eProcurement: Hochleistung in der Beschaffung.
Durchschnittliche Savings in der Beschaffung: 40 Prozent
Die kostenlose Guideline Einkaufseffizienz liefert die Antworten, um mit eProcurement umgehend beeindruckende Savings in den Prozesskosten zu erzielen! Am besten gleich unverbindlich und kostenfrei gemeinsam mit geballter Praxiserfahrung im DIG Magazin anfordern.
eProcurement bzw. Einkaufsdigitalisierung: eine Frage der Zukunftsfähigkeit
Bei der Digitalisierung des Einkaufs geht es um Potenzial, auf das Unternehmen nicht verzichten können! Einerseits führen Einsparungen bei den Prozesskosten (bis zu 40 %) zu einer schnellen Amortisation von eProcurment-Lösungen (oft schon im ersten Jahr). Andererseits ermöglicht genau diese Entlastung des Einkaufs durch elektronische Beschaffungsplattformen echten strategischen Mehrwert: Lieferanten-Konsolidierung und -Entwicklung, die Bündelung von Beschaffungsvolumina, Green Sourcing oder auch die Aufgaben im Zusammenhang mit der Lieferkettensorgfaltspflicht (LkSG bzw. CSDDD) sind in diesem Zusammenhang als kritische Baustellen im Buying zu nennen. Der Einkauf erlebt mit eProcurement eine absolute Aufwertung: Vom Mr. Zwei Prozent hin zum Zukunftssicherer des Unternehmens!
Elektronische Beschaffung (auch eProcurement bzw. electronic procurement genannt) macht Buying-Prozesse durch transparente Prozesse sicher und günstig. Dabei passen sich unsere Lösungen an die Menschen an, die sie nutzen – und bilden somit die reale, praktisch gelebte Organisation ab. In Kombination mit hoher Usability bietet DIG eine einfache, intuitive Nutzung auf dem Niveau der herkömmlichen Online-Shoppingerfahrung. Somit reduziert sich der Schulungsbedarf ganz massiv, bei einzelnen Kunden sogar von mehreren Tagen auf wenige Minuten. Das sorgt für hohe User-Akzeptanz und einen sicheren Start in die dezentrale Beschaffung. Je nach Digitalisierungsstrategie können damit nicht nur indirektes Material und Dienstleistungen effizient beschafft werden, einige unserer Kunden nutzen eProcurement auch für den Einkauf von A- und B-Teilen abseits der herkömmlichen Wege über das ERP!
Das Resultat: eine signifikante Senkung von Prozesskosten, maximale Transparenz in der Beschaffung und klare Freigabestrukturen. Und vor allem: Maximale Entlastung des Einkaufs für eine wertschöpfende Fokussierung auf die wirklich spannende Aufgabe, das eigene Unternehmen im Spiel zu halten.
Diese Zahlen sollten Sie kennen!
40
Prozent weniger Prozesskosten durch Digitalisierung
20
Prozent des Einkaufsvolumens sind C-Teile
80
Prozent Beschaffungsaufwand verursachen C-Teile
20
Prozent sollte die Maverick-Buying-Quote max. betragen
Das echte Leben digitalisieren: So geht eProcurement!
Eine Grundvoraussetzung zur Erreichung der oben genannten Ziele ist, dass das eProcurement-System von den Usern genutzt wird! Deshalb ist es essenziell, die digitalen Abläufe weitestgehend an die real gelebte Organisation anzupassen! Genau das ist die Stärke der flexiblen Lösungs-Architektur von DIG, mit der sich nach einem Baukastensystem auf Basis standardisierter Module sämtliche Anforderungen des individuellen Beschaffungsprozesses umsetzen lassen.
So können etwa komplexe, branchenspezifische Sonderprozesse (z.B. aus dem Alltag von Bauunternehmen) in einem zuverlässigen, digitalen Workflow umgesetzt werden. Ebenso können Freigabe- und Genehmigungsprozesse je nach Warengruppen und Sachkonto beliebig mehrstufig gestaltet und kombiniert werden: So kann die Buchhaltung verpflichtend in die Bearbeitung mit eingebunden werden oder bei Erreichen bestimmter Kostengrenzen eine flexible Eskalation unter Einbindung verschiedener Stellen vorgesehen werden. Auch Anpassungen im Prozess sind jederzeit möglich, z.B. für Urlaubsvertretungen oder eine Änderung von Standards.
Mit einem mehrstufigen Projektprozess werden selbst komplizierteste Beschaffungskonzepte exakt nach Plan realisiert und zukunftssicher betrieben, sodass alle funktionalen Ausbaumöglichkeiten jederzeit verfügbar sind: von der uneingeschränkten Anbindung weiterer Standorte und Integration zusätzlicher Workflows quer über alle Warengruppen bis zur vollautomatisierten Purchase-to-Pay-Lösung.
Automatisierte Bestellübernahme
Die DIG E-Procurement-Plattform leitet Bestellungen vollautomatisiert in das jeweilige ERP-System über.
Massiv weniger operativer Aufwand
Durch die sicheren Beschaffungsstrukturen muss der Einkauf bei Katalogwaren nicht mehr eingebunden werden.
Mehr Zeit für Freitextbestellungen
Durch diese Zeitersparnis hat der Einkauf mehr freie Ressourcen für Freitextbestellungen bzw. BANF.
Materialstammpflege durch Lieferanten
Bei Lieferantenkatalogen übernimmt der Einkauf nur noch Kontrolle und Freigabe von Änderungen.
Geballtes Wissen von Österreichs führendem eProcurement-Experten
DIG begleitet internationale Konzerne ebenso wie den Mittelstand durch alle Phasen eines eProcurement-Projekts. Im DIG Magazin schildern wir in Gesprächen mit Einkäufern unterschiedlicher Branchen, wie deren Beschaffungsprozesse optimal digitalisiert wurden. Außerdem erfahren Sie, wie wir mit agiler Softwareentwicklung und einem umfassenden Verständnis für die Bedürfnisse der Anwender überzeugende eProcurement-Lösungen mit schnellen ROI erstellen. Vom ersten Workshop bis zur laufenden Betreuung der Beschaffungsplattform.
eProcurement Projekte sicher ins Ziel bringen
Umsetzungssicherheit ist im Zusammenhang mit Softwareprojekten das wichtigste Versprechen. Durch die detaillierte Vorarbeit und Definition der gewünschten Abläufe und Prozesse ist DIG in der Lage, auch komplexe Projekte in einem fixen Kostenrahmen zu kalkulieren! Umgekehrt erlaubt die agile Entwicklung und der gelebte Austausch von DIG mit dem Projektteam im Unternehmen auch einen fliegenden Start, bei dem der Weg im Gehen entsteht und auf neue Anforderungen sozusagen in Echtzeit reagiert wird. Dabei behält das Projektmanagement natürlich immer die Kosten im Auge und kommuniziert diese im Rahmen der regelmäßigen Abstimmungsrunden. Auf diese Weise wird die Gefahr gebannt, dass eProcurement-Projekte aus dem Ruder laufen.
In jedem Software-Umfeld zur besten Lösung
Jedes eProcurement-Projekt sieht sich mit unterschiedlichsten, vorhandenen ERP-Systemen konfrontiert. Als Spezialist verfügt DIG über fundierte Erfahrung mit allen großen Systemen wie z.B. Microsoft Dynamics AX und NAV, ORDAT FOSS, infor, SAP (inkl. dem aktuellen S/4 HANA), OXAION, ORACLE, PROALPHA. Ebenso wurde das DIG eProcurement schon an ERP-Systeme von Exoten oder auch diverse Eigenentwicklungen angebunden und schafft über intelligente Schnittstellen zählbaren Mehrwert fürs Business.
Darüber hinaus ermöglicht DIG aber auch eine flexible Integration beliebiger Fremdsysteme: So haben einige Kunden etwa Computerized Maintenance Management Systeme (CMMS) bzw. Instandhaltungsplanungs- und -steuerungssysteme (IPS) wie ispro-NG in ihren Beschaffungsworkflow integriert oder nutzen Workflowsysteme wie DOXiS zur zentralen Steuerung und Freigabe ihrer Beschaffungen. Möglich wird das über die technologische Unabhängigkeit von DIG, was einen optimal funktionierenden Workflow und maximale Effizienz durch eine optimale Einbettung in die bestehende Softwareumgebung garantiert.
Kein eProcurement ohne Sortiment: schnell Angebot schaffen
Ein kritischer Faktor für jedes eProcurement-Projekt ist die Verfügbarkeit von Produkten und Dienstleistungen! Für ein möglichst umfassendes Angebot auf der eProcurement-Plattform eröffnet DIG vier Wege, die in der Praxis zu einem schnellen Aufbau des notwendigen Sortiments führen.
Upload Content Katalog
Physisch vorhandene Content-Kataloge können bequem durchsucht werden. Diese Kataloge sind vom Lieferanten zur Verfügung gestellte Dateien mit vereinheitlichten Artikelinformationen, die im eProcurement verarbeitbar sind.
OCI-Anbindung
Über OCI-Anbindungen werden externe Kataloge (Webshops) verfügbar. Neuere Technologien ermöglichen sogar eine direkte Background-Search ohne Absprung in den Webshop. Mehr zum Vergleich OCI vs. Content-Katalog!
Multi-Lieferantenkatalog
Werden nur niedrige Volumina bezogen, kann der Multi-Lieferantenkatalog auf einfache Weise im Excel-Format angelegt und mit dem DIG-Tool verfügbar gemacht werden (mehr Infos zum Katalog-Management).
Freitextformular
Im Freitextformular wird der gesuchte Artikel beschrieben und Sachkonto und Warengruppe angelegt. Je nach definiertem Prozess wird diese Eingabe als elektronische Bestellung oder elektronische Bestellanforderung (BANF) weiter bearbeitet.
Gewünschter Artikel nicht im System? Kein Problem!
eProcurement entwickelt sich anhand sich ändernder Bedarfe laufend weiter. Ein Weg, um fehlende Artikel strukturiert anzufordern, ist das Freitextformular. Dieses garantiert durch vordefinierte Pflichtfelder, dass die Beschreibung klaren Vorgaben folgt, also der Einkauf alle nötigen Informationen zur Beschaffung erhält. Außerdem legt der Anforderer Sachkonto und Warengruppe an. Das Freitextformular kann auf Wunsch auch nur bestimmten User-Gruppen freigeschaltet werden. Je nach definiertem Prozess wird die Eingabe dann als elektronische Bestellung oder elektronische Bestellanforderung (BANF) weiter bearbeitet. Optional können weitere DIG-Lösungen wie etwa die Lieferanten-Anfrage über das DIG Ausschreibungsmodul eingebunden werden. Letzteres erlaubt durch einen hohen Automatisierungsgrad intensives Sourcing - und spart dabei nicht nur bis zu 80 % Prozesskosten, sondern führt automatisch auch zu besseren Einstandspreisen.
Wenn der Anforderer bereits ein konkretes Angebot im Auge hat, kann das an den Einkauf weitergeleitet und ein Freigabe-Procedere gestartet werden. Aber auch sonst kann jeder beliebige Ablauf (z.B. über Einkaufsdienstleister - mehr Infos weiter unten) eingerichtet werden. DIG moduliert den Beschaffungsprozess somit exakt so, wie er gewünscht ist und wie er am besten zur Organisation des Unternehmens passt. Um teure Ausreißer zu vermeiden, ist dafür gesorgt, dass der Anforderer alle Beschaffungswünsche in ein und demselben System stellen kann.
Punch-out: K.O. für den Maverick Buyer!
Maverick Buying (eigenmächtige Beschaffung) verursacht Mehrkosten von bis zu 15 Prozent im indirekten Einkauf. Durch die vielen Kataloglieferanten, die DIG bereits an die elektronische Beschaffung angebunden hat, kann hier schnelle Abhilfe erfolgen!
Lagerbestand und nachträgliche Bestellerfassung
Eine wichtige Funktion ist oftmals der Abgleich einer Anfrage mit dem Lagerstand. Dazu wird der Artikel wie gewohnt in den Warenkorb gelegt und im Hintergrund via Schnittstelle z.B. im ERP-System abgefragt. Dieser Abgleich kann aber auch mit Daten aus allen anderen erdenklichen Systemen erfolgen (z.B. ispro NG), sodass sich DIG eProcurement immer bestens in die historisch gewachsene IT-Landschaft eines Unternehmens integrieren lässt. Ebenso kann ein Lagerstand in Form eines Katalogartikels eigens angelegt und somit zentral über die DIG Plattform verwaltet werden. Sogar situationsbezogene Beschaffungsprozesse außerhalb der Plattform (z.B. telefonische Direktbestellung eines dringend benötigten Ersatzteils) lassen sich in geordnete Bahnen bringen, indem man diese nachträglich erfasst und ordentlich verbucht!
Integration von Einkaufsdienstleistern
Auch der Service eines Einkaufsdienstleisters wie z.B. des Full-Service Einkaufsdienstleisters Provendor GmbH ist im DIG E-Procurement bestens integrierbar: So können gesuchte Artikel, die von aktuell angebundenen Lieferanten nicht verfügbar sind, trotzdem über die Plattform geordert werden. Dazu wird einfach eine digitale Bestellanforderung (BANF bzw. Purchase Requisition) im Freitextformular erfasst und unter Angabe von Daten wie Schätzpreis, Menge, Warengruppe, Wunsch- oder Pflichtlieferanten usw. an den Dienstleister weitergeleitet oder direkt vom Einkäufer übernommen. Die Anfrage ist vom Bearbeiter weiterhin veränderbar. Der Einkaufsdienstleister übermittelt dann verbindliche Angebote, die der Anforderer entsprechend prüft. Übersteigt etwa der Preis definierte Grenzen, werden die vorgesehenen Freigabeprozesse aktiviert.
ECLASS für exakte C-Teil-Auswertung
Die qualifizierte Auswertung von Beschaffungen indirekten Materials bringt viele Vorteile mit sich: Einerseits kann auf dieser Basis die Lieferantenstruktur strategisch optimiert werden, andererseits wird damit die Bestandsübersicht gewährleistet. Dem zugrunde liegt der Klassifikationsstandard ECLASS, der Waren und Dienstleistungen branchenübergreifend detailliert identifiziert. Für eine konsequent korrekte Kontierung (also die Zuteilung auf Warengruppen und Sachkonten) werden die unternehmensbezogenen Zuordnungen ins DIG eProcurement übernommen, sodass indirektes Material unter einheitlichen Gesichtspunkten gebucht und die Beschaffungen auf Knopfdruck ausgewertet werden können. Die notwendigen Reporting-Möglichkeiten sind natürlich Bestandteil der DIG eProcurement-Software.
"Minus 1% Beschaffungskosten wirkt wie 20% Umsatzplus."
Die global führende Unternehmensberatung A.T. KEARNEY hat festgestellt, dass Optimierungen in der Beschaffung besonders schnell überzeugende Ergebniseffekte bringen. Das System ECLASS ist das derzeit größte, auf internationalen Normen basierende Repository an beschreibenden Merkmalen - ständig kommen neue Klassifikationsklassen, Blöcke, Merkmale und Werte hinzu. Als weltweit einziger Standard ermöglicht ECLASS automatische Migrationen und schafft die Grundlage für Anbieter-Transparenz und Lieferanten-Vergleichbarkeit. Ausschreibungen können damit in manchen Fällen auf mehr als das Doppelte beschleunigt werden.
Dienstleistungen elektronisch kaufen
Auch Dienstleistungen können über die E-Procurement-Plattform standardisiert verfügbar gemacht werden. Ein eigenes Ausschreibungstool holt auf Basis eines Leistungsverzeichnisses für den konkreten Bedarf automatisiert mehrere Angebote ein und vergleicht diese miteinander. Die Dienstleistung wird dann als virtueller Artikel angelegt und wie gewohnt bestellt. Der „Wareneingang“ wird anhand des tatsächlichen Aufwandes vom Dienstleister im System vermerkt. Wie in der Praxis Dienstleistungen dezentral über das DIG eProcurement beschafft werden, lesen Sie in unserer Case Study.
Vorteile eProcurement
Von der Einhaltung von Compliance-Richtlinien bis zu Reduktion des Maverick Buying:
- Weniger Prozesskosten, mehr Prozessstabilität
- Vermeidung von Fehlern
- Standardisierung der Prozesse
- Verkürzte Durchlaufzeiten im Bestellvorgang
- Senkung der Einstandpreise, weniger Lieferanten
- Erhöhung der Lieferantenzuverlässigkeit
- Zukunftssichere Weiterentwicklung des Einkaufs
- Digitale Bestellanforderung (BANF)
Automatisierte Bestellübernahme
Die DIG E-Procurement-Plattform leitet Bestellungen vollautomatisiert in das jeweilige ERP-System über.
Massiv weniger operativer Aufwand
Durch die sicheren Beschaffungsstrukturen muss der Einkauf bei Katalogwaren nicht mehr eingebunden werden.
Mehr Zeit für Freitextbestellungen
Durch diese Zeitersparnis hat der Einkauf mehr freie Ressourcen für Freitextbestellungen bzw. BANF.
Materialstammpflege durch Lieferanten
Bei Lieferantenkatalogen übernimmt der Einkauf nur noch Kontrolle und Freigabe von Änderungen.
Automatische Warenkorberstellung mit eBANF
Die DIG eBANF Schnittstelle ermöglicht weitere Automatisierungen: So kann ein spezifischer Warenkorb auf Basis von Artikelnummern erstellt werden. Anwendungsbeispiele sind etwa Stücklisten für Maschinenwartungen, die vom Instandhalter automatisch per Knopfdruck bestellt werden können (siehe auch unsere Case Study zur ispro-NG Integration). Interessant ist auch die Kombination mit einer Bestpreis-Logik, bei der beispielsweise unterschiedlichste Lieferanten Teilprodukte mit tagesaktuellen Preisen ins eProcurement-System einpflegen. So können Bestellungen auf Basis der Dispositionsliste aus der Produktionsplanung mit automatisiertem Preisvergleich unter beliebig vielen Artikelstämmen samt Bestellmengenoptimierung durchgeführt und Warenkörbe entsprechend erstellt werden.
Wareneingangsverbuchung im eProcurement-System
Nach Genehmigung der elektronischen Bestellung (Freigabe) ergeht diese über den gewünschten Kanal (EDI, WebEDI, Mail mit PDF) an den Lieferanten. Sobald die Auslieferung erfolgt ist (Wareneingang zentral oder direkt an den Besteller), wird der Eingang der Ware im ERP-System oder direkt im eProcurement vermerkt (der Status kann auch aus dem ERP-System repliziert werden). In der Praxis ist es oft so, dass die Lieferung an den Besteller erfolgt, dieser aber über keine ERP-Lizenz verfügt oder die Buchung im ERP kompliziert ist. Die einfache Alternative dazu: Ein Vermerk des Wareneingangs im eProcurement-System, der dann direkt ins ERP-System übertragen wird!
