Source-to-Pay gezielt weiterentwickeln
In vielen Unternehmen sind einzelne Bereiche der Beschaffung bereits digital abgebildet. Bedarfe werden in einem System erfasst, Bestellungen digital ausgelöst und Rechnungen elektronisch verarbeitet. Trotzdem entstehen im Arbeitsalltag weiterhin manuelle Aufwände. Informationen müssen übertragen, Dokumente über verschiedene Kanäle ausgetauscht und Prozessstände wiederholt abgestimmt werden. Die Herausforderungen können dabei an ganz unterschiedlichen Stellen liegen. Während in einem Unternehmen vor allem die Verwaltung von Lieferantendaten viel Zeit beansprucht, stehen andernorts die Bestellabwicklung, die Zusammenarbeit mit Lieferanten oder die Auswertung von Beschaffungsdaten im Mittelpunkt. Der Source to Pay Prozess umfasst diese unterschiedlichen Bereiche von der Auswahl und Qualifizierung geeigneter Lieferanten über die operative Beschaffung bis zur Rechnungsverarbeitung und Auswertung. Um ihn effizienter zu gestalten, müssen nicht alle Bereiche gleichzeitig neu aufgesetzt werden. Unternehmen sollten vielmehr dort ansetzen, wo aktuell der größte Aufwand entsteht. Die folgenden drei Tipps zeigen mögliche Ansatzpunkte.
Tipp 1 Lieferanteninformationen gezielt nutzen
Lieferanten sind nicht nur während der Auswahl und Vergabe eines Auftrags relevant. Auch im weiteren Verlauf müssen Informationen ausgetauscht, Liefertermine abgestimmt, Dokumente bereitgestellt und mögliche Abweichungen geklärt werden. Gleichzeitig gehen die Anforderungen an die Lieferantenauswahl über Preis und Konditionen hinaus. Lieferzuverlässigkeit, Qualität, Risikoeinschätzung sowie regulatorische und unternehmensinterne Vorgaben müssen ebenfalls berücksichtigt werden. Dafür ist es wichtig, relevante Lieferanteninformationen strukturiert zu erfassen und für spätere Beschaffungsentscheidungen nutzen zu können.
Unternehmen sollten daher zunächst prüfen, welche Lieferanteninformationen bereits vorhanden sind, wo sie gepflegt werden und in welchen Situationen sie benötigt werden. Erkenntnisse aus der Qualifizierung können beispielsweise bei späteren Beschaffungsentscheidungen berücksichtigt werden. Informationen aus der laufenden Zusammenarbeit wiederum unterstützen die weitere Bewertung der Lieferantenbeziehung.
Auf diese Weise wird das Lieferantenmanagement nicht als isolierte Aufgabe betrachtet. Es liefert vielmehr wichtige Informationen für weitere Bereiche der Beschaffung.
Tipp 2 Manuelle Aufwände gezielt reduzieren
Obwohl einzelne Aufgaben bereits digital erledigt werden, entstehen an vielen Stellen weiterhin manuelle Tätigkeiten. Dazu gehören die mehrfache Erfassung von Daten, die Übertragung von Informationen zwischen Systemen, die Bearbeitung eingehender Dokumente oder wiederkehrende Rückfragen zu Bestellungen und Lieferungen.
Solche Tätigkeiten erscheinen einzeln oft wenig aufwendig. In der Summe binden sie jedoch erhebliche Kapazitäten und erhöhen die Fehleranfälligkeit. Unterschiedliche Datenstände können außerdem dazu führen, dass Mitarbeitende zunächst Informationen prüfen oder bei anderen Beteiligten anfragen müssen, bevor sie einen Vorgang weiterbearbeiten können.
Unternehmen sollten deshalb untersuchen, an welchen Stellen besonders viele manuelle Eingriffe erforderlich sind. Nicht jede Aufgabe muss sofort automatisiert werden. Sinnvoll ist es, zunächst wiederkehrende Tätigkeiten mit hohem Bearbeitungsaufwand zu identifizieren und gezielt zu priorisieren.
Auch der Austausch mit Lieferanten sollte dabei berücksichtigt werden. Werden Auftragsbestätigungen, Lieferinformationen und Rechnungen überwiegend über unterschiedliche Kanäle übermittelt, entsteht zusätzlicher Aufwand bei der Prüfung und weiteren Verarbeitung. Strukturierte digitale Beschaffungsprozesse können hier dazu beitragen, Informationen effizienter bereitzustellen und weiterzuverarbeiten.
Source to Pay im Maschinen und Anlagenbau
Hohe Teilevielfalt, komplexe Lieferantenstrukturen und manuelle Abstimmungen stellen den Einkauf vor besondere Herausforderungen. Erfahren Sie im Whitepaper, wie Unternehmen ihre Beschaffungsprozesse gezielt weiterentwickeln können.
Tipp 3 Beschaffungsdaten für Entscheidungen nutzen
Entlang des Source to Pay Prozesses entstehen zahlreiche Daten. Dazu zählen unter anderem Informationen zu Lieferanten, Angeboten, Bestellungen, Lieferungen, Rechnungen, Warengruppen und Ausgaben. Ihr Nutzen bleibt jedoch begrenzt, wenn sie auf verschiedene Systeme, Dateien oder Prozessbereiche verteilt sind und nur mit zusätzlichem Aufwand ausgewertet werden können.
Unternehmen sollten deshalb klären, welche Informationen sie für operative und strategische Entscheidungen benötigen. Dazu kann beispielsweise gehören, Ausgaben nach Lieferanten oder Warengruppen zu betrachten, wiederkehrende Abweichungen zu erkennen oder Entwicklungen innerhalb der Beschaffung nachzuvollziehen.
Eine verlässliche Datengrundlage unterstützt dabei, Handlungsfelder besser einzuordnen und Verbesserungsmaßnahmen gezielter zu priorisieren. Gleichzeitig können Beschaffungsentscheidungen stärker auf aktuellen Informationen aufbauen.
Die Auswertung der Beschaffungsdaten sollte daher nicht erst am Ende betrachtet werden. Bereits bei der Digitalisierung einzelner Bereiche ist es sinnvoll zu berücksichtigen, welche Daten entstehen und wie sie für spätere Analysen genutzt werden können.
Schrittweise zu effizienteren Beschaffungsprozessen
Ein effizienterer Source to Pay Prozess entsteht nicht zwingend durch eine vollständige Neugestaltung aller Bereiche auf einmal. Unternehmen können dort beginnen, wo manuelle Aufwände, fehlende Informationen oder wiederkehrende Abstimmungen aktuell die größten Auswirkungen haben.
DIG unterstützt Unternehmen dabei, ausgewählte Bereiche des Source to Pay Prozesses schrittweise zu digitalisieren. Abhängig vom konkreten Handlungsbedarf kann der Fokus beispielsweise auf dem Sourcing, dem Lieferantenmanagement, der operativen Beschaffung, der Zusammenarbeit mit Lieferanten, der Rechnungsverarbeitung oder der Auswertung von Beschaffungsdaten liegen. Entscheidend ist, die jeweiligen Maßnahmen an den tatsächlichen Anforderungen des Unternehmens auszurichten. So lassen sich einzelne Beschaffungsbereiche gezielt verbessern.
Bereit für den nächsten Schritt? Jetzt Beratungstermin vereinbaren!
Wo liegen die größten Optimierungspotenziale in Ihrem Source-to-Pay-Prozess? Gemeinsam betrachten wir Ihre Anforderungen und identifizieren passende Ansatzpunkte für die weitere Digitalisierung Ihrer Beschaffung.
