Mit Datenanalyse Lieferantenbeziehungen optimieren

Digitalisierung mit Steuerungscockpit

3CON T e c h n o l o g i e s zählt zu den führenden Anbietern in der Fertigung hochautomatisierter Produktionsanlagen für die Automobilindustrie. Die smarten Prozesse, die der international agierende Anlagenbauer seinen Kunden verspricht, werden auch im Einkauf gelebt, wo DI (FH) Mario Mair, MBA, als Global Head of Procurement die Digitalisierung der Lieferantenbeziehungen zielorientiert steuert.

„Digitalisierung ist ein lebendiger Prozess mit großem Potenzial für eine positive Organisationsentwicklung“, unterstreicht Mario Mair seine Grundphilosophie. „Doch um zu erkennen, mit welchen Lieferanten Prozesse optimiert werden können, und welche Auswirkungen das auf die Kollegen im Einkauf hat, braucht es zuallererst belastbare Daten!“

Eigene Datenanalyse mit Google Tools

Vor diesem Hintergrund installierte Mair mit den Daten-Spezialisten des Software-Programmierteams bei 3CON ein Analyse-Tool auf Basis von Google Data Studio. Damit lassen sich die Effekte von Digitalisierungsmaßnahmen im Einkauf klar darstellen. „Dass wir hierbei internes Knowhow nutzen, war mir sehr wichtig, um das Tool fürs gesamte Team entsprechend entwickeln zu können.“ Schließlich solle jeder in der Lage sein, damit zu arbeiten und so eine gemeinsame Sicht auf die Dinge und die entsprechenden Ziele zu entwickeln. „Es geht mir um die Darstellung und Überprüfung der konkreten Effekte, wenn z.B. zu einem Lieferanten eine EDI-Strecke errichtet wird. Geht die Quote manueller Bearbeitungen von Rechnungen und Auftragsbestätigungen wie gewünscht zurück? Oder gibt es Hinderungsgründe, die wir noch nicht am Radar hatten? Und gibt es Unterschiede in den Warengruppen, wie begründen sich diese?“ All das sei essenziell, um Digitalisierung im Einkauf zu verstehen, Optimierungspotenzial zu erkennen und zielorientiert zu nutzen.

Entscheidungsgrundlage für Initiativen

„2022 haben wir die Verarbeitung von EDI-Eingangsrechnungen um einen AI-Kanal ergänzt, der PDF-Rechnungen automatisiert ausliest. Dadurch sank die manuelle Bearbeitungsquote von 36 auf 9 Prozent in 2023, während der Anteil elektronischer Rechnungen, die voll EDI-automatisiert sind, von 21 auf 70 Prozent anstieg“, zeigt sich Mair zufrieden. Trotzdem lohne es sich genau hinzusehen: „Mit unserem Tool sehen wir bis auf Wochenbasis, wo der elektronische Austausch klappt – und können die Gründe analysieren, wenn es manuelle Ausreißer gibt.“ Der Einkaufsexperte gibt ein Beispiel: „Wenn wir beispielsweise mit einem Lieferanten eine EDI-Strecke haben, sollte der Automatisierungsgrad 100 Prozent sein. Ist er das nicht, kann der Grund etwa darin liegen, dass wir in Stück bestellen, die Lieferung aber packungsweise erfolgt. Oder dass Aufschläge ein manuelles Clearing notwendig machen.“ Neben diesen behebbaren Abstimmungsdiskrepanzen können aber auch Freitextbestellungen ursächlich sein: „Die sind bei 3CON durch unsere DIG GmbH Procurement Plattform grundsätzlich erwünscht. Unsere bisherigen Erfahrungen helfen uns bei der Einschätzung, um bei Bedarf Initiativen zu setzen.“

EDI mit Webportal

Neben EDI nutzt 3CON auch das DIG Web-EDI als Eingangskanal. „Vor allem im technischen Einkauf, wo wir u.a. zeichnungsbasierte Teile von klassischen Fertigungsbetrieben beziehen, bewährt sich dieser Weg!“ Bislang wurden seit Anfang des Jahres 2023 rund 2.500 Bestellungen so abgewickelt, dass die Lieferanten ihre Bestelldaten inklusive der Konstruktionszeichnung (nach einer Information per eMail) über ihren Zugang zum Webportal beziehen und dort auch ihre Auftragsbestätigungen, Lieferscheine und Rechnungen eingeben bzw. uploaden. „Wir nutzen diesen Kanal aber auch, um etwaige Abänderungen effizient zu kommunizieren“, erzählt Mair. „Und das bidirektional: Es kommt nämlich auch vor, dass der Produzent uns auf Optimierungsmöglichkeiten hinweist.“ Die Akzeptanz dieses Kommunikationswegs ist jedenfalls hoch, denn: „Auch das vorgeschaltete Sourcing, also die Ausschreibung von Aufträgen, läuft über eine solche Portallösung. Und den Lieferanten kostet es nichts, während die zentrale Informationsverfügbarkeit bzgl. des aktuellen Status Vorteile bringt.“

Partnerschaftliche Digitalisierung

Dass die Erfolgsquote derartigen Informationsaustauschs in der Regel schnell beeindruckt, hat für Mair gute Gründe: „Digitalisierung funktioniert nur partnerschaftlich. Wir gehen auf unsere Lieferanten zu, denken unsere gemeinsamen Aufwände für den Belegaustausch durch und entwickeln eine Strategie. Dann setzen wir uns mit den Spezialisten der DIG zusammen und schauen, wie eine konkrete Lösung aussieht.“ Entwicklung statt Hauruck-Aktion: „In Kontakt bleiben, Erfahrungen sammeln und laufend Schritt für Schritt verbessern, Zeit lassen für Vorbereitungen und Tests, das ist unser Weg. Und erst wenn der erfolgreich ist, gehen wir die nächsten Partner an.“ So schaffte man es im technischen Einkauf mit mittlerweile sechs per EDI angebundenen Lieferanten die Rate elektronisch übermittelter Bestellungen insgesamt innerhalb weniger Monate zu verdoppeln. „Auch die Auftragsbestätigungen sind wichtig, weil diese früher einen hohen manuellen Aufwand bedeuteten – hier entlastet Digitalisierung die Kollegen spürbar!“ Mit DIG verfügt man über einen Partner, der Lösungen mitdenkt und entwickelt: „Die Kanban-Bewirtschaftung stellte uns beispielsweise vor größere Probleme, weil die Monatsrechnungen auf die jeweiligen Inseln manuell aufzuteilen waren. Mit der Auftragsbestätigung samt auf die Kanbaninsel bezogene Bestellnummer konnten wir das lösen. Bei der Schüttenbefüllung gingen wir hingegen den Weg, Aufträge als CSV-Dateien automatisch als Bestellung anzulegen usw. Je nach Workflow braucht es also eine gewisse Lösungskreativität und technische Flexibilität.“ Bei über 1.000 aktiven Lieferanten im Jahr sei es jedoch nicht das Ziel, wirklich jeden digital anzubinden: „Aber schon die Hauptlieferanten bringen sehr viel an Effizienz.“

Mitarbeiter aufbauen statt einsparen

„Auch wenn wir durch Digitalisierung zwei Positionen nicht nachbesetzen mussten, geht es nicht um Personaleinsparung, im Gegenteil!“ Denn die Transformation von der (Daten-)Pflegeabteilung hin zur Hochleistungs-Beschaffung benötigt Ressourcen: „Unser Fokus liegt heute verstärkt im strategischen Bereich, damit ändern sich aber auch die Anforderungen. Bei 3CON begleiten wir unsere Einkäufer bei diesem Wandel – und die Digitalisierung sorgt für den nötigen Freiraum.“ Auch hierbei unterstützt das Analyse-Tool: „Ich kann bis auf Mitarbeiterebene hineinzoomen und sehe objektiviert, wer von der Digitalisierung welcher Lieferantenbeziehungen profitiert und entlastet wird – und wo es Unterstützung braucht. Auch diese Organisationsentwicklung wird von unserem Daten-Cockpit und DIG als flexiblen Digitalisierungspartner optimal unterstützt!“