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    Kapitalflüsse sind die Lebensader eines jeden Unternehmens.

    In drei zentralen Bereichen entsteht der Puls der Wertschöpfung: Source2Pay, Finance und Supply Chain. Die damit verbundenen Aktivitäten zu steuern und zu kontrollieren, Ausgaben nachvollziehbar zu dokumentieren und repetitive, ressourcenintensive Tätigkeiten weitestgehend zu automatisieren, ist im modernen Wirtschaftsumfeld unverzichtbar für den Geschäftserfolg. Nur so kann die Taktzahl beliebig erhöht werden, ohne die Organisation zu überlasten. Digitalisiertes Spend-Management von DIG bietet zudem ideale Möglichkeiten für Auswertung und Analyse – und verschmilzt Daten zu einer belastbaren Basis für strategische Entscheidungen.

    Der Einkauf wird zu einer zunehmend komplexen Querschnittsmaterie.

    Einerseits legen neue gesetzliche Anforderungen die Latte für ESG-Berichterstattung und Compliance immer höher, andererseits sorgen Lieferkettenstörungen dafür, dass Einkäufer*innen sich angesichts gleichzeitiger Personalengpässe zum Trouble-Ego-Shooter im Dauereinsatz verdammt sehen. Und diese Situation wird sich weiter verschärfen, dem Klimawandel und der allgemeinen geopolitischen Lage sei Dank! Hinzu kommt, dass der Einkauf gerade in produzierenden Unternehmen die Chance nutzen muss, als Sparrings-Partner der Entwicklung tiefgreifende Wertschöpfung und Wettbewerbsvorteile zu generieren. Mit der Supply Chain Collaboration auf Basis von Excel und PDF wird das jedoch kaum zu erfüllen sein. Dazu braucht es digitales Spend-Management, das die genannten Bereiche Source2Pay, Supply Chain und Finance umfasst. 

    Source2Pay: die erste Stufe der Wertschöpfung 

    Der Einkauf schafft grundlegende Faktoren der Wertschöpfung. Um dieser Rolle gerecht zu werden, muss aber der Wandel vom Bestellbüro zum Buying-Center vollzogen werden! Ein erster Schritt dazu ist die Einführung von eProcurement. So werden die von den Bedarfsträgern initiierten Spendings administrativ ausgelagert, um den Einkauf freizuspielen. Dieser behält jedoch die Kontrolle, indem Lieferanten, Preisverhandlungen und Freigabeprozesse vorgegeben werden. So lassen sich signifikante Einsparungen durch Lieferantenkonsolidierungen, agiles Ausgabenmanagement und die Vermeidung von Maverick Buying erzielen. 

    Buying-Entscheidungen mit TCO-Bewusstsein 

    Preise allein sind wie angedeutet nur ein Teil der Kosten: Ganzheitliches Spend-Management bezieht daher auch warengruppenspezifische Kostenrisiken und z.B. Compliance-Aufwände in die Buying-Entscheidungen im Sinne einer Total Cost of Ownership Betrachtung mit ein. Angesichts überbordender Regularien (Stichwort: CSDDD und Co) eine absolute Notwendigkeit! Eine preiszentrierte Herangehensweise bildet daher die realen Kosten nur unzureichend ab. Umso wichtiger ist in diesem Zusammenhang ein kontinuierliches Lieferanten- und Risikomanagement sowie die Integration von Obliegenheiten auf Vertragsebene: Gemeint ist damit etwa die verpflichtende Abgabe von Zertifikaten oder Lieferantenerklärungen wie den Code of Conduct, Ursprungserklärungen, Informationen für CBAM, EUDR usw. Auch hier ermöglicht digitales Spend-Management die zentrale Steuerung der je nach Warengruppe rechtlich gegebenen Rahmenbedingungen. Mit dem Vertragseditor von DIG können darüber hinaus auch alle weiteren Einkaufsbedingungen in klar strukturierten Prozessen vorgegeben werden.  

    Sourcing als integraler Bestandteil des Spend-Managements 

    Eng verzahnt mit den warengruppenabhängigen rechtlichen Anforderungen ist das Sourcing. Hier werden mit Requests for Information (RFI) mögliche Lieferanten präqualifiziert und auch die im Falle einer Zusammenarbeit benötigten Dokumente festgelegt. Parallel dazu können die vertraglichen und ggf. technischen Details für die Beschaffung spezifiziert werden, sodass diese in den Request for Proposal (RFP) einfließen. Je nach konkretem Warenbereich empfiehlt es sich, Optimierungsschleifen mit den teilnehmenden Anbietern einzuziehen, um die Spendings in der Gesamtschau bestmöglich einzusetzen. Stehen die Produktvorgaben fest, erfolgt der Request for Quotation (RFQ), bei dem die angefragten Lieferanten ihr Angebot abgegeben. Durch den hohen Automatisierungsgrad des DIG Sourcing wird die Lieferantenkommunikation intensiviert, was sich z.B. schon bei unverhandelten Angeboten in spürbaren Preisvorteilen bemerkbar macht. Als integraler Prozess im Spend-Management optimiert das Sourcing die gesamte Wertschöpfung. 

    Finance: von der Rechnung bis zur Ausgabenanalyse 

    Ein wesentlicher Bestandteil der Spend-Management-Digitalisierung ist die automatisierte Belegverarbeitung. Insbesondere Rechnungen, Auftragsbestätigungen und Lieferscheine werden dabei über verschiedene Eingangskanäle in den Automatisierungsworkflow übertragen. Ob per EDI oder als PDF oder eRechnung, alle Lieferanten finden die passenden Voraussetzungen vor, um den Austausch von Geschäftsbelegen zu vereinfachen. Durch die maschinenlesbare Struktur der Daten können diese automatisch verarbeitet werden – bis zur sogenannten Dunkelbuchung, vor der geprüft wird, ob Bestellung, Lieferschein und Rechnung übereinstimmen. Nur wenn das System Fehler erkennt, sind manuelle Freigaben erforderlich, ressourcenfressende repetitive Tätigkeiten entfallen. Dieser Automatisierungsgrad kann auch verändert und der Workflow an die individuellen Bedürfnisse angepasst werden. Mit dem Modul der Ausgabenanalyse können Spendings auf beliebige Art ausgewertet, dargestellt und in der Folge strukturiert werden. Zukünftig wird das DIG Spend-Management auch die Bereiche der Reisekosten- und Spesenabrechnung sowie Zeitarbeitskräfte umfassen. 

    Supply Chain: Collaboration digital abbilden 

    Mit dem Bereich Supply Chain Collaboration schließt sich der Kreis durchgängiger Spend-Management-Digitalisierung.  Dabei stehen verschiedene Tools zur Lieferkettenplanung für straffe Prozesse und verkürzte Durchlaufzeiten zur Verfügung. Die Lösung der DIG fürs Transportmanagement erlaubt die zentrale Steuerung von Outbound-Transporten und macht z.B. Inbound Liefertermine verfügbar. Auf diesen Daten basiert z.B. in der Industrie die zuverlässige Produktionsplanung. Digitale VMI-Prozesse (Vendor Managed Inventory) und die Möglichkeit Lieferanten Einsicht in die Bedarfsplanung zu geben, wodurch die Materialversorgung gesichert wird, vervollständigen die Supply Chain Collaboration. 

    Spend-Management verbessert Unternehmensergebnis 

    Mit dem Ansatz durchgängig digitalisierten Spend-Managements liefert DIG umfassende Lösungsmöglichkeiten, um Ausgaben allen Compliance-Vorgaben entsprechend zu steuern, zu kontrollieren und zu optimieren. Dieser wirksame Hebel verbessert die Ressourceneffizienz und wirkt sich deutlich auf das Unternehmensergebnis aus! 

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    Wir freuen uns auf die erste Runde!

    Digitalisierung beginnt mit einem Kennenlernen Ihrer individuellen Situation und Herausforderungen, für die wir Ihnen gern einen ersten Vorschlag zur Optimierung machen - kontaktieren Sie uns einfach. Wir spielen nach ganz einfachen Regeln: Nutzen Sie unser Termin-Tool für Ihren persönlichen Termin und wir informieren Sie In einem ersten Gespräch unverbindlich zu Ihren Digitalisierungsmöglichkeiten im Einkauf!