Gemeinsam Ziele erreichen: dynamisches EDI für Intersport
Intersport und DIG: Trainingspartner für EDI
Elektronischer Datenaustausch ist mittlerweile in vielen Unternehmen State-of-the-Art. Doch bei Intersport Österreich wird die Technologie auf besonders dynamische Weise eingesetzt, um eigene Businesslogiken mit Händlern, Service-Partnern und Lieferanten zu verwirklichen. Und die Entwicklung geht ständig weiter.
Elektronischer Datenaustausch begann bei Intersport bereits in den frühen 80iger Jahren, als Umsatz- Rechnungs- und Zahlungsdaten mit Lieferanten per Datenträger (Diskette bzw. Magnetband) am Postweg ausgetauscht wurden. „Anfang der 2000er Jahre starteten wir bei Intersport die erste Trainingsphase für elektronischen Datenaustausch“, erinnert sich Geschäftsleiter Alois Grüblinger, der zu jener Zeit die IT leitete. „Der postalische Ablauf war entsprechend träge, weshalb wir uns die Latte um einiges höher legten.“
150
Lieferanten
370
Standorte
135
Händlerorganisationen
Beginn mit elektronischer Rechnungslegung
Der Startschuss für eine tiefgreifende Modernisierung erfolgte im Sommer 2003, erzählt Grüblinger: „Gemeinsam mit einem externen Berater wurde eine Ausschreibung erstellt, über die wir unter anderem mit DIG in Kontakt kamen.“ Damals erinnerte ihn der Linzer Anbieter eher an ein Start-up: „Hinter Leopold Binder und Michael Eisler standen nur ein paar Leute, aber sie hatten erste namhafte Kunden und einen Spirit, der zu unserer hemdsärmeligen Art passte!“ Dass DIG als Sieger der Ausschreibung hervorging, war auch dem praxistauglichen Leistungsumfang geschuldet. „Wir haben gemerkt, dass uns das in der praktischen Umsetzung dabei unterstützt, nicht nur Daten mit Konvertierung auszutauschen, sondern Partner und Lieferanten zu gewinnen, die mit uns den Weg des elektronischen Datenaustauschs beschreiten!“ Dabei übernahm DIG die Aufgabe, bestehende Lieferanten von Intersport zum Umstieg auf elektronische Rechnungslegung zu bewegen und zusätzlich neue Partner zu gewinnen. „Das war für uns die erste Belegklasse, um Effizienzpotenzial zu realisieren.“
- DIG als perfekter Digitalisierungspartner
- technische Umsetzung + praxistauglicher Leistungsumfang
- Unterstützung bei Lieferantengewinnung für Teilnahme am elektronischen Datenaustausch
Flexibles EDI für eine heterogene Systemlandschaft
Den Unterschied zur Konkurrenz machten letztlich auch die verschiedenen Anbindungsmöglichkeiten bei DIG, erinnert sich Grüblinger: „Vom niederschwelligen Datenaustausch via eMail über die Webportallösung bis zur vollwertigen EDI-Strecke wird jedem Partner eine passende Möglichkeit geboten.“ Diese Flexibilität erfordert schon die Mitgliederstruktur von Intersport: „Viele sind zu 100 Prozent Sporthändler, großteils mit Filialen. Andere haben hingegen mehrere Geschäftszweige und betreiben zusätzlich zum Sportgeschäft z.B. Modehandel oder Hotellerie.“ Dementsprechend nutzen die meisten Mitglieder das zentrale Intersport-Warenwirtschaftssystem, während rund 10 Prozent des Umsatzes über verschiedenste individuelle Systeme laufen. „Ziel war aber, alle unsere Händler in unseren Märkten Österreich, Tschechien, Ungarn und Slowakei anzubinden.“
Leistungsstarke Datendrehscheibe mit Weiterentwicklungspotenzial
Der nächste Entwicklungsschritt nach der Digitalisierung der Rechnungen betraf die Artikeldaten. „Als Servicezentrale wollten wir unseren Mitgliedern diese Informationen automatisch zur Verfügung stellen. Dazu sollte unsere Warenwirtschaft einerseits mit den rund 150 Lieferanten kommunizieren und andererseits mit den jeweiligen Zielsystemen der Händler.“ Gleichzeitig wurden auch sämtliche Belege von Intersport an die Lieferanten automatisiert. Eine weitere Ausbaustufe erfolgte mit der Anbindung des Onlineshops von Intersport. „Das Bestelldatenhandling kann auch komplexer werden, etwa wenn ein Kunde ein Produkt bestellt und dieses im Zentrallager nicht vorrätig ist.“ Dann kann nämlich seitens Intersport entschieden werden, dass die Auslieferung über ein Mitglied erfolgt, erklärt Grüblinger: „Wir teilen mit, wer den Auftrag abwickelt – daraus ergibt sich nicht nur das konkret benötigte Format der Bestellung, sondern auch deren Inhalte. Intersport arbeitet nämlich mit einer eigenen Großhandelswarenwirtschaft.“ In diesem Fall wird der Umsatz über ein Mitglied mittels Shop-Versand abgewickelt.
eRechnung
für alle Lieferanten von Intersport
Artikeldaten
automatische Verfügbarkeit für alle Mitglieder
100% Automatisierung
aller Belege von Intersport an die Lieferanten
Anbindung Onlineshop
mit Möglichkeit des Shop-Versands über ein Mitglied
DIG als Teil der Serviceangebote von Intersport
Insgesamt umfasst der österreichische Markt über 280 Standorte bzw. über 100 Händler. Die restlichen rund 35 Händler und knapp 90 Standorte teilen sich auf Ungarn, Tschechien und Slowakei auf. DIG kommt nicht nur im Sinne individuell konvertierter Datenformate ins Spiel, sondern ist auch Bestandteil verschiedener Services: „So bieten wir den Händlern auch Systeme zur Lohnverrechnung und Buchhaltung, einige nutzen aber ihre eigenen. Damit sie verschiedenste Daten tagesaktuell und automatisiert einspielen können, brauchen sie DIG nur bekanntzugeben, welche Formate sie benötigen.“ Auf diese Weise werden auch die Systeme der Mitglieder eingebunden und gleichzeitig der organisatorische Aufwand des Intersport Services ausgelagert. Und das funktioniert in der Praxis bestens, betont Grüblinger: „So sieht das perfekte Team aus: Wir entwickeln die Serviceangebote und DIG kümmert sich um die Abwicklung!“
Wie perfekte elektronische Beschaffungsysteme bzw. Procurement-Software entsteht, lesen Sie hier!
Enge Sparringspartnerschaft
„Die zuverlässige Umsetzung der Anforderungen von Intersport ist selbstverständlich“, betont Leopold Binder, CFO der DIG. „Wir wollen aber als Sparringspartner die Geschäftsprozesse unserer Kunden im Detail verstehen.“ Voraussetzung dafür ist ein offener Umgang miteinander. Grüblinger freut sich jedenfalls über die Zusammenarbeit: „Wir haben da ein besonderes Vertrauensverhältnis aufgebaut. Immerhin verantwortet DIG ganz grundlegende Geschäftsprozesse, ohne die unser Betrieb nicht möglich wäre!“
Auf dieser Basis lassen sich auch neue Ideen optimieren, erzählt Binder: „Wir setzen die Anforderungen nicht einfach blind um, sondern prüfen für den gewünschten Prozess immer auch effizientere Wege.“ So ist trotz über die Jahre wechselnder Player ein starkes Team entstanden. Auch der aktuelle IT-Leiter von Intersport, Peter Bachl, blickt optimistisch auf anstehende Projekte: „Wir planen die Ausweitung unserer eCommerce-Plattform über Österreichs Grenzen hinaus. Und auch beim Orderablauf haben wir ein neues Tool ins Auge gefasst, wo wir uns auf Input unserer Teamkollegen bei DIG freuen!“
