Eingangsrechnungen digital verarbeiten

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Verschiedene Wege des Rechnungseingangs

Unternehmen erhalten Rechnungen auf vielen Wegen, per E-Mail, über digitale Schnittstellen wie EDI oder direkt von Behörden. Jede Eingangsrechnung kann unterschiedliche Formate und Datenstrukturen haben, was den Rechnungseingang ohne automatisierte Prozesse zeitaufwendig und fehleranfällig macht.

Mit unserem digitalen Invoice-Processing werden alle Eingangsrechnungen zentral erfasst, automatisch aufbereitet und standardisiert. So sind die Daten sofort nutzbar, der Prozess transparent und Mitarbeiter entlastet. Vom Empfang bis zur Übergabe an das ERP-System sorgt unser System dafür, dass der gesamte Rechnungseingang effizient, nachvollziehbar und digital erfolgt.

E-Mail-Integration für Ihre Eingangsrechnung

Automatische Extraktion aus E-Mail-Anhängen
Unterstützung aller gängigen Dateiformate
Sofortiger Start der Validierung nach Rechnungseingang

EDI-Schnittstellen für den Rechnungseingang

SOAP Webservice, HTTPS, SFTP
X.400, OFTP2 mit vollständiger Verschlüsselung
Direkte Eingangsrechnung-Übertragung von Geschäftspartnern

Behörden-Portal

Sichere Übertragung von öffentlichen Stellen
Standardisierte Formate für Behörden-Rechnungseingang

KI-gestützte OCR für intelligente Eingangsrechnung-Erkennung

Automatische Datenextraktion aus PDF-Dokumenten

Unsere fortschrittliche OCR-Technologie (Optical Character Recognition) in Kombination mit Künstlicher Intelligenz extrahiert automatisch alle rechnungsrelevanten Daten aus Ihren Eingangsrechnungen. Das System verarbeitet verschiedene Dateiformate - PDF, TIFF, PNG, JPG, GIF und WEBP - und konvertiert diese in strukturierte, maschinenlesbare Daten für die weitere automatisierte Verarbeitung.

Die KI-gestützte Datenextraktion erfasst präzise:

Rechnungsgrundlagen: Rechnungsnummer, Belegdatum und Zahlungsbedingungen
Geschäftspartner-Informationen: Vollständige Lieferanten- und Empfängerdaten inklusive Adressen
Rechnungspositionen: Detaillierte Erfassung von Mengen, Preisen und Artikelbezeichnungen
Finanzinformationen: Netto-, Brutto- und Steuerbeträge sowie spezifische Steuersätze

Klassifizierung der Eingangsrechnung

Unser System erkennt automatisch den Rechnungstyp und ordnet jede Eingangsrechnung dem passenden Prozess zu:

RMB (Rechnung mit Bestellbezug): Wird direkt mit den Bestellungen abgeglichen.
ROB (Rechnung ohne Bestellbezug): Wird in die passenden internen Prozesse geführt.
Weitere Typen: Gutschriften, Teil- oder Anzahlungsrechnungen werden korrekt zugeordnet.

Diese Klassifizierung sorgt dafür, dass jede Eingangsrechnung auf dem richtigen Workflow-Pfad verarbeitet wird – entweder vollautomatisch oder bei Bedarf mit manueller Ergänzung.

Zentrale Erfassung aller Eingangsrechnungen

Alle Rechnungen laufen an einem zentralen Ort zusammen, unabhängig vom Kanal. Dadurch haben Unternehmen jederzeit vollständige Transparenz über ihren Rechnungseingang. Kein Dokument geht verloren, jede Rechnung ist nachvollziehbar und kann direkt in die weiteren Prozesse überführt werden. Dies erleichtert nicht nur die interne Verwaltung, sondern unterstützt auch die Einhaltung von Compliance-Vorgaben.

Automatische Datenerfassung mit OCR & KI

Ganz egal ob Papier, PDFs oder Bilder: Unser System erkennt automatisch alle relevanten Daten einer Eingangsrechnung. Mittels OCR und KI werden Rechnungsinformationen präzise ausgelesen, geprüft und strukturiert aufbereitet. So entfällt manuelles Abtippen komplett, die Daten stehen sofort in verarbeitbarer Form bereit und der gesamte Workflow wird deutlich beschleunigt. Das spart Zeit, reduziert Fehler und ermöglicht ein schnelles, effizientes Rechnungsmanagement.

Automatische Prüfung und Validierung

Jede Eingangsrechnung wird auf Vollständigkeit, Plausibilität und Konsistenz geprüft. Das System erkennt Abweichungen oder fehlende Angaben automatisch und informiert die zuständigen Mitarbeiter. So können Unklarheiten gezielt bearbeitet werden, während korrekt übermittelte Rechnungen vollautomatisch weiterverarbeitet werden. Dies sorgt für maximale Sicherheit, minimiert Verzögerungen im Rechnungseingang und entlastet das Team erheblich.