eProcurement für Dienstleistungen
eProcurement-Lösung für Dienstleistungen und Rahmenverträge
Artikelbezeichnung, Quantität und Preis sind die essentiellen Angaben jeder Bestellung. Dienstleistungs- und Rahmenverträge bilden damit einen Sonderfall. Die diesbezüglichen Anforderungen erfüllt DIG mit verschiedenen Features: So wird ein konkreter Bestellbezug für den Leistungsabruf geschaffen, eine Lösung für den kostenabhängigen Genehmigungsprozess gefunden und eine transparente Übersicht bestehender Rahmenverträge im Unternehmen geboten.
Um befristete und unbefristete Dauerschuldverhältnisse bestmöglich abzubilden, hat DIG für das E-Procurement eine eigene Freitextmaske mit spezifischen zusätzlichen Eingabefeldern erstellt: So können zusätzlich zu den üblichen Freitext-Eingaben Informationen zur Laufzeit (befristet oder unbefristet), zur Mengeneinheit (Monat, Quartal, Jahr oder individuell) und zur Kündigungsfrist angegeben werden. So lassen sich alle erdenklichen Rahmen- und Dienstleistungsverträge detailliert darstellen - vom externen Elektriker über Maintenance Services bis zum Maler.
Freitextmaske oder Katalog
Neben der oben genannten Darstellung der Rahmenverträge in einer Freitextmaske können diese auch als interner Katalog angelegt und den Anforderern zur Verfügung gestellt werden. Dabei kann für jeden Lieferanten ein eigener Katalog oder die Lieferanten auf Positionsebene im Multilieferantenkatalog angelegt werden. In den Katalogen sind auf Wunsch auch Informationen zum Rahmenvertrag ersichtlich (z.B. die Vertragsnummer). Über eine Schnittstelle werden Rahmenverträge auch automatisiert aus dem ERP-System als Katalog auf die Plattform übernommen. In jedem Fall erfolgt die Suche nach Leistungen wie gewohnt.
Laufzeit (un-/befristet), Startdatum und Enddatum sind etwa verpflichtende, ergänzende Angaben für die Anforderung von Dienstleistungen über das Freitextformular.
Kostenberechnung für die Bestell-Genehmigung
Eine wesentliche Frage bei der Initialisierung des Genehmigungsprozesses ist die Berechnung des Bestellwertes. Während bei befristeten Verträgen einfach von den Kosten über die gesamte Laufzeit ausgegangen werden kann, braucht es zur Bewertung unbefristeter gewisse Regeln, die je nach interner Kompetenzordnung individuell gestaltet sind. Mengeneinheiten und Kündigungsmöglichkeiten werden bei der Ermittlung berücksichtigt und somit eine Kostenberechnung erstellt, die den Bewertungsregeln des Unternehmens entspricht.
Wie Sie mit Dienstleistungsbestellung übers eProcurement durchstarten?
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Fiktive Erstbestellung für Rechnungsbezug
Da der Leistungsabruf technisch gesehen keine Bestellung ist, wurde z.B. für das Transportunternehmen Gebrüder Weiss ein Workaround definiert, um die Eingangsrechnungen in einen Bestellbezug zu setzen: Dabei wird eine fiktive Erstbestellung an das ERP-System übergeben (im Beispiel: SAP), die mit einem Wert von € 0,01 ausgewiesen ist (weil SAP keinen Bestellwert 0.- zulässt). Auf diese Bestellung werden dann die eingehenden Rechnungen gebucht und somit die Ausgaben zum jeweiligen Zeitpunkt erfassbar gemacht.
Wie sich eProcurement für Dienstleistungen in der Praxis bewährt?
EGGER, der weltweit führende Hersteller von Holzwerkstoffen, macht es vor und nutzt sein eProcurement-System sogar fürs Controlling von Bauprojekten.
