Komplettanbindung für Instandhaltungsbeschaffung

Die Beschaffung von Maschinenersatzteilen wird direkt vom Instandhalter beauftragt – und läuft daher regelmäßig am Einkauf vorbei. Mit erweiterten Schnittstellen für Instandhaltungssoftware wie z.B. ispro-NG schafft DIG volle Transparenz als Grundlage für die strategische Einkaufsoptimierung! Bei gleichbleibender Bestelloberfläche für den User und automatischer Stammdaten-Pflege.

Optimaler Beschaffungsablauf

Computerized Maintenance Management Systeme (CMMS) bzw. Instandhaltungsplanungs- und -steuerungssysteme (IPS) unterstützen die Instandhaltungsabläufe u.a. durch die Bestellabwicklung von Ersatzteilen. Dabei agieren diese Plattformen jedoch oft außerhalb des ERP-Systems, sodass letztlich der Bestellbezug der Rechnungen fehlt und die Genehmigungsprozesse Potenzial zur Vereinheitlichung bieten.

Zentrale Bestellabwicklung und Freigabe

Die Bestellung, die über das IPS (z.B. ispro-NG) erfasst wurde, wird über eine Schnittstelle an die DIG E-Procurement-Plattform weitergegeben. Hier wird nach einem vorhandenen Lieferantenkatalog für den jeweiligen Artikel gesucht. Ist ein solcher (noch) nicht vorhanden, wird eine Freitextbestellung angelegt. Der erstellte Warenkorb durchläuft dann den einheitlich definierten Freigabeprozess – und wird anschließend ins ERP-System übertragen. Gleichzeitig wird die Genehmigung der Bestellung an das IPS/CMMS übermittelt – gemeinsam mit der vom ERP-System erteilten Bestellnummer, sodass alle Systeme über den gleichen Informationsstand verfügen.

Verbesserung der Beschreibung im IPS/CMMS

DIG sorgt als Informationsdrehscheibe auch für die laufende Verbesserung der Datenqualität im Instandhaltungssystem: Die genauen Katalogdaten werden ans IPS übermittelt und von diesem automatisch übernommen. Auf diese Weise werden die Stammdaten laufend auf den neuesten Stand des Lieferantenkatalogs angepasst. Hierfür wurde z.B. gemeinsam mit ispro-NG eine eigene Schnittstelle entwickelt, um diesen Informationsfluss zu ermöglichen.

Wareneingangsprüfung durch Instandhalter

Die technische Prüfung der Korrektheit des Wareneingangs verbleibt beim Instandhalter. Deshalb verbleibt der Wareneingang im IPS, wo er wie gewohnt gebucht wird. Diese Eingangsmeldung wird dann an die DIG E-Procurement-Plattform kommuniziert und von dort an das jeweilige ERP-System weitergegeben.
Ermöglicht wird dieser effiziente Informationstransfer durch die vorhandenen Schnittstellen der Beschaffungsplattform, die im Vergleich zu einer Direktanbindung des IPS mit dem ERP-System Erstellungs- und Wartungskosten sparen.

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