eRechnungen für Austria's Shopping Queen!
Österreichs größter Einkaufsdienstleister
Die Vergaberechtsspezialistin BBG übernimmt die Beschaffung für die öffentliche Hand - und setzt auf automatisierte eRechnungsverarbeitung von DIG.
Elektronischer Rechnungsverkehr mit unterschiedlichsten Partnern
Die Bundesbeschaffung GmbH (BBG) übernimmt als Dienstleister des Bundes in Österreich Beschaffungsangelegenheiten der Gebietskörperschaften, ausgegliederter Unternehmen sowie Einrichtungen aus dem Bildungs- und Gesundheitsbereich. Für Lieferanten ist die elektronische Rechnungslegung seit 1. Jänner 2014 verpflichtend (gem. § 5 IKTKonG). Um den unterschiedlichen Unternehmensgrößen und Voraussetzungen gerecht zu werden, können diese aber die Art der Einbringung selbst bestimmen.
Der eRechungsverkehr über das eRechungsportal der DIG umfasst eine maximale Bandbreite an Formaten und Übertragungswegen, die vom jeweiligen Unternehmen als eRechnungsleger frei wählbar sind. Jährlich laufen über 3 Mrd. Euro Abrufvolumen über die BBG, den Kunden stehen fast drei Millionen Produkte und Dienstleistungen zur Verfügung. Als Vergaberechtsspezialist übernimmt die BBG alle Ausschreibungsarbeiten – und stellt eben auch die notwendige Infrastruktur für die geforderte eRechnungslegung zur Verfügung.
3000
Mio. Euro Abrufvolumen jährlich
193516
e-Shop-Bestellungen
75
Prozent KMU als Auftragnehmer
9081
Bieter seit 2009
Zwei Optionen zur eRechnungseinbringung
Neben den Gebietskörperschaften (Bund, Länder, Gemeinden) sind es vor allem ausgegliederte Unternehmen (private Rechtsträger, die staatliche Leistungen erbringen) sowie Bildungs- und Gesundheitseinrichtungen, die die Beschaffungskompetenz der BBG nutzen. Ebenso kann über den eShop direkt bei den Lieferanten bestellt werden, die Zusendung der eRechnung erfolgt dann über die BBG. Eingebracht werden die Rechnungen elektronisch über das Unternehmensserviceportal (USP) oder über den SFTP Server der DIG (secure file transfer protocol).
Für jedes Unternehmen ein geeigneter Weg zur eRechnungslegung
Grundlage ist die Registrierung des Lieferanten am USP, wobei die BBG Partnernummer vergeben wird. Zusätzlich legt das Unternehmen hier auch fest, wie die Rechnungen künftig eingebracht werden (Format, Übertragungsweg usw.). Daraus resultiert eine extreme Variabilität an Kombinationen: Neben ebInterface (4.3. bis 6.1) können Rechnungen auch in den Formaten IDoc-XML, CII, EDIFACT u.v.m. verarbeitet werden. Als Übertragungsprotokolle stehen ebenso alle möglichen Varianten zur Verfügung, etwa Mail, SFTP, SOAP usw. Eine Übersicht der wichtigsten eRechnungs-Übertragungsformate und Protokolle finden Sie hier. Diese festgelegten Rahmenbedingungen werden ins System der DIG repliziert und dort für jedes Unternehmen die entsprechenden technischen Voraussetzungen für die
Einbringung der eRechnungen geschaffen. Ebenso erhält jedes rechnungslegende Unternehmen Zugangsdaten und Details für die Einbringung (z.B. an welche eMail-Adresse gesendet werden muss, die URL zum SFTP Server, Username, Passwort usw.). Außerdem besteht die Möglichkeit Rechnungen in Sonderformaten wie diverse CSV-, oder Inhouse- bzw. proprietäre ERP-Formaten zu empfangen – dieses werden dann am Portal über eine eigene Datentransformation BBG-verständlich umgewandelt.
Umfassende inhaltliche Rechnungsprüfung
Vor der Weiterleitung der Rechnungen ins System der BBG werden die Rechnungen am DIG eRechnungsportal geprüft. Die Prüfung erfolgt dabei zur Ressourcenoptimierung geteilt: So erfolgt etwa die Kontrolle, ob die BBG Partnernummer produktiv ist, im eRechnungsportal. Sollte etwa festgestellt werden, dass diese Nummer im System der BBG nur Teststatus hat, erfolgt eine Fehlermeldung an den Absender. Wird die Rechnung als PDF als Attachment mitgeschickt, prüft das System der DIG auch, ob das Dokument Inhalte enthält, ob die dem Absender zugeordnete BBG Partnernummer mit der Nummer in der Rechnung übereinstimmt, ob Rechnungen doppelt gesendet wurden u.v.m. Bei Rechnungen, die im vereinheitlichten XML-Standard ebInterface geschickt werden, erfolgt eine Überprüfung des korrekten Aufbaus, ebenso werden die Rechnungsmerkmale nach § 11 UStG kontrolliert und die Inhalte der Rechnung bis hin zur Plausibilität der Werte und Summen automatisch geprüft. Erst nach diesen vielfältigen Überprüfungen wird die eRechnung ans USP der BBG geleitet, wo weitere Inhalte automatisiert geprüft werden. Diese Aufteilung entlastet das System der BBG und verkürzt den gesamten Verarbeitungsprozess.
Vorteile für alle Beteiligten
Der von DIG betriebene eRechnungsgateway der BBG verhindert Medienbrüche zwischen den einzelnen Systemen und sorgt für eine durchgehende, automatische Verarbeitung der eRechnungen. Das führt zu einer massiven Kostenreduktion (Papier- und Druckkosten, Porto und Handling), hoher Prozesssicherheit durch Standardisierung und ebensolcher Transparenz. Der Rechnungs- und Prozesslauf wird exakt dokumentiert, die Durchlaufzeiten werden massiv beschleunigt, was eine raschere Zahlung ermöglicht. Auch dem BBG Beschaffungcontrolling eröffnen sich neue Möglichkeiten zur Informationsgewinnung.
Informationen zur eRechnungs-Verarbeitung
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