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Kaufverträge benötigen immer ein Angebot und eine Annahme. Dieser Grundsatz bedingt den RFQ-Prozess. Das Angebotsverfahren dient dabei der Definition aller relevanten Details, also u.a. die gewünschte Menge, Ausstattung oder Produkteigenschaften (die Beschaffenheit), Losgrößen, Liefertermine usw. Der RFQ setzt dabei auf die Ergebnisse des RFI auf: In diesem werden technische Details und sonstige allgemeine Anforderungen an die Geschäftsbeziehung oder auch die allgemeine Machbarkeit/Marktlage geklärt. Auf dieser Grundlage erstellen die ausgewählten Lieferanten dann ihr Angebot auf eine konkrete Anfrage hin (anders im RFP-Prozess!).
Strategische Beschaffung in einem strukturierten Prozess gliedern: Das ist das Ziel des RFx-Prozesses. In den drei Schritten RFI (Request for Information), RFQ (Request for Quotation) und RFP (Request for Proposal) finden Einkäufer*innen die passenden Lieferanten und konkrete Angebote. Der RFQ bildet dabei den zweiten und abschließenden Schritt des RFQ-Prozesses (im RFP-Prozess dient der RFQ hingegen der Preisindikation). Ziel ist es, formelle, rechtlich verbindliche Angebote zu generieren - als Basis für den folgenden Vertrag. Dabei kann es sich um Einzelbestellungen oder auch um Rahmenverträge oder Abrufvereinbarungen handeln.
Ein RFQ richtet sich mit einer konkreten Anfrage an potenzielle, vorausgewählte Lieferanten. Diese sollen im Wettbewerb der Ausschreibung ihre Preiskonditionen anbieten - als Resultat steht das beste Angebot aus diesem Adressatenkreis fest.
Das setzt allerdings die Vergleichbarkeit der Angebote voraus. Demzufolge eignet sich ein RFQ ideal, wenn standardisierte Produkte oder Dienstleistungen nachgefragt werden. Für diese enthält der RFQ alle Parameter der beabsichtigten Beschaffung.
Durch die genannte Standardisierung der ausgeschriebenen Produkte/Dienstleistungen sind die Angebote gut vergleichbar. Tatsächlich kann in dieser Phase bereits der Zuschlag erfolgen. Individuelle Beschaffungsvorschriften können aber weitere Angebotsrunden vorsehen (nicht so im öffentlichen Beschaffungswesen, die je nach Vergabeverfahren in der Regel zu einer Runde zulassen).
Je nach Ausführung der Anfrage sind alle angebotsrelevanten Parameter ersichtlich. In diesem Fall legen die angeschriebenen Lieferanten entsprechende Angebote. Um hierbei alle erforderlichen Angaben verbindlich anzuführen, sind digitale RFQs von DIG so strukturierbar, dass diese Angaben in der Angebotslegung zwingend (oder ggf. optional) zu machen sind.
Wesentliche Bestandteile eines Angebots sind im Allgemeinen:
- Preise
- realisierbare Liefertermine (und ggf. Mengen)
- Zahlungsbedingungen, Rabatte, Skonti, Boni usw.
- Fracht- und Lieferbedingungen
- rechtliche Rahmenbedingungen (insb. die Frage, wessen AGB gelten sollen)
Im Falle eines Rahmenvertrags sind regelmäßig darüber hinausgehende Vertragsbestandteile zu regeln bzw. im Angebot zu berücksichtigen:
- Vertragsdauer und Verlängerungsoptionen
- Mindestabnahmemengen
- Geheimhaltungsvereinbarungen
- Standardlieferzeiten
- Konventionalstrafen und Verzugspönalen
RFQ-Prozesse sind im strategischen wie im operativen Einkauf beheimatet. Die Vorteile einer Anbindung ans Unternehmens-ERP mittels Schnittstelle bietet daher in beiden Bereichen große Vorteile. So können etwa vorhandene Artikel- und Zeichnungsnummern in die Anfrage übernommen und umgekehrt Angebotsparameter wie Preise und Lieferzeiten für jedes einzelne angebotene Produkt in das ERP eingespeist werden. Durch das systemseitig vorgegebene Format werden alle relevanten Daten verlustfrei verarbeitet.
Ein solches Zusammenspiel zwischen dem RFx-Prozess und dem ERP unterstützt auch die Abbildung der Konditionen in der konkreten Vertragsgestaltung. Durch die automatisierte Übertragung werden die im manuellen Prozess häufig auftretenden Formfehler und Zeitverluste massiv reduziert.
Mit dem Sourcing Tool von DIG heben Sie Ihre Lieferantenarbeit auf ein neues Level! Mehr Angebote, mehr Quellen und bessere Preise schon unverhandelt - das ist die Erfahrung von Einkäufer*innen, die ihr Sourcing bereits automatisiert haben. Individuell gestaltbare Anfrageformulare und Automatisierungsabläufe sowie Schnittstellen zu Ihrem ERP für die bidirektionale Informationsübernahme sorgen für maximale Effizienz.
Wir zeigen Ihnen, welche Vorteile Sie sonst noch haben.
