eProcurement: Hochleistung in der Beschaffung.
eProcurement, neue Aufgaben im Buying, neue Strategien: der Einkäufer-Event
Kostenlose Teilnahme am 1. Juni 2023.
eProcurement: Baustein mit riesigem Potenzial
Die Digitalisierung des Einkaufs erschließt enormes Effizienzpotenzial: Durch die Einsparungen bei den Prozesskosten amortisiert sich eine eProcurment-Lösung von DIG oft bereits im ersten Jahr. Elektronische Beschaffungsplattformen erlauben aber auch eine überfällige Lieferanten-Konsolidierung und Bündelung von Beschaffungsvolumina. Doch auch für aktuelle Zukunftsthemen wie Green Sourcing, Lieferkettensorgfaltspflicht (LKSG) oder Anforderungen rund um Supply Chain Management (SCM), Supplier Relationship Management (SRM) oder ganz allgemein den strategischen Einkauf spielt die Einführung von eProcurement eine entscheidende Rolle.
Elektronische Beschaffung (auch eProcurement bzw. electronic procurement genannt) macht Buying-Prozesse sicher und günstig. Dabei passen sich unsere Lösungen an die Menschen an, die sie nutzen – und bilden somit die reale, praktisch gelebte Organisation ab. In Kombination mit hoher Usability bietet DIG eine einfache, intuitive Nutzung ohne großen Schulungsbedarf (bei einzelnen Kunden hat sich dieser sogar von mehreren Tagen auf wenige Minuten reduziert). Das sorgt für hohe User-Akzeptanz und einen sicheren Start in die dezentrale Beschaffung von indirektem Material und Dienstleistungen. Das Resultat: eine signifikante Senkung von Prozesskosten, maximale Transparenz in der Beschaffung und klare Freigabestrukturen. All das entlastet den Einkauf, der sich somit im Sinne maximaler Wertschöpfung dringenden strategischen Fragen widmen kann!
1000
und mehr einkaufende Unternehmen
1200
Lieferanten
45000
aktive Anwender
500000
Bestellungen im Jahr
Immer 100% passgenaues eProcurement
Auch wenn wir uns an dieser Stelle wiederholen: Die Akzeptanz der User ist entscheidend für den Erfolg eines jeden eProcurement-Systems! Genau deshalb ist es notwendig, dass sich die Abläufe in der Software an die gewohnte Organisation anpassen – und nicht umgekehrt. Statt starrer Funktionalität bietet DIG daher eine flexible Lösungs-Architektur, mit der sich auf Basis standardisierter Module sämtliche Anforderungen des individuellen Beschaffungsprozesses wie in einem Baukastensystem umsetzen lassen.
Dabei ist DIG in der Lage komplexe, branchenspezifische Sonderprozesse (z.B. aus dem Alltag von Bauunternehmen) in einem zuverlässigen, digitalen Workflow umzusetzen. Ebenso können Freigabe- und Genehmigungsprozesse je nach Warengruppen und Sachkonto beliebig mehrstufig gestaltet und kombiniert werden: So kann die Buchhaltung verpflichtend in die Bearbeitung mit eingebunden werden oder bei Erreichen bestimmter Kostengrenzen eine flexible Eskalation unter Einbindung verschiedener Stellen vorgesehen werden. Auch Anpassungen im Prozess sind jederzeit möglich, z.B. für Urlaubsvertretungen oder eine Änderung von Standards.
Mit einem mehrstufigen Projektprozess werden selbst komplizierteste Beschaffungskonzepte exakt nach Plan realisiert und zukunftssicher betrieben, sodass alle funktionalen Ausbaumöglichkeiten jederzeit verfügbar sind: von der uneingeschränkten Anbindung weiterer Standorte und Integration zusätzlicher Workflows quer über alle Warengruppen bis zur vollautomatisierten Purchase-to-Pay-Lösung.
Consulting und Analyse
Sämtliche Beschaffungsprozesse werden unter Einbeziehung aller Beteiligten analysiert und gemeinsam der optimale Ablauf definiert.
Realisierungsplanung
Auf Basis der Analyse kalkuliert DIG das Projekt und plant die effiziente Umsetzung.
agile Entwicklung
In ständigem Austausch mit dem Team im Unternehmen werden alle Bausteine in Echtzeit getestet und Änderungswünsche direkt übernommen.
Go Live und Betreuung
Kontinuierliche Betreuung und Weiterentwicklung für neue Anforderungen bis hin zum Ausbau zur kompletten Purchase-to-Pay-Solution (P2P).
Geballtes Wissen von Österreichs führendem eProcurement-Experten
DIG begleitet internationale Konzerne ebenso wie den Mittelstand durch alle Phasen eines eProcurement-Projekts. Im DIG Magazin schildern wir in Gesprächen mit Einkäufern unterschiedlicher Branchen, wie deren Beschaffungsprozesse optimal digitalisiert wurden. Außerdem erfahren Sie, wie wir mit agiler Softwareentwicklung und einem umfassenden Verständnis für die Bedürfnisse der Anwender überzeugende eProcurement-Lösungen mit schnellen ROI erstellen. Vom ersten Workshop bis zur laufenden Betreuung der Beschaffungsplattform.
eProcurement Projekte zuverlässig umsetzen
Eine der großen Stärken des oben vorgestellten Ablaufs für eProcurement-Projekte liegt in der hohen Umsetzungssicherheit: Durch die detaillierte Vorarbeit und Definition der gewünschten Abläufe und Prozesse ist DIG in der Lage, auch komplexe Projekte in einem fixen Kostenrahmen zu kalkulieren! Umgekehrt erlaubt die agile Entwicklung und der gelebte Austausch von DIG mit dem Projektteam im Unternehmen auch einen fliegenden Start, bei dem der Weg im Gehen entsteht und auf neue Anforderungen sozusagen in Echtzeit reagiert wird. Dabei behält das Projektmanagement natürlich immer die Kosten im Auge und kommuniziert diese im Rahmen der regelmäßigen Abstimmungsrunden. Auf diese Weise wird die Gefahr gebannt, dass eProcurement-Projekte aus dem Ruder laufen und Zeit- und Budgetrahmen nach Möglichkeit eingehalten werden.
Integration aller ERP- und Fremdsysteme
Die Anbindung an die vorhandenen ERP-Systeme im Unternehmen ist der Schlüssel zur erfolgreichen E-Procurement-Umsetzung. DIG verfügt dabei über fundierte Erfahrung mit Microsoft Dynamics AX und NAV, ORDAT FOSS, infor, SAP (inkl. dem aktuellen S/4 HANA), OXAION, ORACLE, PROALPHA und vielen anderen Herstellern sowie diversen Eigenentwicklungen. Darüber hinaus ermöglicht DIG aber auch eine flexible Integration beliebiger Fremdsysteme: So haben einige Kunden etwa Computerized Maintenance Management Systeme (CMMS) bzw. Instandhaltungsplanungs- und -steuerungssysteme (IPS) wie ispro-NG in ihren Beschaffungsworkflow integriert. Möglich wird das über die technologische Unabhängigkeit von DIG, was einen optimal funktionierenden Workflow und maximale Effizienz durch eine optimale Einbettung in die bestehende Softwareumgebung garantiert.
Was unsere Kunden sonst noch an uns schätzen?
Wir erzählen Ihnen gerne mehr – nutzen Sie unseren unverbindlichen Gesprächstermin.
4 Wege für schnellen Sortimentsaufbau
Ein wesentlicher Faktor für den praktischen Nutzen von eProcurement ist die Möglichkeit, Produkte und Dienstleistungen bereitzustellen. Für ein möglichst umfassendes Angebot auf der eProcurement-Plattform eröffnet DIG vier Wege, die in der Praxis zu einem schnellen Aufbau des notwendigen Sortiments führen.
Upload Content Katalog
Physisch vorhandene Content-Kataloge können bequem durchsucht werden. Diese Kataloge sind vom Lieferanten zur Verfügung gestellte Dateien mit vereinheitlichten Artikelinformationen, die im eProcurement verarbeitbar sind.
OCI-Anbindung
Über eProcurement in fremden Webshops einkaufen: Über OCI-Anbindungen werden externe Kataloge verfügbar. Neuere Technologien ermöglichen eine direkte Background-Search ohne Absprung in den Webshop (sog. Punch-out).
Multi-Lieferantenkatalog
Werden nur niedrige Volumina bezogen, kann der Multi-Lieferantenkatalog auf einfache Weise im Excel-Format angelegt und mit dem DIG-Tool verfügbar gemacht werden (mehr Infos zum Katalog-Management).
Freitextformular
Im Freitextformular wird der gesuchte Artikel beschrieben und Sachkonto und Warengruppe angelegt. Je nach definiertem Prozess wird diese Eingabe als elektronische Bestellung oder elektronische Bestellanforderung (BANF) weiter bearbeitet.
eProcurement als wachsendes System
Der Vorteil des Freitextformulars ist, dass die Beschreibung des nicht gefundenen Artikels klaren Vorgaben folgt. Außerdem legt der Anforderer Sachkonto und Warengruppe (das sog. Mapping) an, gleichsam die Voraussetzungen für eine effiziente, strukturierte Beschaffung! Deshalb kann das Freitextformular auf Wunsch auch nur bestimmten User-Gruppen freigeschaltet werden. Je nach definiertem Prozess wird die Eingabe dann als elektronische Bestellung oder elektronische Bestellanforderung (BANF) weiter bearbeitet. Optional können weitere DIG-Lösungen wie etwa die Lieferanten-Anfrage über das DIG Ausschreibungsmodul eingebunden werden. Bei entsprechendem Angebot erfolgt die Artikelaufnahme in einen Katalog.
Wenn der Anforderer bereits ein konkretes Angebot im Auge hat, kann das an den Einkauf weitergeleitet und ein Freigabe-Procedere gestartet werden. Aber auch sonst kann jeder beliebige Ablauf (z.B. über Einkaufsdienstleister - mehr Infos weiter unten) eingerichtet werden. DIG moduliert den Beschaffungsprozess somit exakt so, wie er gewünscht ist und wie er am besten zur Organisation des Unternehmens passt. Um teure Ausreißer zu vermeiden, ist dafür gesorgt, dass der Anforderer alle Beschaffungswünsche in ein und demselben System stellen kann.
Punch-out: K.O. für den Maverick Buyer!
Maverick Buying (eigenmächtige Beschaffung) verursacht Mehrkosten von bis zu 15 Prozent im indirekten Einkauf. Durch die vielen Kataloglieferanten, die DIG bereits an die elektronische Beschaffung angebunden hat, kann hier schnelle Abhilfe erfolgen!
Lagerbestand und nachträgliche Bestellerfassung
Eine wichtige Funktion ist oftmals der Abgleich einer Anfrage mit dem Lagerstand. Dazu wird der Artikel wie gewohnt in den Warenkorb gelegt und im Hintergrund via Schnittstelle z.B. im ERP-System abgefragt. Dieser Abgleich kann aber auch mit Daten aus allen anderen erdenklichen Systemen erfolgen (z.B. ispro NG), sodass sich DIG eProcurement immer bestens in die historisch gewachsene IT-Landschaft eines Unternehmens integrieren lässt. Ebenso kann ein Lagerstand in Form eines Katalogartikels eigens angelegt und somit zentral über die DIG Plattform verwaltet werden. Sogar situationsbezogene Beschaffungsprozesse außerhalb der Plattform (z.B. telefonische Direktbestellung eines dringend benötigten Ersatzteils) lassen sich in geordnete Bahnen bringen, indem man diese nachträglich erfasst und ordentlich verbucht!
Sie haben Fragen? Wir beantworten Sie gerne auch schriftlich!
Schreiben Sie uns einfach eine eMail und wir zeigen Ihnen, wie Sie Beschaffung optimal digitalisieren.
Integration von Einkaufsdienstleistern
Auch der Service eines Einkaufsdienstleisters ist im DIG E-Procurement bestens integrierbar: So können gesuchte Artikel, die von aktuell angebundenen Lieferanten nicht verfügbar sind, trotzdem über die Plattform geordert werden. Dazu wird einfach eine digitale Bestellanforderung (BANF bzw. Purchase Requisition) im Freitextformular erfasst und unter Angabe von Daten wie Schätzpreis, Menge, Warengruppe, Wunsch- oder Pflichtlieferanten usw. an den Dienstleister weitergeleitet oder direkt vom Einkäufer übernommen. Die Anfrage ist vom Bearbeiter weiterhin veränderbar. Der Einkaufsdienstleister übermittelt dann verbindliche Angebote, die der Anforderer entsprechend prüft. Übersteigt etwa der Preis definierte Grenzen, werden die vorgesehenen Freigabeprozesse aktiviert.
ECLASS für exakte C-Teil-Auswertung
Die qualifizierte Auswertung von Beschaffungen indirekten Materials bringt viele Vorteile mit sich: Einerseits kann auf dieser Basis die Lieferantenstruktur strategisch optimiert werden, andererseits wird damit die Bestandsübersicht gewährleistet. Dem zugrunde liegt der Klassifikationsstandard ECLASS, der Waren und Dienstleistungen branchenübergreifend detailliert identifiziert. Für eine konsequent korrekte Kontierung (also die Zuteilung auf Warengruppen und Sachkonten) werden die unternehmensbezogenen Zuordnungen ins DIG eProcurement übernommen, sodass indirektes Material unter einheitlichen Gesichtspunkten gebucht und die Beschaffungen auf Knopfdruck ausgewertet werden können. Die notwendigen Reporting-Möglichkeiten sind natürlich Bestandteil der DIG eProcurement-Software.
"Minus 1% Beschaffungskosten wirkt wie 20% Umsatzplus."
Die global führende Unternehmensberatung A.T. KEARNEY hat festgestellt, dass Optimierungen in der Beschaffung besonders schnell überzeugende Ergebniseffekte bringen. Das System ECLASS ist das derzeit größte, auf internationalen Normen basierende Repository an beschreibenden Merkmalen - ständig kommen neue Klassifikationsklassen, Blöcke, Merkmale und Werte hinzu. Als weltweit einziger Standard ermöglicht ECLASS automatische Migrationen und schafft die Grundlage für Anbieter-Transparenz und Lieferanten-Vergleichbarkeit. Ausschreibungen können damit in manchen Fällen auf mehr als das Doppelte beschleunigt werden.
Dienstleistungen elektronisch kaufen
Auch Dienstleistungen können über die E-Procurement-Plattform standardisiert verfügbar gemacht werden. Ein eigenes Ausschreibungstool holt auf Basis eines Leistungsverzeichnisses für den konkreten Bedarf automatisiert mehrere Angebote ein und vergleicht diese miteinander. Die Dienstleistung wird dann als virtueller Artikel angelegt und wie gewohnt bestellt. Der „Wareneingang“ wird anhand des tatsächlichen Aufwandes vom Dienstleister im System vermerkt. Wie in der Praxis Dienstleistungen dezentral über das DIG eProcurement beschafft werden, lesen Sie in unserer Case Study.
Vorteile eProcurement
Von der Einhaltung von Compliance-Richtlinien bis zu Reduktion des Maverick Buying:
- Weniger Prozesskosten, mehr Prozessstabilität
- Vermeidung von Fehlern
- Standardisierung der Prozesse
- Verkürzte Durchlaufzeiten im Bestellvorgang
- Senkung der Einstandpreise, weniger Lieferanten
- Erhöhung der Lieferantenzuverlässigkeit
- Zukunftssichere Weiterentwicklung des Einkaufs
- Digitale Bestellanforderung (BANF)
Automatisierte Bestellübernahme
Die DIG E-Procurement-Plattform leitet Bestellungen vollautomatisiert in das jeweilige ERP-System über.
Massiv weniger operativer Aufwand
Durch die sicheren Beschaffungsstrukturen muss der Einkauf bei Katalogwaren nicht mehr eingebunden werden.
Mehr Zeit für Freitextbestellungen
Durch diese Zeitersparnis hat der Einkauf mehr freie Ressourcen für Freitextbestellungen bzw. BANF.
Materialstammpflege durch Lieferanten
Bei Lieferantenkatalogen übernimmt der Einkauf nur noch Kontrolle und Freigabe von Änderungen.
NO LIMITS Informationen: alle Vortragsvideos
Unser Fachevent am 1.Juni 23 war ein voller Erfolg!
Alle Videos gibt's auch zum Nachsehen, u.a. zur Dekarbonisierung der Lieferketten oder wie man mit strategischen Speed-Analysen Millioneneffekte erzielt.
Automatische Warenkorberstellung mit eBANF
Die DIG eBANF Schnittstelle ermöglicht weitere Automatisierungen: So kann ein spezifischer Warenkorb auf Basis von Artikelnummern erstellt werden. Anwendungsbeispiele sind etwa Stücklisten für Maschinenwartungen, die vom Instandhalter automatisch per Knopfdruck bestellt werden können (siehe auch unsere Case Study zur ispro-NG Integration). Interessant ist auch die Kombination mit einer Bestpreis-Logik, bei der beispielsweise unterschiedlichste Lieferanten Teilprodukte mit tagesaktuellen Preisen ins eProcurement-System einpflegen. So können Bestellungen auf Basis der Dispositionsliste aus der Produktionsplanung mit automatisiertem Preisvergleich unter beliebig vielen Artikelstämmen samt Bestellmengenoptimierung durchgeführt und Warenkörbe entsprechend erstellt werden.
Wareneingangsverbuchung im eProcurement-System
Nach Genehmigung der elektronischen Bestellung (Freigabe) ergeht diese über den gewünschten Kanal (EDI, WebEDI, Mail mit PDF) an den Lieferanten. Sobald die Auslieferung erfolgt ist (Wareneingang zentral oder direkt an den Besteller), wird der Eingang der Ware im ERP-System oder direkt im eProcurement vermerkt (der Status kann auch aus dem ERP-System repliziert werden). In der Praxis ist es oft so, dass die Lieferung an den Besteller erfolgt, dieser aber über keine ERP-Lizenz verfügt oder die Buchung im ERP kompliziert ist. Die einfache Alternative dazu: Ein Vermerk des Wareneingangs im eProcurement-System, der dann direkt ins ERP-System übertragen wird!
