser Ansatz: realistische Step-by-Step-Szenarien statt unsinnige Träumereien!
Welche Personen werden beim Workshop eingebunden?
Für uns gibt es z.B. bei Purchase-to-Pay-Projekten drei fixe Stakeholder, die von Anfang an dabei sein müssen: die IT, Finance & Controlling und natürlich der Einkauf. Denn hier tut sich in aller Regel ein Spannungsfeld auf: Während die IT im Sinne von „never touch a running system“ oft gegen jede Änderung ist, outgesourcte Lösungen ablehnt oder sich auf einen ERP-Anbieter eingeschossen hat, will das Finance unbedingt jede Rechnung sehen und prüfen – selbst wenn die zugehörige Bestellung von oberster Stelle genehmigt wurde. Was dabei übersehen wird: Diese auf die eigene Abteilung beschränkte Sicht der Dinge verhindert sinnvolle Gesamtlösungen! Genau hier kann der Einkauf eine extrem wichtige Position einnehmen.
Wie kann der Einkauf sich einbringen?
Mit seiner Fähigkeit zu einer verbindenden Sicht der Dinge. Damit definiert der Einkauf auch seine künftige Rolle: Die zunehmende Automatisierung liefert ihm die Chance, sich aus dem operativen Geschäft heraus in eine strategische Position zu entwickeln und nachhaltigen Value Ad zu schaffen! Denn der strategische Einkauf wird in Zukunft immens wichtig...
...im Zusammenhang mit Einkauf 4.0?
Ganz ehrlich: Die allermeisten Unternehmen sind von Einkauf 4.0 noch meilenweit entfernt – und werden es wahrscheinlich auch bleiben. Warum? Einkauf 4.0 bedingt eine interne und externe Vernetzung über die gesamte Supply Chain, ermöglicht autonome Prozesse und nutzt Big Data – die Frage ist, für welche Unternehmen das überhaupt in Betracht kommt. Das Gute: Die meisten haben noch genug ungenutztes Potenzial im Einkauf 3.0!
Auch im Einkauf 3.0 sieht so mancher eine Bedrohung...
Das ist exakt die falsche Sichtweise! Die digitale Transformation unterstützt die Transformation des operativen Einkäufers zum Strategischen. Im Mittelstand und zum Teil sogar in Konzernen machen heute Menschen, die auf der Visitenkarte „strategische Einkäufer“ stehen haben, zu 90 Prozent operativen Einkauf! Damit bleibt das spannende Wertschöpfungspotenzial der strategischen Einkaufsprozesse, wie z.B. Risk Management, Lieferantenkonsolidierung, Lieferanten-Weiterentwicklung und -Bewertung ungenutzt. Auch Green Procurement, Compliance und TCO-Ansätze zur Reduktion der Gesamtkosten sind Aufgaben, die viel mehr bringen, als etwa beim Einkauf von Büromaterial Erbsen zu zählen!
Was ist also der Schlüssel zu erfolgreicher Digitalisierung?
Die einzelnen Abteilungen müssen ihre ausschließliche Innensicht ablegen und einen Blick auf das Ganze entwickeln. Es geht bei effizient strukturierten Prozessen nicht darum, jemandem Bedeutung wegzunehmen, sondern um Vorteile für das Unternehmen als Gesamtes. Dafür ist es essentiell, eine offene Sicht der Dinge und einen realistischen Sinn für das gemeinsame Projekt zu bekommen – das ist es, was wir im ersten Schritt mit unserem Consulting erreichen. Den sich daraus ergebenden Fahrplan setzen wir mit eigenen Kräften und eigenen Skills um, wobei wir immer den praktischen Nutzen im Auge behalten.
Worin sehen Sie den praktischen Nutzen?
In konkreten, realen Vorteilen. Lassen Sie mich jeweils ein Beispiel aus unseren beiden Bereichen nennen: FDI und eProcurement. In Ersterem errichten wir flexible Kanäle für effizienten Datenaustausch mit Lieferanten. Der Hintergrund: Wer mit EDI zu tun hat, weiß, dass von 100 Partnern eines Unternehmens oft nur drei bis fünf bereit sind für diese Form des Datenaustauschs. Deshalb haben wir bei DIG weitere Kanäle vorgesehen: Z.B. können Partner über ein Web-Interface Folgedokumente wie Auftragsbestätigungen, Rechnungen usw. übermitteln. Ebenso ist eine E-Mail mit einer PDF-Datei möglich, aus der wir mittels OCR-Erkennung inklusive intelligenter Datenanalyse die relevanten Informationen automatisiert auslesen. Diese Flexibilisierung der Eingangskanäle erleichtert praktisch die Anbindung unterschiedlichster Partner – und schafft somit echten praktischen Nutzen!
In unserem zweiten Bereich, dem eProcurement, bieten wir eine anwenderfreundliche Beschaffungsplattform, die mit standardisierten Prozessen bis zu 40 % Kosten reduziert. In höchstem Maße individualisiert, einfach zu bedienen und direkt in das hauseigene ERP-System integriert, erzielt diese Lösung, worauf es letztlich ankommt: hohe Nutzer-Akzeptanz. Und die reduziert die Kosten der Systemeinführung bzw. steigert den Erfolg insgesamt.
Was ist Ihre Empfehlung in Bezug auf die Einführung solcher Systeme?
Bei Automatisierung denkt jeder an Einsparungen. Gleichzeitig bedeutet es aber auch neue Möglichkeiten, wie am Beispiel des Einkäufers bereits dargestellt. Es ist also wichtig, offen und ehrlich zu kommunizieren und die Mitarbeiter möglichst frühzeitig einzubinden. Hierzu können wir umfangreiche Best-Practise einbringen und diesen Prozess wirksam unterstützen. Vor allem aber sollte man sich, wie schon eingangs dargestellt, von unrealistischen Zielsetzungen verabschieden und sich stattdessen auf kleinere Steps, die nach einem verbindlichen Zeitplan umgesetzt werden, konzentrieren. So realisiert man ganz konsequent Einsparungspotenzial, statt sich mit einer schlicht unerreichbaren eierlegenden Wollmilchsau zu verzetteln
Was sind die Hürden in der Praxis?
Oft ist es fehlendes Wissen um die eigenen Prozesse. Manchmal werden sich Unternehmen auch erst im Zuge des Consultings darüber klar, dass sie entsprechende Mitarbeiter mit IT- und Prozesskenntnissen benötigen. In einer aktuellen Umfrage zur Digitalisierung im deutschen Mittelstand sehen nur 6 % fehlende Mitarbeiter als Hinderungsgrund – ich würde sagen, dass das tatsächlich auf weitaus mehr zutrifft, man erkennt nur die Herausforderung zu Beginn oft nicht.
Natürlich sind auch Budgets immer wieder ein Hinderungsgrund. Gerade deshalb ist es uns bei DIG wichtig, erst gemeinsam mit dem Kunden seine Anforderungen zu erarbeiten und diese dann exakt zu kalkulieren. Somit hat das Unternehmen eine Preisvorstellung, der wir unbedingt entsprechen wollen! Ein weiterer Faktor ist auch die Konjunktur: Wir merken, dass diese Projekte in Zeiten der Hochkonjunktur oftmals aus Zeitgründen hintangestellt werden – und bei nachlassender Konjunktur würde man sich dann die Einsparungen wünschen und dann fehlt das Budget.
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