Durch die Einführung von eProcurement erhalten Unternehmen oft erstmalig eine Übersicht ihrer Bedarfe, Spendings und Lieferanten im C-Teil-Segment. So lassen sich Bedarfe bündeln und bessere Einkaufskonditionen erzielen, Lieferanten effizient strukturieren und sämtliche Beschaffungen über ein transparentes System abbilden (Stichwort: Maverick Buying!).

Jede Bestellung verursacht unabhängig von ihrem Wert Prozesskosten, die sich auf dem Aufwand für die Identifizierung des Bedarfs, die Erstellung der Bedarfsanforderung, die Wahl des Lieferanten bis hin zur Bestellanlage zusammensetzen. Ein solcher Bestellvorgang kostet nach unterschiedlichen Studien zwischen 100 und 300 Euro (je nach Unternehmensorganisation). Daraus ergibt sich ein enormes Einsparungspotenzial. eProcurement ermöglicht darüber hinaus die Wahrnehmung strategischer Aufgaben, die einen weitaus größeren Beitrag zur Wertschöpfung erzielen.

Konkret entstehen in diesen analogen Prozessschritten wesentliche Kosten:

- analoge Genehmigungsabläufe

- Rückfragen zur Bedarfskonkretisierung

- manuelle Bestellfreigabe

- manuelle Abfrage Bestellstatus

- hoher Aufwand bei Auswertungen zur Optimierung

eProcurement verlagert die operative Beschaffung an den (freigegebenen) Bedarfsträger. Dieser kann im intuitiv zu nutzenden System exakt nach den Vorgaben des Einkaufs bestellen: also nur freigegebene Produkte, bei definierten Händlern, im Rahmen des Budgets usw. Dabei werden die jeweiligen Signatur-Richtlinien des Unternehmens strikt eingehalten - eine Bestellung kann also Freigaben benötigen, die vom Unternehmen individuell festgelegt werden (je nach Rolle im Unternehmen, Wertgrenze, Warengruppe usw.). Dadurch sind alle Bestellprozesse transparent und nachvollziehbar, Compliance-Vorgaben werden eingehalten und Fehlerquoten gesenkt. Durch den transparenten Freigabeprozess ist auch klar ersichtlich, wenn z.B. eine Freigabe aussteht, sodass Anforderer und Freigeber immer informiert sind.

Der digitale Workflow beschleunigt den Bestellvorgang und macht Organisationen insgesamt agiler. Die Transparenz offener Aufgaben (z.B. Freigaben) schafft auch Verbindlichkeit. Zudem wird der ganze Bestellvorgang dokumentiert, sodass Informationen und Daten auch im Nachhinein verfügbar sind.

Für eProcurement-Lösungen von DIG können für so gut wie alle am Markt verfügbaren ERP-Systeme Schnittstellen erstellt werden. So lassen sich alle Beschaffungsvorgänge direkt ins jeweilige ERP integrieren und mit der jeweiligen Finanzbuchhaltung und Rechnungsverarbeitung verbinden.

Maverick Buying bezeichnet die eigenmächtige Bestellung von Waren oder Dienstleitungen abseits standardisierter Beschaffungswege. Das führt zur Rechnungen ohne Bestellbezug und zu Preisen und Zahlungskonditionen abweichend von Rahmenverträgen. Darüber hinaus können derartige wilde Beschaffungen auch zu Compliance-Problemen führen. Die Gründe für Maverick Buying sind aufwändige Einkaufsprozesse und fehlendes Bewusstsein der Total Costs of Ownership. Der Anteil der Maverick Buying Beschaffungen am Gesamtvolumen sollte jedenfalls unter 20 Prozent liegen - ein intuitiv zu bedienendes eProcurement-System trägt zu diesem Ergebnis ganz maßgeblich bei.

Unter "Tail-Spend" versteht man Einzelfall- oder Ad-hoc-Bestellungen mit geringem Volumen. Diese werden oft am Einkauf vorbei getätigt - mit allen bekannten negativen Folgen des Maverick-Buyings. Umgekehrt ist aber auch die Abbildung aller erdenklichen Bedarfe in einzelverhandelten Katalogen unrentabel.

Um dieses Problem zu lösen, bietet DIG zwei Möglichkeiten: Einerseits können im eProcurement-Angebot fehlende Produkte über eine Freitextanfrage (im SAP BANF) strukturiert angefordert werden. So werden auch bei Sonderbedarfen die gegebenen Strukturen eingehalten. Trotzdem können unerwünschte Kosten entstehen, weil diese Einzelfallbestellungen oft an verschiedene Lieferanten ergehen, was buchhalterische Aufwände verursacht. Entstehen dabei Schattensortimente, wird auch die Einhaltung der Compliance erschwert. 

Deshalb bietet DIG einen zweiten Weg, um den Tail-Spend zu bewältigen: Durch die Anbindung von Marktplätzen wie z.B. Unite wird auf einen Schlag ein enormes Angebot zur Deckung dieser Bedarfe eröffnet - und das mit nur einem Kreditor dank Single-Creditor-Prinzip. 

eProcurement entwickelt sich aufgrund sich ändernder Bedarfe laufend weiter. Ein Weg, um fehlende Artikel strukturiert anzufordern, ist das Freitextformular. Dieses garantiert durch vordefinierte Pflichtfelder, dass die Beschreibung klaren Vorgaben folgt, also der Einkauf alle nötigen Informationen zur Beschaffung erhält. Außerdem legt der Anforderer Sachkonto und Warengruppe an. Das Freitextformular kann auf Wunsch auch nur bestimmten User-Gruppen freigeschaltet werden. Je nach definiertem Prozess wird die Eingabe dann als elektronische Bestellung oder elektronische Bestellanforderung (BANF) weiter bearbeitet.