Wie man ein eProcurement-Projekt verzögerungsfrei startet

Am Beginn jedes e-Procurement-Projekts fehlt oft der Überblick, wo und was genau in welchem Umfang bestellt wird. Normalerweise sind diese Informationen essentiell, um Lieferanten auszuwählen, Preise zu verhandeln und Kataloge zu erstellen. DIG bietet jedoch mit dem Multilieferanten-Katalog und der One-Klick-Anfragen-Übernahme einen alternativen Weg.

Was ist ein Multilieferanten-Katalog?

Ein Katalog ist normalerweise einem Lieferanten zugeordnet und listet dessen Produkte samt Preise und weiteren Details auf, sodass der Beschaffer wie in einem Onlineshop seinen Warenkorb zusammenstellt. Anders beim Multilieferanten-Katalog: Hier können ganz beliebig mehrere Lieferanten in einem Katalog zusammengefasst werden. Das bringt insbesondere Vorteile, wenn diese nur überschaubare Mengen oder mehrere Lieferanten dieselben Güter liefern, weil dann die Anlage eines eigenen Kataloges kostenineffizient wäre.

Wie startet man ein e-Procurement-Projekt ohne Überblick?

Der Multilieferanten-Katalog ermöglicht es also, laufend Anbieter und Produkte selbst zu ergänzen. Besonders bei fehlender Übersicht über die Beschaffungsvorgänge bietet er den Vorteil, das Angebot im Katalog anhand der eingehenden Anfragen ständig auszubauen - ganz einfach mit einem Klick! Konkret steigt der Anforderer in die eProcurement-Plattform ein, wo anfangs nur eine Freitext-Anfrage gestellt werden kann (außer es ist anderes gewünscht). Über diese gibt der Anforderer die nötigen Daten zum gewünschten Produkt und – wenn bekannt – zum Lieferanten ein. Der Einkauf kann dann diesen Lieferanten übernehmen oder abändern usw. Per One-Klick-Übernahme kommen sämtliche Artikel strukturiert in den Katalog – ohne großen Aufwand entsteht somit automatisch genau die Übersicht aller Bedarfe, die anfangs oft fehlt.

Wann beginnen die KollegInnen selbst zu bestellen?

Durch die One-Klick-Übernahme wächst der Katalog laufend und kann theoretisch jederzeit im e-Procurement-System verfügbar gemacht werden. Aus praktischen Gründen empfiehlt DIG eine Freischaltung, sobald ein entsprechend breites Angebot vorhanden ist, um zumindest bei den meisten Artikeln eine erfolgreiche Suche und somit hohe Nutzerakzeptanz zu gewährleisten.

Welche Erkenntnisse gewinnt der Einkauf dadurch?

Der Einkauf sieht aufgrund der erhaltenen Anfragen und der Analysemöglichkeit durch den Multilieferanten-Katalog, welche Waren wo in welchem Umfang bestellt werden. Damit ist die Voraussetzung gegeben für eine wertschöpfende Vereinheitlichung in Form einer Lieferantenbündelung samt entsprechenden Preisverhandlungen. Sobald diese stattfinden, werden oft eigene Lieferantenkataloge erstellt. Diesen Vorgang kann man zusätzlich beschleunigen und vereinfachen, indem auf Lieferanten zurückgegriffen wird, mit denen DIG bereits zusammenarbeitet. Diese können für jede Warengruppe hier recherchiert werden.

Zusätzlich kann durch die Anbindung eines Marktplatzes das Go-Live der eProcurement Plattform zusätzlich beschleunigt werden – mehr dazu finden Sie hier.

Wie Sie Ihr eProcurement-Projekt am besten starten, erzählen wir Ihnen gerne persönlich!

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