DIG macht Datenaustausch flexibel

DIG Belegfluss: digitale Geschäftsprozesse für alle!

Während alle von Datenaustausch ausschließlich über fixe Schnittstellen reden, macht DIG mit FDI den elektronischen Belegfluss unvergleichlich praktikabel: Vier Kommunikationswege erleichtern die nachhaltige Effizienzsteigerung entlang der gesamten Purchase-to-Pay-Kette (von der Bestellung bis zur Rechnung). Damit kann jedes Unternehmen unabhängig von der Größe seiner Partner und vom Format der Eingangsbelege vollautomatisierten Belegfluss nutzen!

Schnell, flexibel, fehlerfrei: unsere Belegfluss-Lösungen

Mit „Belegfluss“ ist immer die dynamische Kommunikation zweier Kundensysteme gemeint, die je nach Prozessumfang (Purchase-to-Order oder Purchase-to-Pay) mittels Bestellung, Auftragsbestätigung, Rechnung, Lieferplan oder Lieferschein im jeweils anderen System einen Prozess auslöst: So folgt z.B. auf eine Bestellung eine Auftragsbestätigung – im besten Fall vollautomatisiert ohne jede manuelle Tätigkeit. Um das gegenüber großen wie kleinen Partnern zu ermöglichen, flexibilisiert DIG den Datenaustausch mit FDI statt EDI.

Mehr Flexibilität: FDI schafft klare Vorteile

Mit vier Kanälen im Routing (EDI, web.EDI sowie PDF bzw. XML per Mail) ermöglicht es DIG unter der Bezeichnung FDI - flexible data interchange, neue Märkte und Handelspartner schnell und effizient anzubinden und somit positive Auswirkungen auf die gesamte Lieferkette bzw. Supply Chain zu erzielen. Die schnelle und fehlerfreie Verarbeitung der Daten führt käuferseitig zur konsequenten Nutzung besserer Zahlungsbedingungen durch Skonti und Rabatte. Auch Lieferzeiten lassen sich durch den schnellen Informationslauf verkürzen und nicht zuletzt trägt der rein digitale Belegfluss durch die Vermeidung von Papier und Druckaufwand zur Reduktion der CO2-Emissionen bei.

Volle Automatisierung unabhängig vom Eingangskanal

Der Austausch von Belegen bzw. Geschäftsdokumenten erfolgt über das DIG Portal. Die Frage, die sich den Teilnehmern stellt, ist, wie deren Dokumente dorthin kommen – und wie an sie adressierte Dokumente ins eigene System übertragen werden. Die vollautomatisierte Lösung heißt EDI. Doch diese ist nicht immer die zweckmäßigste – beispielsweise, wenn das Geschäftsvolumen der Partner den Aufwand einer Anbindung nicht rechtfertigt. Aus diesem Grund stellt DIG für das Routing zusätzlich ein Webportal (web.EDI) sowie zwei Optionen per Mailpostfach zur Verfügung: eines für Dokumente im PDF-Format und eines für standardisierte XML-Dokumente (z.B. ebInterface, ZUGFeRD). Welcher Kanal je nach bestehenden Anforderungen der passende ist, klärt das DIG Consulting für Sie ab. Unabhängig davon, welcher Kanal genutzt wird, ermöglicht das DIG Portal eine komplett automatisierte Beleg-Verarbeitung.

Je nach konkreten Anforderungen starten Unternehmen im Normalfall mit ein bis zwei Kanälen, zusätzliche Übertragungswege können bei Bedarf eingerichtet werden. Dabei werden alle verbreiteten Übertragungsprotokolle wie SOAP Webservice, HTTPS, SFTP, X.400, Peppol, Email, OFTP2 und viele weitere genutzt. Auch individuelle Routings werden auf Anfrage unterstützt.
Sämtliche Verbindungen werden verschlüsselt aufgebaut. Protokolle, die keine native Verschlüsselung unterstützen, werden über IPsec VPN Tunnels geschützt. Je nach Dokument wird eine definierte Verbindung (Schnittstelle) hergestellt. Zum Kunden wird eine definierte Verbindung (Schnittstelle) je zu übertragenem Dokument (z.B. Bestellung) hergestellt und diese anschließend mit den Lieferanten verbunden bzw. umgekehrt.

Beispiele für den erfolgreichen praktischen Einsatz

Mit den flexibel wählbaren Routing-Kanälen von FDI (EDI, web.EDI sowie PDF bzw. XML per Mail) werden in der Praxis laufend Belegflüsse wie z.B. Erstellung, Versand und Verarbeitung von Auftragsbestätigungen automatisiert. Ebenso können komplexe Bestellungen von hochindividuellen Produkten, die durch Konstruktionsdaten aus einem Dokumentenmanagementsystem (DMS) definiert sind, automatisch durchgeführt werden. Auch die Kommunikation von Katalogdaten sowie deren Übersetzung ins Kundensystem ist ein praxisrelevantes Beispiel. Zuletzt werden mit dem Eingangsrechnungsportal bzw. dem Portal für eRechnungen alle Voraussetzungen geschaffen, um in weiterer Folge den kompletten Purchase-to-Pay-Prozess abbilden zu können.

Ein Verbindungs- und vier Automatisierungsprozesse

Die nachstehende Grafik stellt den grundsätzlichen Aufbau einer Belegfluss-Lösung mit der 4-Wege-Anbindung durch FDI dar. Diese besteht im Wesentlichen aus der Verbindung der Lieferanten zum DIG Portal (in der Grafik auf der rechten Seite, das sogenannte Routing): Die sind wie bereits erwähnt EDI bzw. DIG.edi, web.EDI (DIG.webedi) sowie PDF (DIG.easyconnect) bzw. XML per Mail (DIG.xml2edi).

Unabhängig vom gewählten Kanal unterlaufen sämtliche Belege am DIG Portal den kompletten Automatisierungsprozess:

  • Übersetzen (für die formatunabhängige Datenkommunikation)
  • Datenabgleich (die Prüfung definierter Parameter, auch Clearing genannt)
  • Datenaufbereitung (bzw. Preparing für die problemlose Verbuchung des Belegs im Zielsystem)
  • Belegflussleitung (entweder vollautomatische Weitergabe der Belegdaten ins Zielsystem oder definierte, manuelle Abklärung bei Fehlern oder Widersprüchlichkeiten in einzelnen Belegen).

Im Menüpunkt Automatisierung finden Sie detaillierte Informationen zu den einzelnen Prozessen!

Wie Sie mit einer automatisierten Belegfluss-Lösung Zeitaufwand und Kosten senken? Wir erzählen es Ihnen gern!

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