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Der Code of Conduct ist ein zentraler Bestandteil der Compliance. Er legt die Kernwerte des Unternehmens fest - auch in der Geschäftsgebarung. Thematisiert werden dabei Risiken und unethisches Verhalten (in so gut wie jedem CoC werden Bestechungshandlungen und Korruption ausgeschlossen), wesentliche (und oft selbstverständlich erscheinende) Gesetzesgrundlagen werden in das unmittelbare Arbeitsumfeld übersetzt. Wichtige Player sind daher die eigenen Mitarbeiter*innen, die in ihrer Tätigkeit die jeweiligen Verhaltensrichtlinien zu erfüllen haben. Aber auch die Geschäftspartner und insbesondere die Lieferanten sollen dem eigenen CoC verpflichtet werden. Die Einholung dieser Erklärungen ist ein fundamentaler Baustein für die Erfüllung der Sorgfaltspflicht im Zusammenhang mit dem deutschen Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz (LkSG) bzw. dessen unionsweiter Nachfolgeregelung, der Corporate Social Due Diligence Directive (CSDDD).
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Genau genommen ist ein Code of Conduct ein Verhaltenskodex, der im Sinne einer freiwilligen Selbstverpflichtung erstellt wird. Er beschreibt wichtige Verhaltensleitlinien und definiert damit die kulturelle Basis eines Unternehmens. Ethik und Gesetzestreue sind wesentliche Stützpfeiler eines CoC als Handbuch für eine integre und positive Arbeitskultur. Ein CoC ist daher oft sehr individuell verfasst, je nach Branche, Unternehmen oder auch Befindlichkeiten einzelner Stakeholder kann ein Code of Conduct auch strategische Zielsetzungen oder Verpflichtungen im Rahmen der CSRD mit aufnehmen (regelmäßig wird das ökologisches und nachhaltiges Handeln oder auch die Ächtung von Kinderarbeit betreffen). Damit wird der CoC zu einem strategischen Tool, das auch vor dem Lichte von Regulatorien wie der CSDDD zu sehen ist.
Ein effektiver Code of Conduct erfüllt im Wesentlichen drei Kriterien: Er ist auf das Unternehmen zugeschnitten, berücksichtigt dessen Risiken und ist allen Mitarbeitern bekannt. Um dies zu erreichen, ist es hilfreich, einige Ratschläge zu befolgen.
- Die Bestimmungen im Code of Conduct sind auf das Unternehmensprofil abgestimmt: Der Text behandelt nicht nur die Werte Ihres Unternehmens, sondern berücksichtigt auch die Risiken, denen Ihre Organisation in Ihrer Branche begegnen könnte.
- Der Text ist klar und verständlich formuliert. Vermeiden Sie lange, komplexe Sätze und setzen Sie auf kurze, prägnante Aussagen, um Missverständnisse zu vermeiden.
- Das Dokument ist für alle Mitarbeiter leicht zugänglich. Bewahren Sie es nicht in einem schwer auffindbaren Ordner auf dem Firmenserver auf, sondern stellen Sie es zB im Intranet bereit.
- Der Code of Conduct wird regelmäßig aktualisiert und kommuniziert. Wenn das Unternehmen sein Geschäftsfeld erweitert, muss der Verhaltenskodex an die neuen Bedingungen angepasst werden.
- Um sicherzustellen, dass die Mitarbeiter den Code of Conduct kennen, können die Inhalte in Schulungen vermittelt werden.
Der Code of Conduct muss von der Geschäftsführung genehmigt werden. Wie bei allen Compliance-Richtlinien ist es wichtig, dass die Führungsebene mit gutem Beispiel vorangeht. Sie sollte die Regelungen aktiv umsetzen und den Mitarbeitenden dadurch verdeutlichen, dass ethisches Geschäftsverhalten in Ihrer Organisation von großer Bedeutung ist.
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Folgende Schritte bieten einen Leitfaden:
- alle geltenden Gesetze und Vorgaben für das Unternehmen und die Branche zusammentragen
- Werte der eigenen Organisation definieren
- in einer Analyse potentielle Risiken definieren, die sich aus dem Unternehmen/der Geschäftstätigkeit ergeben (Achtung: LkSG und CSDDD sind hierbei relevant!)
- klare Vorgaben und Handlungsanweisungen für Mitarbeiter ableiten (zB für Datenschutz, Geschenkannahme usw.) - Konsequenzen bei Verstößen definieren
- Vorgaben in klarer, einfacher Sprache verschriftlichen
- CoC ggf. juristisch prüfen lassen
- Verhaltenskodex öffentlich machen (ggf übersetzen lassen), für alle Mitarbeiter*innen einfach auffindbar ablegen
- bindende Wirkung bei der Veröffentlichung verdeutlichen, neuen Mitarbeitern von Anfang an kommunizieren
- bei Gesetzesänderungen oder neuen Geschäftsfeldern muss der CoC angepasst und neuerlich kommuniziert werden
Mitarbeiter verpflichten sich zur Einhaltung der im Verhaltenskodex festgelegten Pflichten per Unterschrift. Bei Missachtung drohen Maßnahmen wie Verwarnungen bis hin zur möglichen Kündigung. Verstöße können aber gleichzeitig auch Gesetzesbrüche darstellen, für die rechtliche Strafen verhängt werden.
Ähnlich ist das bei Lieferantenverstößen zu sehen: Der Einkauf kommuniziert den CoC nicht nur an diese Zielgruppe, sondern verhängt auch die Sanktionen bei Verstößen, die von einem schlechteren Ranking bis hin zu einer Aufkündigung der Lieferbeziehung reichen können (was natürlich eine alternative Bezugsquelle voraussetzt). Zusätzlich können CoC-Verpflichtungen auch als Vertragspflichten definiert und evtl. mit Pönalen versehen werden.
In diesem Zusammenhang sollten auch die EU-Vorgaben mitgedacht werden, für die der CoC eine Rolle spielt (insbesondere die CSDDD, das "EU-Lieferkettengesetz"). Denn hierin sind auch Strafdrohungen für das einkaufende Unternehmen vorgesehen, sodass Verstöße gegen die CoC-Pflichten unter Umständen auch konkrete Schäden auslösen können.
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