Purchase-to-Pay (P2P): Rechnungsprüfung bis Dunkelbuchung

Mit Erhalt der Rechnung samt gültiger Bestellnummer aus dem eProcurement-Prozess können weitere Schritte zur Automatisierung gesetzt werden. Dabei bringt DIG als Spezialist für bereichsübergreifende Gesamtlösungen das umfassende Knowhow in der Optimierung von Belegflüssen ins Spiel: Unabhängig vom Kanal (EDI, Mail mit pdf, Scan o.ä.) wird die in einem strukturierten Format eingehende Rechnung geprüft, ins Zielformat des ERP-Systems übersetzt und auf Wunsch sogar ohne weitere manuelle Kontrolle „dunkel“ gebucht. Somit lässt sich das gesamte Einsparungspotenzial eines Beschaffungsprozesses maximal optimieren!

Berechnung von Daten anhand von Tabellen

Rechnungsprüfung nach UStG

Je nach Höhe des Rechnungsbetrags (bis EUR 150, über EUR 150 bzw. ab EUR 10.000) müssen gemäß § 11 UStG (Österreich) bzw. § 14 UStG (Deutschland) bis zu elf Merkmale („Rechnungsmerkmale“) korrekt angegeben sein:

➡ Name und Anschrift des Liefernden
➡ Beschreibung der Lieferung
➡ Tag der Lieferung/Zeitraum der Leistung
➡ Entgelt (brutto)
➡ Steuersatz bzw. Hinweis auf Befreiung oder Übergang der Steuerschuld
➡ Ausstellungsdatum
➡ Name und Anschrift des Empfängers
➡ Steuerbetrag (und Entgelt netto)
➡ UID des Liefernden/Leistenden
➡ fortlaufende Rechnungsnummer
➡ UID Nummer des Empfängers

Die Purchase-to-Pay-Lösung von DIG übernimmt die automatische Prüfung dieser Rechnungsmerkmale. Sofern diese positiv abgeschlossen ist, erfolgt die Konvertierung ins Zielformat.

Übersetzung ins Zielformat des ERP-Systems

Die Rechnung wird nach Prüfung der essentiellen Rechnungsmerkmale für die Weiterverarbeitung im ERP-System konvertiert. Vor der Übergabe prüft die DIG Software noch den Bestellbezug, also ob die Rechnungsdaten den Daten der Bestellung entsprechen (Two Way Match). Ebenso kann auch ein automatischer Abgleich mit dem Wareneingang erfolgen, geprüft wird bei diesem Three Way Match der entsprechende Vermerk, dass die Ware oder Leistung geliefert wurde (im ERP- oder im E-Procurement-System). Erst wenn alle diese Parameter passen, werden die Rechnungsdaten mit einer OK-Flag gekennzeichnet übergeben und es kann theoretisch eine Dunkelbuchung erfolgen – also eine Begleichung ohne weitere manuelle Kontrolle.

Netzwerk

Optimale Integration vorhandener Systeme

Angesichts der dynamischen Entwicklung im Bereich der Business-Digitalisierung verfügen die meisten Unternehmen über historisch gewachsene Strukturen. Oftmals gibt es bereits automatisierte Rechnungseingangsprozesse, vor allem in Bezug auf direktes Material sind diese relativ weit verbreitet. Durch die flexible Software-Architektur und die Erfahrung mit allen möglichen Schnittstellen ist es DIG möglich, unter allen Voraussetzungen passgenaue Lösungen zu entwickeln.

So geschieht es durchaus häufig, dass eine vorhandene Automatisierung von Rechnungen im Zusammenhang mit direktem Material durch unsere eProcurement-Lösung auch auf indirektes Material erweitert wird. Danach kann der vollautomatische Rechnungsprüfungs-Prozess bis hin zur Dunkelbuchung wie oben beschrieben aufgesetzt werden.

Ebenso können bestehende Einschränkungen vorhandener ERP-Systeme durch eine Lösung von DIG ausgeglichen werden. OpenText etwa kann nur E-Mails und PDFs selbst verarbeiten, die Datenkommunikation mittels EDI ist dennoch über das DIG Portal möglich: Hier werden diese Daten entsprechend übersetzt und somit eine umfassende Lösung für zukunftsfähiges P2P geschaffen.

Lassen Sie sich von den zahllosen Möglichkeiten mit Purchase-to-Pay begeistern – wir erzählen Ihnen gerne mehr!

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