KOSME: Einstieg ins eProcurement

Mit rund 160 Mitarbeitern ist der Spezialmaschinenbauer KOSME ein typisches österreichisches KMU. Mit einem Drei-Phasen-Projekt realisiert der Einkauf nun das Wertschöpfungs-Potenzial der Business-Digitalisierung – beginnend mit eProcurement: Phase 1 umfasst mit der Installation der Katalog-Plattform DIG.procure auch die Anbindung der Lieferanten des Unternehmens – von ganz groß bis ganz klein.

„Bis vor einigen Jahren wurde bei Digitalisierung und eProcurement stark in Richtung EDI gedacht – das ist für mittelständische Unternehmen mit einem weitläufigen Lieferantennetz aber zu eng angelegt“, erzählt Einkaufsleiter Ing. Thomas Mikl. Denn die großen Lieferanten, die für EDI geeignet wären, lassen sich bei KOSME an einer Hand abzählen: „Bernecker & Rainer für klassische Katalogartikel, Schinko als Lohnfertiger – den Hauptnutzen im eProcurement sehen wir aber in der Anbindung der vielen kleinen Partner, die zum Teil noch nicht einmal ein ERP-System nutzen, die es also gewohnt sind, Belege per Mail zu schicken. Genau da spielt DIG echte Stärken aus.“

Phase 1: Transparentes Buying von Katalog bis Freitextbestellungen

Die tagtägliche Beschaffung indirekten Materials erfolgt seit November 2019 über die eProcurment-Lösung der DIG Katalogplattform: Dazu wurden die Vorgaben des Einkaufs insbesondere in Bezug auf Kontierungen, Einkaufsberechtigungen, kostenspezifische Genehmigungen und Lieferantenkataloge exakt umgesetzt. Je nach Zugehörigkeit zu einer Nutzergruppe sind für den einzelnen User definierte Produkte verfügbar. Freigabeprozesse in Abhängigkeit von Wertgrenzen und das Vieraugenprinzip bei jeder Bestellung können so unkompliziert eingehalten werden: „Der eProcurement-Workflow hat sich insbesondere in den Corona-bedingten Homeoffices bewährt: Die Freigaben einzelner Bestellungen können vom Arbeitsplatz aus oder auch mobil über Laptop oder Smartphone erteilt werden – anstatt diese auszudrucken und Unterschriften einzuholen!“

Insgesamt sind aktuell 7 Kataloge mit tausenden Produkten an das System gekoppelt, an einer Erweiterung wird gearbeitet. „Besonders wichtig waren uns die Freitextbestellungen: Diese nutzen wir für Wartungsverträge, Ersatzteile, Dienstleistungen usw. Also alles Dinge, für die in unserem ERP-System eigens eine Bestellnummer angelegt werden müsste, was letztlich teuer ist.“

Anforderungsspezifische Bestellangaben

Ganz gleich, ob eine Bestellung aus den Katalogen oder über Freitext oder OCI-Shops (z.B. Amazon Business – kommt bei KOSME eProcurement nicht zum Einsatz) erfolgt, lassen sich jeder Bestellung verschiedene Informationen zuordnen: Von einer spezifischen Lieferadresse oder dem Unternehmensstandort bis zum jeweiligen Warenempfänger. Zur Kontierung wurden 44 verschiedene Stellen integriert, außerdem können eine Projekt- und eine Investitionsnummer frei vergeben werden. Gemeinsam mit dem optionalen Verwendungszweck ist somit eine klare Zuordnung jeder Bestellung möglich. Auch die Freigabe erfolgt je nach Warengruppe und Wertgrenze mehrstufig: „Wir pflegen bei KOSME grundsätzlich das Vieraugenprinzip, es können aber auch drei Freigaben notwendig sein – da ist das System völlig flexibel.“ Die jeweils Verantwortlichen ergeben sich direkt aus der Kostenstelle und der Warengruppe sowie aus der Geschäftsleitung. Nach der Freigabe der Bestellung wird diese im hauseigenen Dokumentenmanagement-System abgelegt, der Lieferant bekommt hingegen ein PDF in einem definierten KOSME-Layout – oder eben eine EDI-Datei, abhängig von der Art der Anbindung.

Ing. Thomas Mikl Head of Purchasing Leitung Einkauf

Agile Entwicklung, unkomplizierte Änderungen

„Uns war bewusst, dass wir keine IT-Experten sind“, erklärt Mikl die Ausgangslage des eProcurement Projektes. Umso wichtiger war ihm die Partnerwahl: „Das Problem stellt sich schon bei der Ausschreibung: Auf welcher Basis erfolgt das Angebot? Wir haben nicht die Möglichkeit, das Projekt so graduell auszuarbeiten, dass alle Schritte im Einzelnen klar sind.“ Deshalb waren KOSME Flexibilität und Handschlagqualität wichtig: „Ich habe am Partnertag 2018 einen Vortrag von Harald Allerstorfer gesehen und war überzeugt: Die leben unsere Werte, arbeiten flexibel und passen zu uns.“ Mit diesem Eindruck von Handschlagqualität konnte das Projekt recht agil gestartet werden – selbst der umfangreiche Blueprint der DIG wurde laufend überholt: „In Abstimmung mit den einzelnen Fachabteilungen kam es immer wieder zu Änderungen, neuen Feldern usw. Die DIG hat das alles extrem schnell und flexibel umgesetzt, ohne den Kostenrahmen zu sprengen.“ Und das obwohl das Projekt sechs Monate länger dauerte als ursprünglich geplant, was der nachhaltigen Strukturierung der Stammdaten und der eCl@ss-Strategie geschuldet war.

Full-Service in der Katalog-Anbindung

Das Um und Auf der Lösung ist die Verfügbarkeit der Produktdaten. Deshalb kümmern sich die Verantwortlichen bei DIG nach der Bekanntgabe der (Contentkatalog-)Lieferanten um die Anbindung: Die technischen Bedingungen werden abgeklärt und die eProcurement Kataloge eingespielt. Im Anschluss werden diese stichprobenartig geprüft – vor allem hinsichtlich der Preise und Rahmenbedingungen. Der gesamte Lieferanten-Stammdatensatz wird ein- bis zweimal pro Tag aktualisiert, allfällige Änderungen werden in einem übersichtlichen Deltareport zur Freigabe zusammenfasst.

Für den Einstieg in das eProcurement-System wurden verschiedene Punkte mit Single Sign-on (Einmalanmeldung) vorgesehen: das eigene Intranet, das ERP-System INFOR und das firmeneigene Wiki. So werden die Arbeitsumgebungen der einzelnen Nutzergruppen (Geschäftsleitung, IT, Konstruktion, Formenbau, Einkauf usw.) bestmöglich berücksichtigt. „Da KOSME im IT-System der Konzernmutter KRONES AG eingebunden ist, mussten bei der Einbettung ins Intranet entsprechende Abstimmungen erfolgen“, erinnert sich Mikl zufrieden: „Das hat mit DIG hervorragend geklappt, ebenso wie die Zusammenarbeit mit unseren Anbietern für das ERP- und Dokumentenmanagement-System.“ Derzeit arbeiten 40 Anwender mit dem System, Neuangemeldete erhalten automatisch Standardrechte, ein Admin kann diese entsprechend anpassen.

Optimaler Partner für durchgehende Digitalisierung

„Im Einkauf hat die Digitalisierung bei KOSME einen hohen Stellenwert: Mit den vorhandenen Technologien sind Prozesskostensenkungen und hohe -sicherheit auch für KMUs erreichbar. Für uns ist aber nicht nur eProcurement eine Notwendigkeit, um unsere Wettbewerbsfähigkeit auszubauen“, zeichnet Mikl ein Bild der nahen Zukunft. In Phase 2 wird der Belegfluss im Bereich des Direktmaterials fokussiert: „Hier bietet DIG mit komfortablen Alternativen zu EDI eine Lösung, die unserer Lieferantenstruktur sehr entgegenkommt. Durch unser Geschäftsmodell wird das aber eine spannende Aufgabe.“ Denn zahlreiche Teile der Sondermaschinen werden nach konkreten Vorgaben gefertigt: „Diese werden als PDF übermittelt, in 2D- und 3D-Darstellungen, als Grundlage des Auftrags. All diese Spezifikationen aus unserem Dokumentenmanagement automatisiert der konkreten Bestellung zuzuordnen, wird jedenfalls sehr anspruchsvoll.“

In der darauf folgenden Phase geht es dann um das Lieferantenmanagement in Form effizienter Ausschreibungen und Tools für das strategische Buying: „Doch das wird nicht der letzte Schritt sein: Digitale Prozesse eröffnen auch für die Reklamationsbearbeitung oder die Kennzahlen-Auswertung neue Optionen.“ Für den Einkäufer zählt dabei vor allem die Wertschöpfung: „Es ist ungemein wertvoll zu wissen, in welcher Warengruppe das höchste Optimierungspotenzial vorhanden ist – tagesaktuelle Kennzahlen liefern zuverlässige Grundlagen.“ Und die Entlastung der Mitarbeiter bringt die nötigen Ressourcen – zum Beispiel, um gemeinsam mit der Konstruktion die Kostenkalkulation zu optimieren: „Technisch gleichwertige Alternativen zu Preistreibern machen uns konkurrenzfähig. Hier ist die Zeit des Einkäufers gewinnbringender investiert als im händischen Abgleich von Belegen.“ Auf diesem Weg in die Zukunft ist DIG als herstellerunabhängiger, flexibler Experte in den zentralen Bereichen der Business-Digitalisierung auch über das eProcurement hinaus der optimale Partner.

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