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    So starten Ihre Ausgangsrechnungen

    Der Ausgangsrechnungs-Workflow beginnt, sobald eine fertige Rechnung aus dem ERP-System an das Verarbeitungsportal übermittelt wird. Die Rechnung liegt dabei in einem strukturierten elektronischen Format vor (z.B. xRechnung oder ZUGFeRD) und wird vom System automatisch empfangen. Anschließend erfolgt eine automatische Grundprüfung: Vollständigkeit, Kundendaten und Duplikate werden überprüft, sodass nur korrekt aufgearbeitete Rechnungen weiterverarbeitet werden.

    Fehlerhafte oder unvollständige Rechnungen werden gestoppt und entsprechende Hinweise zurück an das ERP-System gegeben oder an die zuständigen Mitarbeiter zur Nachbearbeitung weitergeleitet. Am Ende dieser ersten Schritte steht eine vollständig geprüfte, fehlerfreie Rechnung, die bereit ist, an den Kunden digital versendet zu werden.

     

    Vorteile der automatisierten Ausgangsrechnung
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    Erhebliche Zeitersparnis bei der Rechnungsbearbeitung

    Der Ausgangsrechnungs-Workflow steigert die Effizienz erheblich, indem Rechnungen direkt aus dem ERP-System übernommen und automatisch verarbeitet werden. Manuelle Bearbeitung entfällt, die Rechnungsstellung erfolgt deutlich schneller, und Prüfungen werden automatisch durchgeführt, was Zeit spart.

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    Qualität & Compliance

    Der Workflow sorgt für höchste Qualität und rechtliche Sicherheit. Vollständigkeits- und Plausibilitätsprüfungen reduzieren Fehler, gesetzliche Vorgaben werden eingehalten, Duplikate vermieden und standardisierte Formate wie xRechnung oder ZUGFeRD sichergestellt.

     

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    Transparenz & Kontrolle

    Jeder Verarbeitungsschritt wird lückenlos dokumentiert, der aktuelle Status ist jederzeit in Echtzeit abrufbar, und alle Rechnungen lassen sich zentral überwachen. So behalten Sie jederzeit den vollen Überblick über Ihre Ausgangsrechnungen.

    IL-ERP

    Nahtlose Integration & Schnittstellen

    Die Lösung integriert sich problemlos in Ihre bestehende IT-Landschaft. Direkte ERP-Anbindung über standardisierte Schnittstellen, automatische DMS-Archivierung und flexible Konnektoren zu verschiedenen Kundensystemen sorgen für einen durchgängigen Datenfluss ohne Medienbrüche.

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    Skalierbarkeit & Zukunftssicherheit

    Unabhängig ob Sie 100 oder 10.000 Rechnungen pro Monat verarbeiten. Das System wächst mit Ihren Anforderungen mit. Neue Rechnungsformate und gesetzliche Änderungen werden automatisch eingespielt, sodass Sie stets auf dem aktuellen Stand bleiben.

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    Reduzierte Betriebskosten

    Weniger manuelle Nacharbeit, eliminierte Portokosten durch digitalen Versand, reduzierte Papier- und Druckkosten sowie weniger Personalaufwand für Routinetätigkeiten senken Ihre Gesamtkosten im Rechnungsausgang nachhaltig.

    Häufige Fragen zur Ausgangsrechnung

    • Unsere Lösung unterstützt die beiden wichtigsten Standards für elektronische Rechnungen: xRechnung (der deutsche Standard für die öffentliche Verwaltung) und ZUGFeRD (hybrides Format mit XML-Daten und PDF). Bei ZUGFeRD-Dateien extrahiert das System automatisch das eingebettete PDF für eine optimale Darstellung. Zusätzlich können klassische PDF-Rechnungen verarbeitet und in die digitalen Formate konvertiert werden.

    • Unser System führt eine mehrstufige Validierung durch: Zunächst werden alle gesetzlich vorgeschriebenen Pflichtfelder geprüft (Name/Anschrift, UID-Nummern, Rechnungsbeträge, Steuersätze, etc.). Anschließend erfolgt eine Duplikatserkennung anhand von Rechnungsnummer, Kreditor und Jahr. Zum Abschluss werden die Kundendaten validiert, um eine korrekte Zustellung sicherzustellen. Bei Fehlern wird der Prozess automatisch gestoppt und Sie erhalten eine detaillierte Fehlermeldung.

    • Neben unserer bewährten Proalpha-Integration unterstützen wir alle gängigen ERP-Systeme wie SAP, Microsoft Dynamics, Sage, DATEV und viele weitere. Die Anbindung erfolgt über standardisierte Schnittstellen (REST-APIs, XML, JSON) oder individuell entwickelte Konnektoren. Unser Expertenteam analysiert Ihre bestehende ERP-Landschaft und entwickelt die optimale Integrationsstrategie für Ihren Rechnungsausgang.

    • Bei Übertragungsfehlern greift unser mehrstufiges Fehlerbehandlungssystem: Technische Fehler werden automatisch an die IT-Verantwortlichen gemeldet, inhaltliche Probleme an die Fachabteilungen. Jeder Fehler erhält einen spezifischen Fehlercode und eine detaillierte Beschreibung. Der aktuelle Status wird in Echtzeit an Ihr ERP-System übertragen, sodass Sie immer über den Bearbeitungsstand informiert sind. Bei kritischen Problemen können autorisierte Power-User manuell eingreifen und Prozesse neu starten.

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