Mehr Ressourcen durch maschinelle Rechnungsverarbeitung

Übersetzung macht Belege maschinell lesbar

Jeder Lieferant hat sein ERP-System. Und jedes ERP-System liefert über verschiedene Kanäle Belege in unterschiedlichen Formaten. Das bedeutet, dass die eigene Software diese Belege nur lesen kann, wenn sie das gleiche Format aufweisen. Erst dann kann das System erkennen, dass es sich z.B. um eine Auftragsbestätigung handelt, die auf eine bestimmte Bestellung bezogen ist. Und erst dann kann es überprüfen, ob die AB-Daten mit denen der Bestellung übereinstimmen.

Genau dafür sorgt das DIG Portal mit dem Mapping: Dabei werden Felder verschiedener Datenbanken miteinander verknüpft und somit die Bedeutung des fremden Feldes zugewiesen, also das Dokument übersetzt. Diese Übersetzung in das jeweilige Zielformat des Empfängers übernimmt das Portal für alle ein- und ausgehenden Dokumente. So kann das Zielsystem die eingehenden Daten entsprechend automatisiert verarbeiten.

Übertragen werden die Belege über einen der drei Kanäle, die DIG als einer von wenigen Anbietern am Markt zur Verfügung stellt: also via direkter EDI-Strecke oder als eMail mit PDF-Dokumenten oder XML-Files. Das ermöglicht eine effiziente Zusammenarbeit mit Partnern jeder Größe!

Clearing: die Prüfung von Eingangsbelegen

Ist ein Dokument übersetzt, leitet das DIG Portal den Abgleich, also die Prüfung der Inhalte ein. Diese Prüfung erfolgt anhand definierter Parameter: Bei einer Rechnung können etwa die Kriterien gemäß § 11 UStG bzw. § 14 nach deutschem UStG (Details dazu im Menüpunkt Purchase-to-Pay) kontrolliert werden. Diese Parameter werden je nach Kreditor, Belegart usw. beliebig definiert. Es kann aber auch ein Abgleich mit bestehenden Daten erfolgen.

So können Angaben in einer Bestellung mit den Inhalten der Auftragsbestätigung oder Rechnungsdaten mit Lieferscheindaten abgeglichen werden. Bei Abweichungen (z.B. über definierte Toleranzgrenzen hinaus) kann jetzt ein elektronisch geführter, dokumentierter Eskalationsprozess angestoßen werden. In der Praxis bedeutet das z.B. bei Auftragsbestätigungen, bei denen im Schnitt 10% fehlerhaft sind, dass der Einkauf nur noch diese problematischen kontrollieren muss, statt alle zu prüfen!

• automat. Prüfung gegen replizierte Offline-Daten (z.B. Excel-Listen) oder online via Webserviceaufruf externer Systeme wie SAP
• Toleranzschwellen individuell konfigurierbar (z.B. je nach Lieferant)
• manueller Eingriff in den Clearing-Prozess möglich (z.B. Rechnungen einer Fachabteilung zur Prüfung zuweisen - inkl. Anmerkungen am Beleg oder im zugehörigen Protokoll)
• Zurückweisen einer fehlerhaften Rechnung im Portal ist möglich
• nach Freigabe eines Belegs wird er dem führenden System des Empfängers übergeben
• Freigabe kann per elektronischer Unterschrift dokumentiert werden, Protokollierung aller Schritte der Belege durch das System

Preparing: Eingangsdaten zur Verbuchung ergänzen

Eingehenden Belegen fehlen oftmals für die Verbuchung benötigte Datensätze. Nicht selten kann der Lieferant diese auch gar nicht liefern! Zum Beispiel, weil im Lieferschein die Artikelnummer des Lieferanten steht und nicht die des Kunden. Deshalb werden im Modul "Preparing" Eingangsdaten mit relevanten Stammdaten oder Bestelldaten aufbereitet. Im Beispiel der Artikelnummern werden mittels Mapping (das Verknüpfen von Feldern verschiedener Datenbanken im Sinne einer Bedeutungszuweisung) die Kreditoren-Artikelnummern um die Kunden-Artikelnummern ergänzt. Dieses Mapping kann im laufenden Betrieb des Portals je nach Anforderungen immer wieder angepasst werden.

Ein weiteres Beispiel für das Preparing sind Telefonrechnungen: Hier ist der Bezug der einzelnen Telefonnummer zu einer bestimmten Kostenstelle von Bedeutung. Diese Information kann der Telefonprovider jedoch nicht liefern und wird daher im DIG Portal mittels Stammdatentabelle ergänzt, um eine Zuordnung im ERP zu ermöglichen.

Belegflusslenkung: der Workflow für alle Belege

Im DIG Workflow werden alle Schritte, in denen eingehende Belege verarbeitet werden, automatisch gesteuert. Geprüfte und freigegebene Belege werden so direkt ans Zielsystem übertragen, während Belege, bei denen das Clearing Diskrepanzen ergeben hat, dem Eskalationsprozess zugeführt und erst nach erfolgreichem Abschluss dem Zielsystem übergeben werden.

Der Workflow steuert aber auch die Datenergänzung im Preparing und bildet somit das Herzstück des Portals. Dabei ist die Lenkung des Belegflusses je nach individueller Organisation im Unternehmen frei gestaltbar: So können Belege ohne Bestellbezug einer bestimmten Person zur Bearbeitung zugewiesen werden, bei fehlenden Auftragsbestätigungen ein Urgenzprozess installiert werden usw.

Somit ist der Belegfluss mit dem DIG Workflow exakt an Ihren konkreten Anforderungen anpassbar!