Request for Proposal

    Königsklasse: der RFP-Prozess

    Effiziente Gestaltung komplexer Anfragen mit DIG

    Komplizierte Projekte bedeuten komplexe Anforderungen. Um unter diesen Umständen die besten Anbieter zu finden, unterstützt der Request für Proposal (RFP) den Auswahlprozess. Ziel dieses Prozesses ist es, Informationen für eine möglichst standardisierte Vorauswahl zu bekommen. Die Ausschreibung wird dafür in möglichst gleiche Positionen aufgeschlüsselt - identische Informationen bilden die Grundlage, am Ende Angebote direkt vergleichen zu können. Diese Herangehensweise stößt mit zunehmender Komplexität des auszuschreibenden Projektes jedoch an ihre Grenzen (etwa bei individueller Softwareentwicklung, die oft besser über agile Vorgehensweisen gelöst wird). Nichtsdestotrotz ist das RFP-Verfahren eine gute Möglichkeit, um die Mittel des Marktes auszuloten: Denn der RFP bietet dem Lieferanten die Möglichkeit die Lösung für die Anforderung zu gestalten und dabei seine technologischen Vorteile auszuspielen. Gerade im Zusammenhang mit technischem Einkauf liefert der RFP daher wichtige Impulse!

    Mehrwert durch RFx Prozess generieren

    Geht es um komplexe Anfragen (z.B. im Zusammenhang mit Projekten oder Dienstleistungen), empfiehlt sich im RFx-Prozess die Verwendung eines RFP (Request for Proposal). Dieser zielt ähnlich dem RFQ auf die Abgabe von Angeboten ab, ist aber in seinem gesamten Prozess dynamischer strukturiert. Im RFP-Prozess kann auch der Schritt eines RFQ vorgeschaltet sein, der dann dazu dient, unverbindliche Angebote als Preisinidikation für eine Vorauswahl geeigneter Anbieter zu bekommen (anders bei standardisierten Produkten: hier dient bereits der RFQ der verbindlichen Angebotseinholung). 

    Haben Sie Fragen zum RFP-Prozess? Wir haben die Antworten!

    • Ein Request for Proposal ist ein Dokument (bzw- ein Online-Formular bei digitaler Durchführung), das Unternehmen an potenzielle Lieferanten senden, um Angebote für ein Projekt oder Produkt zu erhalten. Es beschreibt genau, welche Anforderungen an den Lieferanten gestellt werden. Letztlich ist ein RFP also auch eine Angebotsanfrage, die darauf abzielt mehrere Angebote einzuholen. Der RFP-Prozess ist darauf ausgerichtet, die Auswahl zu erleichtern und die Angebote teilnehmender Lieferanten vergleichbar zu machen.

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    • Ein RFP ist so gestaltet, dass er dem Lieferanten den Freiraum gibt, die passende Lösung für die gestellten Anforderungen zu bieten. Das führt zu eigenen Ansätzen, die z.B. auf technologischen Vorteilen eines Produktes beruhen können und die somit letztlich auch das Endprodukt des ausschreibenden Unternehmens wertschöpfend beeinflussen kann. 

      Typischerweise bildet ein RFP Strategie und Ziele des beschaffenden Unternehmens ab, sodass diese in die Lösung des Anbieters einfließen können. Der Einkauf erhält so einen wertvollen Zugang zu den Möglichkeiten des Marktes, auch wenn die an sich gewünschte Vergleichbarkeit der Angebote oft nicht vollständig erzielt werden kann. 

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    • Da ein RFP nachvollziehbare Umsetzungsvorschläge eines Lieferanten generieren soll, muss diese Anfrage sehr strukturiert, detailliert und konkret beschrieben sein. 

      Die Anforderungen eines RFP sollten daher zumindest auf folgende Inhalte der Angebote abzielen:

      • kurze Zusammenfassung der angebotenen Lösung
      • Darstellung des Anbieters in Bezug auf die Eignung für das ausgeschriebene Projekt 
      • detaillierte Zielbeschreibung
      • Darstellung des Projektumfangs in einem hohen Detailgrad
      • Zeitplan inkl. wesentlicher Milestones
      • Beschreibung von Risiken aus Anbietersicht 
      • Budgetplan
      • Auflistung der Anforderungen an alle beteiligten Partner

      Je nach Projektart können über dieses Mindestmaß an Inhalten hinaus weitere Fragestellungen hinzukommen!

      Wir begleiten Sie mit individualisierbaren Formularen und Automatisierungsabläufen bei der Umsetzung Ihres perfekten RFP-Prozesses

    • Der RFP folgt nach dem RFI und dem RFQ. Dieses Verfahren empfiehlt sich deshalb, weil dann der aufwändige RFP nur noch von den Anbietern angefordert wird, die die vorgelagerten Schritte erfolgreich durchlaufen sind. 

      Ein RFP-Prozess ist somit dreistufig aufgebaut:

      1. Schritt Request for Information (RFI) pauschale Leistungsanfrage, ob Anbieter überhaupt geeignet wäre
      2. Schritt Request für Quotation (RFQ) Preisanfrage an potenziell geeignete Anbieter: dargestellt wird der Bedarf, gefordert eine Leistungsbeschreibung mit unverbindlicher Kostenaufstellung 
      3. Schritt Request for Proposal (RFP) Beginn des Ausschreibungsprozesses: Angebotseinholung bei den Anbietern, die sich in 1 und 2 erfolgreich qualifiziert haben

       

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    • Wie im RFQ-Prozess dargestellt, kann der RFQ auch die Einholung von Angeboten in den Fokus stellen. Die nachstehende Gegenüberstellung zeigt den unterschiedlichen Einsatzbereich dieser beiden Prozesse (bitte beachten: im RFP-Prozess dient der RFQ nur der Preisindikation!). 

      Aspekt RFQ - Request for Quotation RFP - Request for Proposal
      Umfang/Komplexität standardisierte Produkte mit klaren Spezifikationen  detaillierte Lösungen für komplexe Projekte, kreative Ansätze benötigt
      Zielsetzung bester Preis für bestimmtes Produkt/Dienstleistung Identifizierung der besten Gesamtlösung 
      Eignung klare Anforderungen, Fokus auf Kosteneffizienz. komplexe Projekte: individuelle Lösung und Expertise wichtig
      Beispiele Beschaffung von Rohstoffen, Büromaterial oder standardisierten Dienstleistungen Implementierung von Softwaresystemen, Bauprojekte oder Consulting

       

    So nutzen Sie den RFP-Prozess digital und automatisiert

    Mit dem eSourcing Tool von DIG heben Sie Ihre Lieferantenarbeit auf ein neues Level! Mehr Angebote, mehr Quellen und bessere Preise schon unverhandelt - das ist die Erfahrung von Einkäufer*innen, die ihr Sourcing bereits automatisiert haben. Individuell gestaltbare Anfrageformulare und Automatisierungsabläufe sowie Schnittstellen zu Ihrem ERP für die bidirektionale Informationsübernahme sorgen für maximale Effizienz.

    Wir zeigen Ihnen, welche Vorteile Sie sonst noch haben.

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