Palfzon: E-Procurement aus Nutzersicht gedacht

Bei PALFINGER, dem weltweit führenden Anbieter innovativer Kran- und Hebelösungen mit Sitz in Bergheim bei Salzburg wird Digitalisierung ganz groß geschrieben. Dass die Einführung eines E-Procurement-Systems von Anfang an auf User-Akzeptanz getrimmt war, verwundert daher nicht weiter. Wie dynamisch der Roll-out erfolgt, ist allerdings bemerkenswert – ebenso wie die Strategie zur Vermeidung von Freitextbestellungen.

„Ursprünglich ins Leben gerufen wurde das Projekt vom Kollegen Matousch, der mittlerweile den regionalen Einkauf verantwortet“, erklärt Michael Kunz, Global Lead Buyer aus dem Bereich Indirect Spend/Investments bei PALFINGER. „Aus dieser Zeit stammt auch die Bezeichnung als Palfzon – und die hat gemeinsam mit dem Claim 'one click – you get it' das Ziel klar definiert.“ Ein E-Procurement-System also, das hinsichtlich der User Experience und der Breite des Angebots dem bekannten amerikanischen Online-Händler entspricht - und gleichzeitig die hochkomplexe Unterschriften-Richtlinie von PALFINGER abbildet.

Verschiedenste Freigabeprozesse

„Bei uns wird wirklich alles nach dem Vieraugenprinzip bestellt“, bringt Manuela Troppmair (Global Lead Buyer Indirect Spend/Investment bei PALFINGER) die Herausforderung komplexer Freigabeprozesse auf den Punkt. Je nach Wertgrenze und Güterart können unterschiedlichste Freigaben erforderlich sein: „Selbst bei kleinsten Bestellungen ist der Kostenstellenverantwortliche involviert. Bei Hardware zusätzlich die IT-Abteilung, bei Gefahrengütern die Arbeitssicherheit“, beschreibt Kunz die Bandbreite der Genehmigungsszenarien. Bei Investitionen ist je nach Höhe die Freigabe unterschiedlicher Zeichnungsberechtigter erforderlich. Die Buchhaltung, die Anlagennummern aktivieren muss, ist laufend eingebunden. Und natürlich ändern sich die konkret beteiligten Personen immer wieder. „Dafür ein System zu schaffen, war schon eine Herausforderung“, betont Kunz. Mit insgesamt zehn Schnittstellen wird u.a. der komplexe Kontierungsprozess gesteuert. Im SAP wird dann jede Bestellung bis hin zur automatischen Bezahlung (P2P) bearbeitet.

Vorab-Konzeption als Schlüssel zu hoher Projekteffizienz

Angesichts der komplexen Anforderungen hinsichtlich Freigaben und Kontierungen war die Zusammenarbeit mit DIG bereits im Vorfeld besonders wichtig, schildert Kunz: „Wir hatten einige Abstimmungstermine vor Ort, um in Workshops die Abläufe bis ins letzte Detail zu skizzieren. Viel Arbeit, die sich aber letztlich in einer effizienten, punktgenauen Umsetzung bezahlt gemacht hat!“ Lob findet man auch für das gesamte Team der DIG: „Mit denen kann man gut zusammenarbeiten, wir haben gemeinsam Optimierungspotenzial erarbeitet und für einen strukturierten Projektablauf gesorgt.“
Und weil bei PALFINGER Digitalisierung Chefsache ist, wurde vor der Projektierung das Potenzial hinsichtlich des Return-of-Investment eingehend dargestellt und dem Vorstand präsentiert, erinnert sich Troppmair: „Die Vorteile aus Lieferantenverhandlungen, strategischen Entscheidungen und nicht zuletzt einer Zeiteinsparung von ca. 30 Minuten pro Bestellung waren jedoch eindeutig.“

Großes Angebot statt Freitextbestellungen

Strategisch ging PALFINGER bei der Konzeption des E-Procurement-Systems als Ganzes vor, wie das Beispiel Freitextbestellung zeigt: „Wir haben uns entschlossen, unseren KollegInnen ein so großes Angebot zu bieten, dass Sonderwünsche erst gar nicht aufkommen: So sind beispielsweise rund 50 Kugelschreiber verfügbar“, erzählt Troppmair. Sollte doch mal etwas fehlen, wird anstelle der komfortablen Freitextbestellung ganz bewusst die BANF im SAP genutzt: „Statt der bequemen Order vom Arbeitsplatz aus geht die Anforderung den aufwändigen Weg durch die Abteilungen. Auf diese Weise vermeiden wir Anfragen wegen irgendwelcher Kleinigkeiten, für die es zigfach Alternativen im System gibt“, so Troppmair weiter.
Unterm Strich reduziert das den Aufwand, auch wenn dazu immerhin rund 40 Lieferanten mit teils mehreren (weil für die verschiedenen Länder unterschiedlichen) Katalogen angebunden werden. Das verdankt man nicht zuletzt dem komfortablen Onboarding der verhandelten Kataloge durch das DIG Katalogmanagement. „Dieser Vorgang verläuft immer reibungslos, wir können uns voll auf strategische Verhandlungen konzentrieren“, ergänzt Troppmair.

Hohe Nutzerakzeptanz ab Start

Großes Augenmerk wurde bei Palfzon auf Design und UX (User Experience) gelegt: „Ohne User liefe unser ganzes Konzept ins Leere – deshalb ist die Optik im Sinne der Marke PALFINGER mit dem Ziel der einfachen Bedienbarkeit und der übersichtlichen Darstellung der Suchergebnisse Teil des Konzepts“, legt Kunz dar. Komfortables Single-Sign-on war daher selbstverständlich, um die Zugangshürden zum System möglichst gering zu halten. Die Früchte erntete man dann beim Roll-out, freut sich Troppmair: „Am Anfang waren die KollegInnen skeptisch, aber innerhalb eines halben Jahres hatten wir schon 55% User. Auch unsere selbsterklärende Nutzerführung ist ein Erfolg, Einschulungen werden nur in Ausnahmefällen benötigt.“

Ausblick auf das weitere Roll-out

PALFINGER nutzt außerdem ein regelmäßiges, standortbezogenes Reporting, um die Nutzung zu analysieren und gegebenenfalls Verbesserungen im Angebot vorzunehmen. „In den vergangenen 12 Monaten wurden fast 10.000 Bestellungen mit einem Gesamtvolumen von 1,2 Millionen Euro von neun angebundenen Standorten verzeichnet“, ist Troppmair informiert. Eine Ausrollung der Palfzon auf weitere der weltweit über 33 Produktions- und Montagestandorte ist daher konkret geplant: „Wir haben allerdings auch Standorte, die noch kein SAP haben – das wird sich jedoch mit der Einführung von S/4HANA ändern, sodass wir viele weitere Werke anbinden werden. Im kommenden Jahr wird jedenfalls PALFINGER EPSILON in Elsbethen bei Salzburg dazukommen“, so Troppmair.

Herausforderung: Kataloge in Landessprache

Kunz weist auf einen limitierenden Faktor beim Roll-out hin: „Natürlich braucht man die richtigen Lieferanten. Dabei geht es aber nicht nur darum, dass sie z.B. zu unseren Standorten in Bulgarien liefern, sondern dass wir die Kataloge in der jeweiligen Sprache benötigen – die sind jedoch nicht immer verfügbar!“ Dies gilt umso mehr bei technischen Beschreibungen, wo man auch mit Englisch schnell an die Grenzen stößt. Deshalb verfolgt man bei PALFINGER die Strategie, neben internationalen Lieferanten auch auf regionale Bezugsquellen zu setzen: „Wir verhandeln daher mit Lieferanten auf unterschiedlichen Ebenen – ich selbst mit länderübergreifenden Anbietern, die KollegInnen vor Ort mit den regionalen“, so Troppmair.

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