Purchase-to-Pay: mehr Performance auf Knopfdruck.
Purchase-to-Pay (P2P): Rechnungsprüfung bis Dunkelbuchung
Durch die Kombination von Experten-Knowhow bei eProcurement und der automatisierten Verarbeitung von Geschäftsbelegen bietet DIG besondere Kompetenz in der Königsklasse der digitalen Business-Automation: Beim Purchase-to-Pay (P2P) erfolgt die Komplettautomatisierung von der ersten Bestellanforderung bis zur Bezahlung.
Mit dem Eingang der Rechnung samt gültiger Bestellnummer aus dem eProcurement-Prozess (kanalunabhängig per EDI, Mail mit pdf, Scan o.ä.) wird diese geprüft, ins Zielformat des ERP-Systems übersetzt und auf Wunsch sogar ohne weitere manuelle Kontrolle „dunkel“ gebucht. Auf diese Weise lässt sich das gesamte Einsparungspotenzial eines Beschaffungsprozesses maximal optimieren. Und das auch im Nachhinein, sodass jedes Digitalisierungsprojekt im bestgeeigneten Teilbereich begonnen werden kann.
Automatische Rechnungsprüfung nach UStG
Die Purchase-to-Pay-Lösung von DIG übernimmt die automatische Prüfung der Rechnungsmerkmale. Sofern diese positiv abgeschlossen ist, erfolgt die Konvertierung ins Zielformat. Je nach Höhe des Rechnungsbetrags (bis EUR 150, über EUR 150 bzw. ab EUR 10.000) müssen gemäß § 11 UStG (Österreich) bzw. § 14 UStG (Deutschland) bis zu elf Merkmale („Rechnungsmerkmale“) korrekt angegeben sein:
- Name und Anschrift des Liefernden
- Beschreibung der Lieferung
- Tag der Lieferung/Zeitraum der Leistung
- Bruttoentgelt
- Steuerbetrag und Entgelt netto
- Steuersatz bzw. Hinweis auf Befreiung oder Übergang der Steuerschuld
- Ausstellungsdatum
- Name und Anschrift des Empfängers
- UID des Liefernden/Leistenden und des Empfängers (in Österreich ab Rechnungsbetrag über € 10.000)
- fortlaufende Rechnungsnummer
eProcurement
Die elektronische Bedarfsanforderung löst einen Beschaffungsprozess aus, der in einer Warenlieferung oder Dienstleistungserbringung sowie mit dem Eingang einer Rechnung endet.
automatisierter Belegfluss
Die Rechnung wird auf die Rechnungskriterien überprüft sowie mit der Bestellung oder auch dem Wareneingang usw. abgeglichen und bei Korrektheit ins Zielformat des ERP-Systems konvertiert.
Dunkelbuchung
Nach Prüfung aller Parameter wird die Rechnung mit einer OK-Flag versehen und dem ERP-System übergeben, wo eine Dunkelbuchung ohne weitere manuelle Kontrollschritte erfolgen kann.
Übersetzung der Rechnung ins Zielformat des ERP-Systems
Die Rechnung wird nach Prüfung der essentiellen Rechnungsmerkmale für die Weiterverarbeitung im ERP-System konvertiert. Vor der Übergabe prüft die DIG Software noch den Bestellbezug, also ob die Rechnungsdaten den Daten der Bestellung entsprechen. Dieser Kontrollvorgang wird aufgrund des Abgleichs von nur zwei Positionen (Rechnung und Bestellung) Two Way Match genannt und kommt vor allem bei Beschaffungsprozessen mit niedrigen oder mittleren Risiken zum Einsatz. Darüber hinausgehend kann auch ein automatischer Abgleich mit dem Wareneingang erfolgen: Bei diesem Three Way Match wird noch geprüft, ob die Ware oder Leistung tatsächlich geliefert wurde, indem der entsprechende Eintrag im ERP- oder im eProcurement-System kontrolliert wird (üblicherweise bei Ausgabekategorien mit höherem Risiko und weiteren Kontrollebenen). Erst wenn alle diese Parameter passen, werden die Rechnungsdaten mit einer OK-Flag gekennzeichnet übergeben und es kann theoretisch eine Dunkelbuchung erfolgen – also eine Begleichung ohne weitere manuelle Kontrolle.
Ressourcen schonen, Software weiternutzen!
Unsere flexiblen Lösungen machen's möglich.
Vorhandene Systeme optimal nutzen und ausbauen
Angesichts der dynamischen Entwicklung im Bereich der Business-Digitalisierung verfügen die meisten Unternehmen über historisch gewachsene Strukturen. Oftmals gibt es bereits automatisierte Rechnungseingangsprozesse, vor allem in Bezug auf direktes Material sind diese relativ weit verbreitet. Durch die flexible Software-Architektur und die Erfahrung mit allen denkbaren Schnittstellen entwickelt DIG immer passgenaue Lösungen: Dazu wird die vorhandene Struktur analysiert und zieleffizient ergänzt, wodurch die Frustration von Kosten nicht weiter verwendeter Software vermieden wird.
Ein nicht seltenes Resultat dieser Herangehensweise ist, dass eine vorhandene Automatisierungslösung für Rechnungen über direktes Material durch unser eProcurement auch für indirektes Material zum Einsatz kommt.
Ebenso können bestehende Einschränkungen vorhandener ERP-Systeme durch eine Lösung von DIG ausgeglichen werden. OpenText etwa kann nur E-Mails und PDFs selbst verarbeiten. Das DIG Portal ermöglicht in diesem Fall die zusätzliche Datenkommunikation über EDI, die Daten werden entsprechend übersetzt und somit eine umfassende Lösung für zukunftsfähiges P2P geschaffen.
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Wir erzählen Ihnen bei einem persönlichen Beratungstermin gerne mehr über unsere P2P-Lösungen.
