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Zertifikate (u.a. ISO-Umweltnorm 14001 oder der ISO-Qualitätsstandard 9001), Langzeitlieferantenerklärungen (LLE) wie Konformitätserklärungen oder Nachweise zur Arbeits- und Informationssicherheit sind in der Regel mit einem zeitlichen Ablaufdatum versehen, sodass ein erneutes Einholen der jeweils aktuellen Dokumente notwendig wird. Diese an sich überschaubaren Prozesse verursachen in der Praxis lästige Aufwände: Zum einen muss das Ablaufdatum jedes Dokuments vermerkt und zeitgerecht ein Reminder eingerichtet werden, der dann entsprechende Anfragen an den jeweiligen Lieferanten nach sich zieht. Manuelle Bearbeitung stößt hier schnell an ihre Grenzen und blockiert Ressourcen, die anderweitig besser eingesetzt werden.
Wie Automatisierung dieses Problem lösen kann, zeigen wir Ihnen gern!
Langzeit-Lieferantenerklärungen (LLE) haben für Lieferungen über einen längeren Zeitraum hinweg Gültigkeit (unter der Voraussetzung, dass die gelieferten Waren voraussichtlich den gleichen Ursprungsstatus aufweisen). Bezüglich ihrer Gültigkeit ist zu beachten, dass in einer LLE sowohl das Datum der Ausfertigung der Erklärung (Ausfertigungsdatum), das Anfangsdatum der Gültigkeit und das Ablaufdatum anzugeben ist, wobei das Anfangsdatum maximal 12 Monate vor oder 6 Monate nach dem Ausfertigungsdatum liegen darf. Das bedeutet, dass für Lieferungen, die länger als 1 Jahr zurückliegen, nur Einzel-Lieferantenerklärungen zulässig sind. Das Ablaufdatum hingegen darf maximal 24 Monate nach dem Anfangsdatum angelegt sein (allenfalls auch früher) - daraus ergibt sich notwendigerweise auch der Zeitpunkt, bis zu dem eine erneute LLE vorliegen muss.
Beim ersten Upload eines Dokuments werden die Metadaten erfasst. In diesen ist auch das Ablaufdatum festgelegt, sodass wie Workflow-Engine den Erneuerungsprozess zeitgerecht starten kann.
Gerne zeigen wir Ihnen alle Schritte zur Zertifikatserneuerung in einem persönlichen Termin
Im Erneuerungsprozess wird der Aussteller des Dokuments aufgefordert, selbiges zu erneuern. Unterbleibt eine Reaktion (in einem individuell festgesetzten Zeitraum), wird automatisch eine Erinnerung verschickt. Die Stufen dieses Erinnerungsprozesses können nach Belieben festgelegt werden, ebenso der Zeitraum vor Ablauf des Dokuments, in dem die erste Erneuerungsanfrage verschickt wird. So kann optimal auf die Bedürfnisse des Unternehmens und die Reaktionsgeschwindigkeit des Lieferanten eingegangen werden.