eProcurement kann mitwachsen: bei Fertinger.

Beim Mittelstandsunternehmen RF Fertinger, das an insgesamt drei Standorten als
TIER-2-Supplier für den Automotive-Bereich produziert, wurde eProcurement von DIG im Jahr 2011 eingeführt. Mit 2016 kam dann ispro-NG für den Bereich der Maschineninstandhaltung dazu. So entsteht Verbesserungspotenzial, über dessen Erschließung man aktuell nachdenkt. Schließlich ist eProcurement mitwachsender Teil einer lebendigen Organisation!


An zwei Standorten in Österreich sowie einem in Polen entwickelt und produziert das Automotive-Mittelstandsunternehmen verschiedenste Fahrzeugkomponenten. „Vor zehn Jahren haben wir mit eProcurement begonnen“, erinnert sich der IT-Verantwortliche Dipl.-Ing. Helmut König. „Heute werden bei Fertinger neben direktem Material auch Betriebsmittel und Büromaterial über eine der beiden dazu vorgesehenen Plattformen bestellt.“ Gemeint ist damit oxaion für direktes und die DIG Plattform für indirektes Material, wobei beide Systeme unabhängig voneinander betrieben werden. Letztere kommt an allen österreichischen Standorten zum Einsatz: 2020 wurden von den 77 registrierten Nutzern allein 1.500 Bestellungen mit einem Volumen von € 1,5 Mio. getätigt.

Freigabeprozesse nach Wert und Warengruppe

„Besonders im Jahr 2019 hat uns die Plattform geholfen – auch wenn da weniger gekauft wurde“, spricht König augenzwinkernd den erfolgreichen Ausgleich des Unternehmens an. „Hier hat sich der Wert von Transparenz gezeigt: Die Übersicht, was alles an Volumen offen ist, welche Bestellungen draußen sind, wer was bestellt und wo man optimieren kann – all das hat uns mit durch die schwere Zeit gebracht!“ Durch das Freigabesystem wurden nicht ganz so dringende Anschaffungen hintangestellt: In der eProcurement-Plattform der DIG benötigen die berechtigten Leiter der Fachabteilungen je nach Wertgrenze eine Genehmigung aus dem Einkauf oder der Geschäftsleitung. „Für bestimmte Warengruppen ist auch ein eigener Workflow vorgesehen. So müssen beispielsweise Computer oder Smartphones immer von mir genehmigt werden“, schildert König.

Potenzial für Zusammenspiel der Systeme

Ein differenziertes Bild gibt die Einbettung der Instandhaltungssoftware ispro-NG in den Beschaffungs-Workflow ab: „Während z.B. pneumatische Ersatzteile durchwegs angelegt sind, sind andere auf ispro nicht verfügbar. Diese kommen dann als Freitextbestellungen - bei Kugellagern ist das etwa regelmäßig der Fall.“ Die Bestellungen laufen jedenfalls zentral über die Plattform der DIG. Zu ispro-NG, wo keine Bestellungen ausgelöst werden, fehlt allerdings eine Schnittstelle. Dass über eine solche gleichzeitig auch ein Informationsaustausch mit oxaion geschafft würde, sieht König positiv: „Das würde den Lagerstandabgleich zwischen allen Systemen erleichtern.“ Ebenso wäre eine Stammdaten-Aktualisierung zwischen dem ERP-System und ispro-NG ein wesentlicher Vorteil. „Insgesamt besteht durchaus Potenzial, die Effizienz im Einkauf weiter zu steigern!“ Gemeint ist damit auch die Kommunikation zwischen oxaion und DIG.procure: „Wir haben uns damals absichtlich für eine sehr schlanke Version entschieden. Aufgrund der Flexibilität der DIG können wir mit entsprechenden Schnittstellen neue Möglichkeiten schaffen. Das diskutieren wir aktuell.“

Gewachsene Konstellation bietet Möglichkeiten

„Dass die Leute jetzt direkt bestellen können, entlastet den Einkauf merklich“, bringt König die Habenseite auf den Punkt. Im Vergleich zu früher wurde auch die Informationsqualität verbessert: „Es kam oft zu fehlenden oder falschen Angaben, die an den Einkauf gingen. Dieses Problem beseitigen wir sogar bei Freitextformularen, indem von der Bedarfsstelle schon Angebote eingeholt werden. So sind alle nötigen Details automatisch enthalten.“ Freitextbestellungen werden im Unternehmen aber auch für Dienstleistungen genutzt: „Wartungsarbeiten, Schulungen usw. werden alle über diesen Weg beschafft!“ Und das so gut, dass bereits über 90% aller Bestellungen so abgewickelt werden, was direkt zur Sollseite der Betrachtungen führt: „Ausreißer gibt es in Bereichen wie Flug- oder Hotelbuchungen. Auch dringend benötigte Reparaturen von irgendwelchen Geräten wie z.B. Druckern gehen oft eigene Wege.“

Guided Buying als mögliche Ausbaustufe

„Von den KollegInnen hört man nur Gutes zum System“, zeigt sich König mit der eProcurement-Plattform von DIG zufrieden. Neben physischen Katalogen werden einzelne Lieferanten über einen OCI-Punchout angebunden. Erst kürzlich wurden mit der Anbindung der Lieferantenplattform Mercateo 17,5 Mio. Artikel in Österreich verfügbar gemacht, um auch Einmalbedarfe unkompliziert und transparent beschaffen zu können. „Das haben wir über unsere Schwesterfirma in Deutschland für uns entdeckt. Das riesige Angebot erleichtert es in jeder Situation die passende Auswahl zu bieten.“ Gleichzeitig macht das aber auch eine gewisse Steuerung erforderlich: „Für Mobiltelefone haben wir z.B. einen fixen Partner, den ich wiederum abseits des Systems anfrage, weil wir hier keinen Katalog o.ä. haben. Mit einem Leitsystem, das für die einzelnen Beschaffungsfelder die richtigen Wege vorgibt, wäre viel gewonnen!“ Tatsächlich könnte bei Fertinger ein Guided-Buying als Add-on die Performance des eProcurement auf simple Weise verbessern – und eine Schnittstelle zu ispro-NG weitere Vorteile schaffen. „Besonders bei wachsenden Systemen lohnt es sich, die Prozesse regelmäßig neu zu betrachten und Optimierungspotenzial zu analysieren“, bestätigt König.

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