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Um Beschaffungspartner auszuwählen, braucht es detaillierte Informationen zu möglichen Lieferanten. Der erste Schritt in diese Richtung ist die Request for Information (RFI): Dieser Begriff bezeichnet eine allgemeine Anfrage an einen Anbieter bezüglich seiner Dienstleistungen oder lieferbare Warengruppen, Merkmale und Fähigkeiten, um diese einer Vorprüfung zu unterziehen. Das Ziel einer RFI ist es also, Lieferanten kennenzulernen und mit den eigenen Einkaufsanforderungen auf hoher Flughöhe abzugleichen - sprich, um grundlegende Informationen zum Markt und Preisen zu sammeln. Auf diese Weise werden potenzielle Lieferanten identifiziert und deren Fähigkeiten und Erfahrungen bewertet.
Die Schritte RFI (Request for Information), RFQ (Request for Quotation) und RFP (Request for Proposal) bilden zusammen den RFx-Prozess - und damit die Grundlage für die strukturierte strategische Beschaffung. Die Sammlung grundlegender Marktinformationen bildet hierfür den ersten Schritt in der Systematik des RFx Prozesses. Als Verfahren unterstützt er Unternehmen dabei, die besten Lieferanten im Sinne der Verbesserung der Kostenstruktur und der gelieferten Qualität auszuwählen. Das Ziel der Qualitätsoptimierung verdeutlicht, dass der RFx Prozess auch ein Mittel zur Risikominimierung und zur Sicherung der Wettbewerbsfähigkeit ist.
Als offene Anfrage, die die Einholung von Marktinformationen und Marktdaten ermöglicht, ist der RFI an einen breiten Anbieterkreis gerichtet. In diesem ersten Schritt im Beschaffungsprozess dient der RFI dem Erhalt von Informationen, um die weiteren Steps (RFQ, RFP) vorzubereiten.
Ein RFI umfasst typischerweise Daten aus folgenden Themenbereichen:
- Lieferantenprofil (Informationen zu Strategie, Fokus, Management, wirtschaftliche Entwicklung, Performance, angebotenen Waren/Dienstleistungen)
- allgemeine Markt- und Konkurrenzsituation
- Dynamik des Marktes
- Faktoren, die die Entwicklung des Marktes beeinflussen
- alternative Preismodelle
- Informationen zur Wettbewerbssituation
Ein RFI dient der unverbindlichen Einholung von Informationen als Grundlage für die weiteren Schritte im Beschaffungsprozess. Durch eingehende Informationen zu Markt und Anbietern können auch die käuferseitigen Anforderungen besser definiert und die weiteren Schritte im RFx-Prozess effizienter gestaltet werden. Ein RFI allein hat daher weder eine Verpflichtung zur Stellung einer Anfrage noch zur Bestellung zur Folge.
RFIs sind natürlich immer projektspezifisch zu erstellen. In der Regel empfiehlt sich folgender Aufbau:
- skizzenhafte Darstellung des Projekts bzw. der Anforderung inkl. Zielsetzung und Vorstellung des eigenen Unternehmens
- Vorstellung des gewünschten Zeitkorsetts (Zeitplan für das Projekt bzw. den geplanten Leistungsbezug); für die spätere Zusammenarbeit sollte auch die gewünschte Response-Time für Anfragen geklärt werden
- notwendige Details zur Produkt- oder Dienstleistungsspezifikation, die dem Lieferanten eine korrekte Datenabgabe ermöglichen
- Leitfaden: Anbieter sollen wissen, wie sie mit Informationen antworten können
- Möglichkeit für weitere Details/Anhänge: Damit wird Anbietern erlaubt, für die Lösung dienliche Informationen beizufügen
Erfahren Sie mehr über effizientes eSourcing und RFI-Prozesse: in unserer Unterlage oder einem unverbindlichen Gespräch!Nachstehend ein Beispiel, wie eine Request for Information (RFI) eines Maschinenbauers aussehen könnte. Natürlich wechseln die Inhalte je nach Branche spezifischen Anforderungen, die Gliederung ist aber grundsätzlich allgemeingültig:
Einleitende Information (Ziele und ausschreibendes Unternehmen)
Diese Ausschreibung sammelt Marktdaten für 3 produzierende Unternehmensstandorte. Das Unternehmen zählt zu den führenden Anbietern im DACH-Raum und wird zeichnungsgebundene Bauteile aus Stahlblech (Feinblech bis Grobblech mit max. 7 mm) bestellen. Angestrebt wird eine langfristige Partnerschaft mit ausgewählten Anbietern in regionaler Nähe zu den einzelnen Standorten.
Zeitrahmen
Die Bestellungen erfolgen immer vier Wochen vor gewünschtem Lieferzeitpunkt und beginnen für alle Standorte 90 Tage nach Vertragsabschluss. Bitte nutzen Sie den Link in dieser RFI, um Ihre Antworten innerhalb von 30 Tagen (bis 15.12.2025) einzureichen.
Besonderheiten
Die Produktion der Einzelteile erfolgt auf Basis der übermittelten CAD-Daten. Vor Produktion ist eine inhaltliche Zusage der Einhaltung aller Vorgaben abzugeben. Abweichungen (z.B. andere Legierungen als die ausgeschriebene) sind vor Produktion unbedingt bekanntzugeben und zu begründen.
Stahlbleche europäischer Herkunft werden bevorzugt
Ratschläge für Antworten
Wir bitten Anbieter, das Online-Portal zu nutzen (siehe Link). Einreichungen nach dem Leistungszeitraum werden nicht berücksichtigt.
Ergänzende Informationen
Entscheidungsrelevant sind auch Informationen zu allfälligen Nachhaltigkeitsmaßnahmen des Anbieters und zur Logistik.
Mit dem eSourcing Tool von DIG heben Sie Ihre Lieferantenarbeit auf ein neues Level! Mehr Angebote, mehr Quellen und bessere Preise schon unverhandelt - das ist die Erfahrung von Einkäufer*innen, die ihr Sourcing bereits automatisiert haben. Individuell gestaltbare Anfrageformulare und Automatisierungsabläufe sowie Schnittstellen zu Ihrem ERP für die bidirektionale Informationsübernahme sorgen für maximale Effizienz.
Wir zeigen Ihnen, welche Vorteile Sie sonst noch haben.
