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    Automatisierter Datenaustausch im Einkauf

    Flexible Data Interchange verarbeitet alle Einkaufsbelege automatisch, ganz egal ob EDI, E-Rechnung, PDF oder gescannte Dokumente. Das spart Zeit, reduziert Fehler und sorgt für einen durchgängigen, transparenten Informationsfluss zwischen Ihrem Unternehmen und den Lieferanten. Durch die nahtlose Integration in bestehende Systeme werden manuelle Arbeitsschritte minimiert und die betriebliche Effizienz deutlich erhöht. Gleichzeitig ermöglicht die Lösung die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben und digitaler Standards, sodass Sie Ihre Prozesse nicht nur schneller, sondern auch zuverlässig und rechtssicher gestalten können.

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    Wir vernetzen all Ihre Lieferanten.
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    Häufig gestellte Fragen zu Flexible Data Interchange

    • Flexible Data Interchange sorgt für eine deutliche Steigerung der Effizienz im Einkauf, indem es manuelle Arbeitsschritte automatisiert und den Datenaustausch standardisiert. Fehler bei der Bearbeitung von Bestellungen, Rechnungen und anderen Einkaufsbelegen werden minimiert, und Dokumente werden schneller verarbeitet. Gleichzeitig erhalten Unternehmen eine höhere Transparenz über alle Beschaffungsprozesse, was die Planung und Steuerung von Einkaufsvorgängen erleichtert. FDI unterstützt zudem die Einhaltung digitaler Standards, sodass Prozesse nicht nur schneller, sondern auch rechtssicher gestaltet werden können. Durch diese Kombination aus Geschwindigkeit, Genauigkeit und Transparenz lassen sich operative Kosten senken, Engpässe vermeiden und die Zusammenarbeit mit Lieferanten deutlich verbessern.

    • Flexible Data Interchange verarbeitet eine Vielzahl von Dokumentenformaten, darunter standardisierte elektronische Formate wie EDI, ZUGFeRD oder XRechnung, klassische PDFs sowie gescannte Papierbelege über OCR (Optical Character Recognition). Dadurch können Unternehmen Daten aus den unterschiedlichsten Quellen automatisiert erfassen, verarbeiten und in ihre Systeme übernehmen. Diese Vielseitigkeit stellt sicher, dass keine Dokumente verloren gehen und keine zusätzlichen manuellen Schritte nötig sind, egal in welchem Format die Informationen ursprünglich vorliegen. So können auch komplexe Lieferketten effizient verwaltet werden, ohne dass zusätzliche Schnittstellen oder Konvertierungen erforderlich sind.

    • Flexible Data Interchange lässt sich nahtlos in bestehende ERP- oder Beschaffungssysteme integrieren, wodurch Daten automatisch ausgetauscht, validiert und verarbeitet werden. Über standardisierte Schnittstellen werden Lieferanten- und Kundendaten direkt übernommen, sodass der Informationsfluss ohne Medienbrüche funktioniert. Die Integration erlaubt es, unterschiedliche Partner, Systeme und Kommunikationskanäle gleichzeitig zu bedienen, wodurch Verzögerungen, Doppelarbeit oder Fehler beim Datenabgleich vermieden werden. Unternehmen profitieren dadurch von einer durchgängigen Prozesskette und einer konsistenten Datenbasis, die alle Beteiligten in Echtzeit auf dem aktuellen Stand hält.

    • OCR (Optical Character Recognition) ermöglicht es, Daten aus gescannten Dokumenten wie Rechnungen, Bestellungen oder Lieferscheinen automatisch zu erkennen und in maschinenlesbare Formate zu konvertieren. So entfällt das manuelle Abtippen, das traditionell zeitaufwendig und fehleranfällig ist. Die ausgelesenen Informationen können direkt in die Beschaffungs- und Rechnungsprozesse übernommen werden. OCR stellt damit sicher, dass auch ältere oder nicht-elektronisch bereitgestellte Dokumente effizient verarbeitet werden, ohne dass der Workflow unterbrochen wird. Dies erweitert die Flexibilität von Flexible Data Interchange und ermöglicht eine vollständige Automatisierung des Datenflusses.

    • Die beiden Standards ZUGFeRD (Deutschland) und ebInterface (Österreich) geben die Strukturen für Rechnungen im XML-Format vor. Das heißt nichts anderes, als dass es einheitliche Vorgaben gibt, in welchen Feldern welche Daten stehen! Und das hat enorme Folgen: Denn so kann der Rechnungsverkehr zwischen Geschäftspartnern über eine einfache Mailbox erfolgen. Aus dieser holt sich das DIG Portal automatisch die Daten, die dank des einheitlichen Formates mit nur einem Mapping auf vollem EDI-Niveau weiterverarbeitet werden. Für Rechnungen bedeutet das, dass keine Kosten für Anbindungen (Routing) zu den einzelnen Lieferanten anfallen. Die Geschäftspartner wiederum können mittels unkompliziertem Mailversand die gewünschten Daten ohne weiteren Aufwand bereitstellen.

      Diese Vereinheitlichung lässt sich durch den DIG Kanal XML per Mail auch für andere Belege nutzen: Dazu braucht es lediglich eine entsprechende Vereinbarung in Bezug auf die Struktur der XML-Datei oder eine Überschneidung bei den ERP-Systemen hinsichtlich der Formate. Ein Beispiel: Wenn Kunde und Lieferant beide SAP nutzen, kann auch ein SAP IDoc per Mailbox geschickt und wie bei einer direkten EDI-Anbindung verarbeitet werden. Gleiches gilt auch bei unterschiedlichen ERP-Systemen, wenn diese in der Lage sind, Dateien in denselben Formaten auszugeben.

    • DIG bietet als Spezialist für flexiblen Datenaustausch (FDI) unabhängiges Consulting, um die optimale Lösung für jede Lieferantenstruktur zu finden. Dabei werden alle gängigen Protokolle und Kanäle unterstützt – von klassischen EDI-Verbindungen bis hin zu XML- oder PDF-Lösungen per Mailbox.

      Das Besondere ist der Fully Managed Service: DIG übernimmt die komplette Einrichtung, die Anbindung aller Partner sowie die laufende Wartung. Ein 24/7 Monitoring überwacht jeden Belegfluss proaktiv, sodass Fehler oft behoben werden, bevor sie beim Kunden auffallen. Gehostet wird das System in hochsicheren Tier-3-Rechenzentren der A1 Telekom in Österreich. Mit einer Verfügbarkeit von 99,98 %, georedundanter Spiegelung und strengen Sicherheitsstandards bietet DIG so eine hochperformante Cloudlösung, die mit dem Unternehmen mitwächst – ganz ohne eigenen Personalaufwand.

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    Wir freuen uns auf die erste Runde!

    Digitalisierung beginnt mit einem Kennenlernen Ihrer individuellen Situation und Herausforderungen, für die wir Ihnen gern einen ersten Vorschlag zur Optimierung machen - kontaktieren Sie uns einfach. Wir spielen nach ganz einfachen Regeln: Nutzen Sie unser Termin-Tool für Ihren persönlichen Termin und wir informieren Sie In einem ersten Gespräch unverbindlich zu Ihren Digitalisierungsmöglichkeiten im Einkauf!