DIG Belegfluss: alles andere ist Flaschenpost!
Komplette Digitalisierung des Einkaufs
DIG ist mit interdisziplinärer Kompetenz und Erfahrung in eProcurement, Rechnungseingang und elektronischem Datenaustausch (EDI) der ideale Partner für passgenaue Business-Digitalisierung.
Flexibler elektronischer Datenaustausch
Digitale Business-Prozesse verlangen in der Realität unterschiedlichster Partner mehr als nur klassische EDI-Strecken, die erst ab einer gewissen Größenordnung rentabel sind. Denn so bleibt das große Potenzial von Automatisierung ungenutzt! Deshalb reden wir bei DIG von flexiblem FDI statt starren EDI-Schnittstellen. Für unvergleichlich praktikablen, elektronischen Belegfluss.
Vier Kommunikationswege erleichtern als FDI (flexible data interchange) die nachhaltige Effizienzsteigerung entlang der gesamten Purchase-to-Pay-Kette (von der Bestellung bis zur Rechnung). So kann jedes Unternehmen unabhängig von der Größe seiner Partner und vom Format der Eingangsbelege vollautomatisierten Belegfluss nutzen - für eine schnelle und nachhaltige Realisierung wertvollen Effizienzpotenzials, das nicht nur Kosten spart, sondern auch die Lieferantenbeziehungen im Sinne von Versorgungssicherheit steigert! Den Bereich Purchase decken wir mit ideal individualisierbaren eProcurement-Systemen ab!
EDI: voller Komfort für alle
100 Prozent Automatisierung für alle Beteiligten! Die optimale Lösung für Kunden-Lieferantenbeziehungen ab 500 Belegen pro Jahr bzw. Belege mit vielen Positionen.
web.EDI: hohe Datenqualität
Die ideale Einbindung bei kleiner Beleganzahl bzw. Belegen mit komplexen Anhängen (z.B. Konstruktionszeichnungen). Kundenseitig 100% Automatisierungsgrad.
PDF/Mail: hohe Akzeptanz
Die Lösung für einfachere Belege von mindestens 50 Lieferanten. Automatisiertes Auslesen der Beleginhalte mit einem einfach zu trainierenden System für eine degressive Fehlerquote.
Mail/XML: EDI zu geringen Kosten
Öffentliche Standards wie ebInterface und ZUGFeRD ermöglichen einen günstigen Weg zu vollem EDI-Komfort. Rentabel ab fünf Lieferanten mit dem gleichen Format.
Belegfluss effizient automatisieren
Mit „Belegfluss“ ist immer die dynamische Kommunikation zweier Kundensysteme gemeint, die je nach Prozessumfang (Purchase-to-Order oder Purchase-to-Pay) mittels Bestellung, Auftragsbestätigung, Rechnung, Lieferplan oder Lieferschein im jeweils anderen System einen Prozess auslöst: So folgt z.B. auf eine Bestellung eine Auftragsbestätigung – im besten Fall vollautomatisiert ohne jede manuelle Tätigkeit. Um das mit allen Partnern unabhängig von ihrer Größe zu ermöglichen, flexibilisiert DIG den Datenaustausch mit FDI statt EDI.
Automatisierung bringt Versorgungssicherheit
Pandemien, geopolitische Konflikte oder auch Zufälle wie die Blockade des Suez-Kanals durch ein Containerschiff in 2021 stellen die Stabilität der Lieferketten auf harte Proben. Direkte Lieferantenkommunikation in Echtzeit und schnellere Belegverarbeitung stärken die Lieferantenbeziehungen und schaffen klare Zeitvorteile, wenn es darum geht, knappe Bestände zu sichern! Wir senden Ihnen gern weitere Informationen.
Mehr Flexibilität: FDI schafft klare Vorteile
Mit vier Kanälen im Routing (EDI, web.EDI sowie PDF bzw. XML per Mail) ermöglicht es DIG unter der Bezeichnung FDI - flexible data interchange, neue Märkte und Handelspartner schnell und effizient anzubinden und somit positive Auswirkungen auf die gesamte Lieferkette bzw. Supply Chain zu erzielen. Die schnelle und fehlerfreie Verarbeitung der Daten führt käuferseitig zur konsequenten Nutzung besserer Zahlungsbedingungen durch Skonti und Rabatte. Auch Lieferzeiten lassen sich durch den schnellen Informationslauf verkürzen und nicht zuletzt trägt der rein digitale Belegfluss durch die Vermeidung von Papier und Druckaufwand zur Reduktion der CO2-Emissionen bei.
25
Euro kostet jede Papierrechnung
23
Prozent Reklamationen wegen Formalfehlern
5
Tage brauchen Papierrechnungen ins System
25
Prozent Skontoverluste aus Prozessgründen
Mehr Power im Beschaffungsprozess
Papierbasierter Rechnungseingang, Kosten durch Reklamationen, Skontoverluste und mehr - viele Gründe sprechen für den Austausch von Belegen bzw. Geschäftsdokumenten über das DIG Portal mit vollautomatisierter Belegverarbeitung! Mit vier Übertragungswegen steht allen Teilnehmern eine passende Lösung zur Verfügung. Vom klassischen EDI bei entsprechend hohem Geschäftsvolumen der Partner über das Webportal (web.EDI) bis zu den beiden Mailpostfach-Optionen (PDF-Format und standardisierte XML-Dokumente wie ebInterface und ZUGFeRD). Welcher Kanal der passende ist, klärt das DIG Consulting für Sie ab.
Je nach konkreten Anforderungen starten Unternehmen im Normalfall mit ein bis zwei Kanälen, zusätzliche Übertragungswege können bei Bedarf eingerichtet werden. Dabei werden alle verbreiteten Übertragungsprotokolle wie SOAP Webservice, HTTPS, SFTP, X.400, Peppol, Email, OFTP2 und viele weitere genutzt. Auch individuelle Routings werden auf Anfrage unterstützt.
Sämtliche Verbindungen werden verschlüsselt aufgebaut. Protokolle, die keine native Verschlüsselung unterstützen, werden über IPsec VPN Tunnels geschützt. Je nach Dokument wird eine definierte Verbindung (Schnittstelle) hergestellt. Zum Kunden wird eine definierte Verbindung (Schnittstelle) je zu übertragenem Dokument (z.B. Bestellung) hergestellt und diese anschließend mit den Lieferanten verbunden bzw. umgekehrt.
Beispiele für den praktischen Einsatz
Mit den flexibel wählbaren Routing-Kanälen von FDI (EDI, web.EDI sowie PDF bzw. XML per Mail) werden in der Praxis laufend Belegflüsse wie z.B. Erstellung, Versand und Verarbeitung von Auftragsbestätigungen automatisiert. Ebenso können komplexe Bestellungen von hochindividuellen Produkten, die durch Konstruktionsdaten aus einem Dokumentenmanagementsystem (DMS) definiert sind, automatisch durchgeführt werden. Auch die Kommunikation von Katalogdaten sowie deren Übersetzung ins Kundensystem ist ein praxisrelevantes Beispiel. Zuletzt werden mit dem Eingangsrechnungsportal bzw. dem Portal für eRechnungen alle Voraussetzungen geschaffen, um in weiterer Folge den kompletten Purchase-to-Pay-Prozess abbilden zu können.
- Übersetzung (für die formatunabhängige Datenkommunikation)
- Datenabgleich (die Prüfung definierter Parameter, auch Clearing genannt)
- Datenaufbereitung (bzw. Preparing für die problemlose Verbuchung des Belegs im Zielsystem)
- Belegflussleitung (vollautomatische Weitergabe ins Zielsystem oder definierte, manuelle Abklärung bei Fehlern oder Widersprüchlichkeiten in einzelnen Belegen)
Vier Automatisierungsprozesse
Die nachstehende Grafik stellt den grundsätzlichen Aufbau einer Belegfluss-Lösung mit der 4-Wege-Anbindung durch FDI dar. Diese besteht im Wesentlichen aus der Verbindung der Lieferanten zum DIG Portal (in der Grafik auf der rechten Seite, das sogenannte Routing): Die sind wie bereits erwähnt EDI bzw. DIG.edi, web.EDI (DIG.webedi) sowie PDF (DIG.easyconnect) bzw. XML per Mail (DIG.xml2edi). Im Menüpunkt maschinelle Rechnungsverarbeitung finden Sie detaillierte Informationen zu den vier Automatisierungsprozessen!
Beschleunigen Sie Ihre digitale Transformation!
Hier finden Sie Expert*innen-Knowhow als Vortragsvideos und Digitalisierungskompetenz zum Download.
