Beratungstermin vereinbaren
Sie planen, eine unserer Lösungen neu einzuführen oder zu erweitern?
Wir beraten Sie gerne!
Schließen Sie sich über 15.000 Lesern an!
Melden Sie sich jetzt für unseren Newsletter an und bleiben Sie stets up-to-date zu ERP, Best Practices und Business-News!
Komplizierte Projekte bedeuten komplexe Anforderungen. Um unter diesen Umständen die besten Anbieter zu finden, unterstützt der Request für Proposal (RFP) den Auswahlprozess. Ziel dieses Prozesses ist es, Informationen für eine möglichst standardisierte Vorauswahl zu bekommen. Die Ausschreibung wird dafür in möglichst gleiche Positionen aufgeschlüsselt - identische Informationen bilden die Grundlage, am Ende Angebote direkt vergleichen zu können. Diese Herangehensweise stößt mit zunehmender Komplexität des auszuschreibenden Projektes jedoch an ihre Grenzen (etwa bei individueller Softwareentwicklung, die oft besser über agile Vorgehensweisen gelöst wird). Nichtsdestotrotz ist das RFP-Verfahren eine gute Möglichkeit, um die Mittel des Marktes auszuloten: Denn der RFP bietet dem Lieferanten die Möglichkeit die Lösung für die Anforderung zu gestalten und dabei seine technologischen Vorteile auszuspielen. Gerade im Zusammenhang mit technischem Einkauf liefert der RFP daher wichtige Impulse!
Geht es um komplexe Anfragen (z.B. im Zusammenhang mit Projekten oder Dienstleistungen), empfiehlt sich im RFx-Prozess die Verwendung eines RFP (Request for Proposal). Dieser zielt ähnlich dem RFQ auf die Abgabe von Angeboten ab, ist aber in seinem gesamten Prozess dynamischer strukturiert. Im RFP-Prozess kann auch der Schritt eines RFQ vorgeschaltet sein, der dann dazu dient, unverbindliche Angebote als Preisinidikation für eine Vorauswahl geeigneter Anbieter zu bekommen (anders bei standardisierten Produkten: hier dient bereits der RFQ der verbindlichen Angebotseinholung).
Ein Request for Proposal ist ein Dokument (bzw- ein Online-Formular bei digitaler Durchführung), das Unternehmen an potenzielle Lieferanten senden, um Angebote für ein Projekt oder Produkt zu erhalten. Es beschreibt genau, welche Anforderungen an den Lieferanten gestellt werden. Letztlich ist ein RFP also auch eine Angebotsanfrage, die darauf abzielt mehrere Angebote einzuholen. Der RFP-Prozess ist darauf ausgerichtet, die Auswahl zu erleichtern und die Angebote teilnehmender Lieferanten vergleichbar zu machen.
Ein RFP ist so gestaltet, dass er dem Lieferanten den Freiraum gibt, die passende Lösung für die gestellten Anforderungen zu bieten. Das führt zu eigenen Ansätzen, die z.B. auf technologischen Vorteilen eines Produktes beruhen können und die somit letztlich auch das Endprodukt des ausschreibenden Unternehmens wertschöpfend beeinflussen kann.
Typischerweise bildet ein RFP Strategie und Ziele des beschaffenden Unternehmens ab, sodass diese in die Lösung des Anbieters einfließen können. Der Einkauf erhält so einen wertvollen Zugang zu den Möglichkeiten des Marktes, auch wenn die an sich gewünschte Vergleichbarkeit der Angebote oft nicht vollständig erzielt werden kann.
Da ein RFP nachvollziehbare Umsetzungsvorschläge eines Lieferanten generieren soll, muss diese Anfrage sehr strukturiert, detailliert und konkret beschrieben sein.
Die Anforderungen eines RFP sollten daher zumindest auf folgende Inhalte der Angebote abzielen:
Je nach Projektart können über dieses Mindestmaß an Inhalten hinaus weitere Fragestellungen hinzukommen!
Der RFP folgt nach dem RFI und dem RFQ. Dieses Verfahren empfiehlt sich deshalb, weil dann der aufwändige RFP nur noch von den Anbietern angefordert wird, die die vorgelagerten Schritte erfolgreich durchlaufen sind.
Ein RFP-Prozess ist somit dreistufig aufgebaut:
| 1. Schritt | Request for Information (RFI) | pauschale Leistungsanfrage, ob Anbieter überhaupt geeignet wäre |
| 2. Schritt | Request für Quotation (RFQ) | Preisanfrage an potenziell geeignete Anbieter: dargestellt wird der Bedarf, gefordert eine Leistungsbeschreibung mit unverbindlicher Kostenaufstellung |
| 3. Schritt | Request for Proposal (RFP) | Beginn des Ausschreibungsprozesses: Angebotseinholung bei den Anbietern, die sich in 1 und 2 erfolgreich qualifiziert haben |
Wie im RFQ-Prozess dargestellt, kann der RFQ auch die Einholung von Angeboten in den Fokus stellen. Die nachstehende Gegenüberstellung zeigt den unterschiedlichen Einsatzbereich dieser beiden Prozesse (bitte beachten: im RFP-Prozess dient der RFQ nur der Preisindikation!).
| Aspekt | RFQ - Request for Quotation | RFP - Request for Proposal |
| Umfang/Komplexität | standardisierte Produkte mit klaren Spezifikationen | detaillierte Lösungen für komplexe Projekte, kreative Ansätze benötigt |
| Zielsetzung | bester Preis für bestimmtes Produkt/Dienstleistung | Identifizierung der besten Gesamtlösung |
| Eignung | klare Anforderungen, Fokus auf Kosteneffizienz. | komplexe Projekte: individuelle Lösung und Expertise wichtig |
| Beispiele | Beschaffung von Rohstoffen, Büromaterial oder standardisierten Dienstleistungen | Implementierung von Softwaresystemen, Bauprojekte oder Consulting |
Mit dem Sourcing Tool von DIG heben Sie Ihre Lieferantenarbeit auf ein neues Level! Mehr Angebote, mehr Quellen und bessere Preise schon unverhandelt - das ist die Erfahrung von Einkäufer*innen, die ihr Sourcing bereits automatisiert haben. Individuell gestaltbare Anfrageformulare und Automatisierungsabläufe sowie Schnittstellen zu Ihrem ERP für die bidirektionale Informationsübernahme sorgen für maximale Effizienz.
Wir zeigen Ihnen, welche Vorteile Sie sonst noch haben.
