Optimierte Beschaffung für beste Performance im Einkauf

eProcurement-Lösung für Dienstleistungen und Rahmenverträge

Artikelbezeichnung, Quantität und Preis sind die essentiellen Angaben jeder Bestellung. Dienstleistungs- und Rahmenverträge bilden damit einen Sonderfall. Die diesbezüglichen Anforderungen erfüllt DIG mit verschiedenen Features: So wird ein konkreter Bestellbezug für den Leistungsabruf geschaffen, eine Lösung für den kostenabhängigen Genehmigungsprozess gefunden und eine transparente Übersicht bestehender Rahmenverträge im Unternehmen geboten.

Eigene Freitextmasken für Rahmenverträge

Um befristete und unbefristete Dauerschuldverhältnisse bestmöglich abzubilden, hat DIG für das E-Procurement eine eigene Freitextmaske mit spezifischen zusätzlichen Eingabefeldern erstellt: So können zusätzlich zu den üblichen Freitext-Eingaben Informationen zur Laufzeit (befristet oder unbefristet), zur Mengeneinheit (Monat, Quartal, Jahr oder individuell) und zur Kündigungsfrist angegeben werden. So lassen sich alle erdenklichen Rahmen- und Dienstleistungsverträge detailliert darstellen.

Rahmenverträge als Katalog verfügbar

Neben der genannten Darstellung der Rahmenverträge in einer Freitextmaske können diese auch als interner Katalog angelegt und den Anforderern zur Verfügung gestellt werden. Dabei kann für jeden Lieferanten ein eigener Katalog oder die Lieferanten auf Positionsebene angelegt werden. In den Katalogen können jedenfalls auch Informationen zum Rahmenvertrag angegeben werden (z.B. die Vertragsnummer). Über eine Schnittstelle können Rahmenverträge auch automatisiert aus dem ERP-System als Katalog auf die Plattform übernommen werden. In jedem Fall kann wie gewohnt nach Leistungen gesucht werden.

Kostenberechnung für die Bestell-Genehmigung

Eine wesentliche Frage bei der Initialisierung des Genehmigungsprozesses ist die Berechnung des Bestellwertes. Während bei befristeten Verträge einfach von den Kosten über die gesamte Laufzeit ausgegangen werden kann, braucht es zur Bewertung unbefristeter gewisse Regeln, die je nach interner Kompetenzordnung individuell gestaltet sind. Mengeneinheiten und Kündigungsmöglichkeiten werden bei der Ermittlung berücksichtigt und somit eine Kostenberechnung erstellt, die den Bewertungsregeln des Unternehmens entspricht.

Fiktive Erstbestellung für Rechnungsbezug

Da der Leistungsabruf technisch gesehen keine Bestellung ist, wurde z.B. für das Transportunternehmen Gebrüder Weiss ein Workaround definiert, um die Eingangsrechnungen in einen Bestellbezug zu setzen: Dabei wird eine fiktive Erstbestellung an das ERP-System übergeben (im Beispiel: SAP), die mit einem Wert von € 0,01 ausgewiesen ist (weil SAP keinen Bestellwert 0.- zulässt). Auf diese Bestellung werden dann die eingehenden Rechnungen gebucht und somit die Ausgaben zum jeweiligen Zeitpunkt erfassbar gemacht.

Wir erzählen Ihnen gern, wie Sie Ihr E-Procurement Projekt erfolgreich umsetzen!

Gleich Termin vereinbaren oder Kontakt aufnehmen!

Ihre Nachricht