Optimierte Beschaffung für beste Performance im Einkauf
Optimierte Beschaffungsprozesse

DIG E-Procurement: individuelle Prozessgestaltung für maximale Effizienz!

Mit einer E-Procurement-Lösung (auch Electronic Procurement) von DIG werden Buying-Prozesse sicherer und günstiger. Exakt an der praktischen Organisation ausgerichtet sind hohe User-Akzeptanz und sichere Strukturen für dezentrale Beschaffung garantiert. Beim Einkauf von indirektem Material und Dienstleistungen wird somit weitaus mehr als nur eine signifikante Senkung von Prozesskosten erzielt: Transparente Beschaffungsvorgänge mit klaren Freigabestrukturen, eine hohe Usability der Lösung und die Umsetzung aller Anforderungen über einen zentralen Dienstleister garantieren maximale Wertschöpfung.

Als führender Experte aus Österreich begleitet DIG internationale Konzerne ebenso wie den Mittelstand durch alle Phasen der Umsetzung: vom Consulting für die passende Lösung über die agile Softwareerstellung bis hin zu Einführung und laufende Betreuung der elektronischen Beschaffungslösung.


E-Procurement als digitale Datenautobahn
E-Procurement nutzt den Datenhighway für mehr Wettbewerbsfähigkeit

Von Anfang an inkludiert: Zukunftssicherheit.

Der Erfolg eines E-Procurement-Systems hängt nicht zuletzt von der Akzeptanz der User ab. Und diese ist umso höher, je harmonischer es sich in den gewohnten Arbeitsablauf integriert. Deshalb setzt DIG nicht auf starre Funktionalität sondern auf eine möglichst flexible Lösungs-Architektur. Diese entstehen aus einem mehrstufigen Projektablauf heraus: Zuerst werden in der Consulting-Phase sämtliche Beschaffungsprozesse unter Einbeziehung aller Beteiligten analysiert und gemeinsam der optimale Ablauf definiert. Damit wird sichergestellt, dass alle Bedürfnisse und Anwendungsfälle (wie z.B. ein künftiger Funktionsausbau) in der späteren Lösung berücksichtigt werden.

Auf Basis dieser Ergebnisse kann DIG z.B. eine verbindliche Fix-Kalkulation des Projekts vornehmen und die Umsetzung effizient planen. Die folgende agile Entwicklungsphase ist von einem ständigen Austausch mit dem Team im Unternehmen gekennzeichnet: Sämtliche Bausteine werden in Echtzeit getestet und allfällige Änderungswünsche direkt übernommen. Das spart nicht nur Zeit und Kosten, sondern ermöglicht auch die Feinjustierung aller Funktionalitäten.

Nach dem Go Live stehen die Digitalisierungs-Experten der DIG für die kontinuierliche Betreuung und auch Weiterentwicklung zur Verfügung. Eventuell auftretende Fragen werden zuverlässig beantwortet, neue Anforderungen effizient integriert und das E-Procurement-System auf Wunsch bis hin zur kompletten Purchase-to-Pay-Solution (P2P) ausgebaut.

DIG E-Procurement integriert alle verfügbaren ERP-Systeme

Integration aller verfügbaren ERP-Systeme und SAP inkl. S/4 HANA

Die Anbindung an die vorhandenen ERP-Systeme im Unternehmen ist der Schlüssel zur erfolgreichen E-Procurement-Umsetzung. DIG verfügt dabei über fundierte Erfahrung mit Microsoft Dynamics AX und NAV, ORDAT FOSS, infor, SAP (inkl. dem aktuellen S/4 HANA), OXAION, ORACLE, PROALPHA und vielen anderen Herstellern sowie diversen Eigenentwicklungen. Diese technologische Unabhängigkeit garantiert unseren Kunden einen optimal funktionierenden Workflow und maximale Effizienz durch eine optimale Einbettung in die bestehende Softwareumgebung.

Vier Wege zur Lieferanten-Integration für den praxisrelevanten Einsatz.

DIG macht es einfach, Produkte und Dienstleistungen auf der E-Procurement-Plattform bereitzustellen. Insgesamt stehen vier Wege zur Verfügung: Artikel können über einen Content-Katalog hochgeladen oder via OCI-Anbindung über einen externen Katalog verfügbar gemacht werden (Punch-out oder neue Technologie mit direkter Background-Search). Als dritte Variante kann der Einkauf einen selbst definierten Multi-Lieferantenkatalog auf einfache Weise im Excel-Format anlegen und mit einem eigenen Tool verfügbar machen (mehr Informationen zum Katalog-Management finden sich hier). Das empfiehlt sich vor allem, wenn eine direkte Lieferanten-Anbindung z.B. aufgrund niedriger Volumina wirtschaftlich nicht sinnvoll ist.

Für den Fall, dass der User den gewünschten Artikel jedoch nicht findet, strukturiert das Freitextformular als vierte Option den Beschaffungsvorgang: Auf diesem Weg wird der gesuchte Artikel beschrieben, das Mapping (Sachkonto und Warengruppe) angelegt und dann je nach definiertem Prozess als elektronische Bestellung oder elektronische Bestellanforderung (BANF wie aus SAP oder einem anderen ERP-System bekannt) weiter bearbeitet – z. B. durch eine Lieferanten-Anfrage über das DIG Ausschreibungsmodul mit folgender Artikelaufnahme in einen Katalog. Oder via Weiterleitung eines User-generierten Angebots an den Einkauf mit folgendem Freigabe-Procedere. Oder mit einem beliebigen sonstigen Ablauf (z.B. über Einkaufsdienstleister - mehr Infos weiter unten), wobei die Freitextmaske auch nur für qualifizierte User-Gruppen freigeschaltet werden kann. DIG moduliert den Beschaffungsprozess somit exakt so, wie er gewünscht ist bzw. wie er am besten zur Organisation des Unternehmens passt – und sorgt dafür, dass der Anforderer alle Beschaffungswünsche in ein und demselben System abbilden kann.

Eine Übersicht von Kataloglieferanten die bereits mit der DIG und der elektronischen Beschaffungslösung und dem Onboarding- sowie dem elektronischen Beschaffungs-Prozess vertraut sind finden sie hier.

Effiziente Lösung für Lagerbestandsartikel, nachträgliche Bestellerfassung.

Eine wichtige Funktion ist oftmals der Abgleich einer Anfrage mit dem Lagerstand. Dazu wird der Artikel wie gewohnt in den Warenkorb gelegt und im Hintergrund via Schnittstelle z.B. im ERP-System abgefragt. Dieser Abgleich kann aber auch mit Daten aus allen anderen erdenklichen Systemen erfolgen (z.B. ISPRO), sodass sich DIG E-Procurement immer bestens in die historisch gewachsene IT-Landschaft eines Unternehmens integrieren lässt. Ebenso kann ein Lagerstand in Form eines Katalogartikels eigens angelegt und somit zentral über die DIG Plattform verwaltet werden. Sogar situationsbezogene Beschaffungsprozesse außerhalb der Plattform (z.B. telefonische Direktbestellung eines dringend benötigten Ersatzteils) lassen sich in geordnete Bahnen bringen, indem man diese nachträglich erfasst und ordentlich verbucht.

Nie wieder Maverick-Buying: E-Procurement von DIG macht's möglich.

Reduziert Maverick Buying.

Die zuvor beschriebene Katalog-Funktionalität gibt dem Einkauf ein mächtiges System zur Reduktion von Maverick Buying in die Hand: Durch ein breites Angebot, das Suchanfragen erfüllt, wird die User-Akzeptanz erhöht, durch die oben angesprochenen flexiblen Wege für alle Beschaffungsumstände werden klare Strukturen geschaffen. Die Möglichkeit auch mobil, also zeitlich und örtlich ungebunden, elektronisch Bestellungen durchführen zu können, kommt dem Anforderer zusätzlich entgegen und reduziert die Versuchung anderweitiger Beschaffung. Hier kann auch mit externen Einkaufsdienstleistern zusammengearbeitet werden.

Integration von Einkaufsdienstleistern.

Auch der Service eines Einkaufsdienstleisters ist im DIG E-Procurement bestens integrierbar: So können gesuchte Artikel, die von aktuell angebundenen Lieferanten nicht verfügbar sind, trotzdem über die Plattform geordert werden. Dazu wird einfach eine digitale Bestellanforderung (BANF bzw. Purchase Requisition) im Freitextformular erfasst und unter Angabe von Daten wie Schätzpreis, Menge, Warengruppe, Wunsch- oder Pflichtlieferanten usw. an den Dienstleister weitergeleitet oder direkt vom Einkäufer übernommen (mehr zum Vorgang siehe auch Freitext-Formular weiter oben), was z.B. bei Gefahrengütern oft der Fall ist. Im Falle der Übernahme der Anfrage durch den Dienstleister kann diese vorher noch vom Bearbeiter durch weitere Daten erweitert oder verändert werden. Dieser übermittelt dann verbindliche Angebote – der Anforderer prüft diese hinsichtlich Preis, Hersteller etc., bei einer Preiserhöhung werden die entsprechend vorgesehenen Freigabeprozesse aktiviert.

Standardisiertes Mapping schafft exakte Auswertungsmöglichkeiten.

Mit dem Klassifikationsstandard eCl@ss werden Waren und Dienstleistungen branchenübergreifend detailliert identifiziert, um eine korrekte Kontierung (also eine Zuteilung auf Warengruppen und Sachkonten) zu gewährleisten. Die unternehmensbezogenen Zuordnungen werden ins DIG E-Procurement übernommen, wodurch nunmehr auch indirektes Material unter einheitlichen Gesichtspunkten gebucht und in der Folge die verschiedenen Beschaffungen qualifiziert ausgewertet werden können. So kann gezielt die Lieferantenstruktur in Hinsicht auf strategische Einkaufsüberlegungen optimiert werden. Gleichzeitig ist die Übersicht gewährleistet, wie viel von einer bestimmten Ware im Unternehmen vorhanden ist – weil das E-Procurement im Beschaffungsprozess die konsequente Kontierung garantiert. Reporting-Möglichkeiten sind natürlich mit on-board in der E-Procurement Software.

Klare Vorteile für den Einkauf auch bei Dienstleistungen.

Die DIG E-Procurement-Plattform leitet Bestellungen vollautomatisiert in das jeweilige ERP-System über, was den operativen Aufwand massiv reduziert, weil bei Katalogwaren durch die gegebenen sicheren Beschaffungsstrukturen der Einkauf nicht mehr eingebunden werden muss. So kann dieser sich optimal um die Freitextbestellungen kümmern, die letztlich einem BANF entsprechen (siehe dazu oben). Auch entfällt bei Lieferantenkatalogen (Content-Katalog bzw. OCI-Anbindung) die Materialstammpflege weg, weil diese vom Lieferanten übernommen und vom Einkauf nur noch kontrolliert und freigegeben wird. Das gilt nicht nur für Waren: Auch Dienstleistungen können über die E-Procurement-Plattform standardisiert verfügbar gemacht werden! Dazu steht ein eigenes Tool für Ausschreibungen zur Verfügung, das auf Basis eines Leistungsverzeichnisses für den konkreten Bedarf automatisiert mehrere Angebote einholt und vergleicht. Die Dienstleistung wird dann als virtueller Artikel angelegt und wie gewohnt bestellt, der „Wareneingang“ wird anhand des tatsächlichen Aufwandes vom Dienstleister im System vermerkt.

Mehr zu den Vorteilen für den Einkauf:

  • Senkung der Prozesskosten
  • Erhöhung der Prozessstabilität
  • Vermeidung von Fehlern
  • Standardisierung der Prozesse
  • Einhaltung von Compliance-Richtlinien
  • Reduktion des Maverick Buying
  • Verkürzte Durchlauf- und Liegezeiten beim Bestellvorgang
  • Reduktion der Lieferantenanzah
  • Senkung der Einstandspreise
  • Erhöhung der Lieferantenzuverlässigkeit
  • Verbesserung der Stellung des Einkaufs als interner Dienstleister
  • Digitale Bestellanforderung (BANF)

Individuelle Freigabeprozesse je nach Organisationsstruktur.

Auf der DIG E-Procurement-Plattform kann jeder Ist-Zustand einer Unternehmensorganisation exakt nachgebildet werden. Darüber hinaus bieten wir in unseren Consulting-Workshops die Möglichkeit, diese hinsichtlich zukünftiger Entwicklungen zu optimieren und die Freigabeprozesse entsprechend zu strukturieren. Diese Genehmigungsprozesse sind je nach Warengruppen und Sachkonten beliebig mehrstufig gestaltbar und kombinierbar. So kann beispielsweise in Bezug auf das Sachkonto auch die Buchhaltung in die Bearbeitung mit eingebunden werden. Praktisch relevant ist auch die flexible Eskalation bei Erreichen bestimmter Kostengrenzen, die je nach Unternehmenshierarchie eine Freigabe durch verschiedene Stellen erforderlich macht. Auch Anpassungen im Prozess sind jederzeit möglich: Etwa um Urlaubsvertretungen einzubinden oder Standards zu verändern. Auf diese Weise wird die ständige Weiterentwicklung der Plattform den praktischen Anforderungen entsprechend ermöglicht.

Bestell Prozess mit E-Procurement

Automatische Warenkorberstellung mit eBANF.

Die DIG eBANF Schnittstelle ermöglicht weitere interessante Automatisierungen: So kann ein spezifischer Warenkorb auf Basis von Artikelnummern erstellt werden (wo keine Artikelnummern besteht, wird automatisch eine Freitextbestellung angelegt und dem Verantwortlichen weitergeleitet). Anwendungsbeispiele sind etwa Stücklisten für Maschinenwartungen, die vom Instandhalter automatisch per Knopfdruck bestellt werden können. Interessant ist auch die Kombination mit einer Bestpreis-Logik, bei der beispielsweise für variable Endprodukte unterschiedlichste Lieferanten Teilprodukte mit tagesaktuellen Preisen ins E-Procurement-System einpflegen. Jetzt können Bestellungen auf Basis der Dispositionsliste aus der Produktionsplanung mit automatisiertem Preisvergleich unter beliebig vielen Artikelstämmen samt Bestellmengenoptimierung durchgeführt und Warenkörbe entsprechend erstellt werden.

Wareneingangsverbuchung - auf Wunsch auch automatisiert!

Nach Genehmigung der elektronischen Bestellung (Freigabe) ergeht diese über den gewünschten Kanal (EDI, WebEDI, Mail mit PDF) an den Lieferanten. Sobald die Auslieferung erfolgt (entweder an den zentralen Wareneingang oder direkt an den Besteller), wird der Eingang der Ware im ERP-System oder direkt im E-Procurement vermerkt (der Status kann auch aus dem ERP-System repliziert werden). In der Praxis ist es oft so, dass die Lieferung an den Besteller erfolgt, dieser aber über keine ERP-Lizenz verfügt oder die Buchung im ERP kompliziert ist. In diesem Fall bewährt sich der Vermerk des Wareneingangs im E-Procurement-System, der dann direkt ins ERP-System übertragen wird. Ebenso sind Mischformen möglich.

Die wichtigsten Features im Überblick.

Das DIG E-Procurement-System wird seit 2004 stetig weiterentwickelt und erfüllt heute alle praktischen Anforderungen unserer Kunden.

Hier ein kurzer Auszug der wichtigsten Funktionen:

  • Individualisierbares Dashboard für vereinfachte Bedienung
  • Fehlertolerante Suche ähnlich Google oder Amazon mit Filterelemente zu Preisen, Warengruppen, eCl@ss, Hersteller etc.
  • Produktvergleich - über Kataloggrenzen hinweg
  • Multilieferantenkataloge - für die Selbstwartung von Katalogen
  • Einfache Usability durch geführten Bestellprozess
  • Artikelkonfigurator für
  • Unterstützende Features für Bestellprozess (Favoriten, gespeicherte Warenkörbe, Blacklist)
  • Konfigurierbare Genehmigungsprozesse - erweiterbar um Workflow-Engine
  • Lagerverwaltung
  • Bidirektionale Wareneingangsbuchung
  • Anfrage/ Ausschreibungsprozess
  • und vieles mehr

Nachstehend finden Sie einige Screenshots aus dem DIG E-Procurement: vom Einstieg ins System über das individuelle Dashboard, Produktansichten bis hin zu Warenkorbansicht und Bestellstatus-Übersicht!

Vom E-Procurement zu Purchase-to-Pay (P2P).

Die automatisierte Rechnungsabwicklung bis hin zur Dunkelbuchung ist der nächste logische Schritt: Die eingehende Rechnung (an den Einkauf oder die Buchhaltung) wird anhand der Bestellnummer hinsichtlich Wareneingang und allfälliger weiterer Bedingungen zur Freigabe geprüft. Wie sich dieser Prozess effizient automatisieren lässt, erfahren Sie hier!

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