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Die Stammdaten (auch Master-Daten oder Referenzdaten genannt) enthalten alle wesentlichen Informationen (Produkt, Standort, Zahlungsbedingungen und -verbindungen, Kontakte usw.) und bilden damit die Basis für jede Geschäftstätigkeit. Daher ist die regelmäßige Kontrolle und Aktualisierung notwendig, um falsche Geschäftsentscheidungen, ineffiziente Prozesse und finanzielle Verluste zu vermeiden. Fehlerhafte Daten beeinflussen aber auch die Aussagekraft von Auswertungen negativ und können zu schwerwiegenden Compliance-Risiken führen. Außerdem blockieren Qualitätsmängel in den Daten die Digitalisierung und Automatisierung – Lücken verhindern etwa durchgängige Prozesse, indem sie einen Abbruch verursachen. Saubere Stammdaten im ERP als Single Point of Truth sind daher das notwendige Öl, damit die Lieferantenbeziehungen reibungslos laufen!
Stammdatenmanagement ist in jedem Unternehmen eine erfolgskritische Herausforderung. Digitalisierung und Automatisierung unterstützen dabei maßgeblich, diese zu bewältigen. Ein Hebelpunkt für saubere Stammdaten ist die Einbindung der Lieferanten. Mit professionellen, automatisierten Systemen können Studien zufolge spürbare Erfolge erzielt werden:
- um bis zu 50 % kürzere Durchlaufzeiten
- um 80 bis 90 % geringere Fehlerquoten
- Umsatzsteigerungen um 1 bis 2 %
- um 2 bis 5 % geringere Kosten
- Vorteile in der Produktions- und Fertigungssteuerung
Mit regelmäßigen, automatisierten Abfragen bei den Lieferanten wird der Aufwand für gepflegte Stammdaten auf nahezu Null reduziert. Und der Prozess ist denkbar einfach: Die Lieferanten erhalten ein eMail mit einem Link zum Workflow, in dem sie auf einer selbsterklärenden Plattform die eigenen Stammdaten überprüfen und gegebenenfalls korrigieren können. Erfolgt eine Angabe neuer Daten, erhält der Einkauf eine entsprechende Meldung, die zur Überprüfung auffordert. Nach der Freigabe fließen die Daten automatisch in das ERP-System ein und reichern den Kreditorenstamm an. Sämtliche Änderungen werden auf der Plattform über die Historie nachvollziehbar und transparent archiviert, sodass ein Fairplay mit den Lieferanten garantiert ist.
Wir zeigen Ihnen gern Ihre Möglichkeiten, wie Sie mit Automatisierung und Digitalisierung die erfolgskritische Stammdatenpflege in den Griff bekommen!