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Über die Lieferantenbewerbung (im Prozess auch als Lieferantenregistrierung bezeichnet) offeriert sich der Anbieter als potenzieller Geschäftspartner. Dabei macht er idealerweise die je nach Warengruppe vom Einkäufer definierten Angaben: Typischerweise werden Informationen wie Firmenprofil, Kontaktdaten und Geschäftstätigkeit im Registrierungsformular eingetragen.
Die Lieferantenregistrierung mit DIG geht aber weit über diese Basics hinaus und erlaubt auch die flexible Integration von Dokument-Uploads, eine automatisierte Validierung der eingereichten Informationen, Möglichkeiten zur Vorarbeit für die Compliance und warengruppenspezifische Risikoabfragen, bevor die Lieferantenregistrierung in einem individuellen Workflow von den jeweiligen Stakeholdern freigegeben wird.
Die Lieferantenbewerbung (bzw. Lieferantenregistrierung) ist der erste Schritt in der Geschäftsanbahnung seitens des Anbieters. Dieser Prozess stellt somit die Kehrseite des RFI (Request for Information) durch das beschaffende Unternehmen im Sourcing dar. In beiden Disziplinen des Lieferantenmanagements ist es essenziell, die Unternehmenswerte einzubinden, da diese die Grundlage für eine erfolgreiche Zusammenarbeit bilden. Das Bekenntnis zu Gesetzestreue, ethischen Werten, zur Unternehmensphilosophie oder auch zu Fragen der Qualitätssicherung und Nachhaltigkeit entscheidet in diesem Stadium über die Sinnhaftigkeit der weiteren Anbahnung (wie z.B. RFQ und RFP).
Das Bekenntnis zu grundlegenden Werten mag als selbstverständlich erscheinen, insbesondere im Zusammenhang mit der Sorgfaltspflicht der CSDDD ist es aber effizient, diese in der Lieferantenregistrierung einzubauen. Die Rede ist hier im Wesentlichen vom Code of Conduct. Zusätzlich können aber auch Bereiche abgefragt werden, die in weiterer Folge für eine mögliche Entwicklung des Lieferanten bedeutsam sind. Hier einige Beispiele:
- Einhaltung von Gesetzen und ethischen Werten
- Anerkennung der Unternehmensphilosophie
- Unterzeichnung der Qualitätssicherungsvereinbarung
- Bekenntnis zu Nachhaltigkeit
- Grundlagen der Kommunikation
- Interesse an einer langfristigen Zusammenarbeit
- belieferte Märkte/Branchen
- Servicegrad
- Knowhow/Innovationskraft
Je nach Warengruppe, für die sich der Lieferant bewirbt, können unterschiedliche Abfragen angelegt werden. So nehmen etwa die Vorgaben der EU (z.B. die CSDDD oder die Entwaldungsverordnung EUDR) Einfluss auf das jeweilige Risikoprofil: Geht es um Produkte, die von der EUDR umfasst sind (Holz, Erzeugnisse aus Rindern usw.), sollte schon in der Lieferantenregistrierung die Klarstellung erfolgen, dass die von der Verordnung geforderten, lieferbezogenen Due Diligence Statements (DDS) zu den Hauptpflichten eines allfälligen Vertrags zählen. Auch die Frage nach dem Ursprung der Rohstoffe hilft bei der Anlage des jeweiligen Risikoprofils, da die EUDR die einzelnen Risiken der Herkunftsländer differenziert und somit verschiedene Sorgfaltsmaßnahmen erforderlich sind.
All das zeigt, wie essenziell eine vorausschauende Konzeption der Lieferantenabfrage für den weiteren Managementprozess ist!
Die im Bewerbungsworkflow erfassten Informationen und Dokumente werden im System gespeichert und können in der Folge weitere automatische Workflows nach sich ziehen: Beispielsweise die Aktualisierung von Stammdaten, die Erneuerung von Dokumenten oder die Vornahme von Audits.
Es können aber auch produktbezogene Geheimhaltungsklauseln als notwendiger Vertragsbestandteil definiert oder Vereinbarungen zur Qualitätssicherung mit Produktspezifikationen, Ausführungsvorschriften, bereitzustellenden Zertifikaten, Prüfzeugnissen usw. als Voraussetzung für eine konkrete Beauftragung fixiert werden. Dahinterliegende, entsprechende Prozesse sichern die Einhaltung dieser Vorgaben.
Oft übernimmt der strategische Einkäufer die Funktion des Lieferantenmanagements, sodass dieser auch bei der Konzeption der Bewerbungsformulare federführend sein wird. Wertvollen Input kann aber auch die Qualitätsabteilung oder eigene Lieferantenentwickler liefern. Außerdem sollte an die Schnittstellen Fertigung und operativer Einkauf gedacht werden. Infrage kommen kann aber auch der IT-Verantwortliche, sofern dieser operative Aufgaben wie die Datenpflege oder das Nachhalten von Zertifikaten übernimmt. Ebenso bietet die Produktentwicklung wertvolle Insights, die mitbedacht werden sollten.
Im Ergebnis erzeugen die unterschiedlichen Perspektiven der einzelnen Abteilungen eine wertvolle Gesamtsicht auf das ideale Lieferantenprofil. Gleichzeitig sollte immer eine Abwägung zwischen einem hohen Detailgrad und der Hürde geforderter Angaben für die Lieferantenbewerbung erfolgen. Um keinen überbordenden Aufwand auszulösen, kann etwa im Bewerbungsprozess auch nur die Existenz von Zertifikaten abgefragt und deren Bereitstellung auf folgende Prozesse (z.B. konkrete Anfragen) verlagert werden.
Wir zeigen Ihnen gern, welche faszinierenden Möglichkeiten Sie haben, um Ihre Lieferantenbewerbungsprozesse einfach smarter zu machen - und ganzheitlich Mehrwert zu generieren.
