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Referenz Austrian Institute of Technology

eProcurement für 1500 potenzielle Nutzer*innen

Das Austrian Institute of Technology (AIT) ist Österreichs größte außeruniversitäre Forschungseinrichtung und Spezialist für die zentralen Infrastruktur-Themen der Zukunft. So liegt es auf der Hand, auch für die Beschaffung belastbare und moderne Strukturen zu errichten. Die besondere Herausforderung dabei: Eine gewaltige Bandbreite an Waren und Dienstleistungen sowie ein hoher Anteil an Einmalbeschaffungen.

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Branche: Research & Technology Organisation

Web: ait.ac.at

„Im Konzern arbeiten ca. 1.500 Personen – und alle dürfen ohne große Einschränkungen bestellen“, bringt DI (FH) Markus Zörnig, Stellvertretender Leiter für Purchasing & Logistics, die Ausgangssituation auf den Punkt. Verschärft wird das durch die extrem breite fachliche Aufstellung des AIT: Mit sieben Centern Energy, Low-Emission Transport, Digital Safety & Security, Vision Automation & Control, Health & Bioresources, Technology Experience und Innovation Systems & Policy ist man in verschiedensten Fachgebieten aktiv. Dazu kommen noch drei Tochterunternehmen in den Bereichen Leichtmetallforschung, Nuclear Engineering und Seibersdorf Labor hinzu: „Das bringt eine endlose Weite an potenziellen Beschaffungen mit sich – da als Einkäufer*in überall die geforderte Produktkenntnis mitzubringen, ist schlichtweg unmöglich.“

Untypischer Einkaufsprozess

Da die zu bestellenden Produkte oft einen sehr fachspezifischen Zugang erfordern, übernehmen die Forscher*innen selbst die Vorarbeiten: „Insofern weichen wir im AIT vom klassischen Einkauf ab. Auch Alternativangebote werden nicht selten direkt vom Anforderer eingeholt, weil nur diese/r die Gleichwertigkeit beurteilen kann.“ Trotzdem startete man im Jahr 2016 das ehrgeizige Projekt eProcurement: „Meine ehemalige Vorgesetzte, Frau Schwabach, hat dieses Ziel vor ihrer Pensionierung ins Leben gerufen.“ Als zentrales System sollte das Dokumentenablage- und Workflowsystem DOXiS von SER Group fungieren. „Das liegt hauptsächlich an der Art unserer Projekte: Wir müssen Kalkulationen und Verträge steuern, Freigaben für Fördergelder einholen, Wirtschaftsprüfern Zugriffe ermöglichen usw. Deshalb spielt DOXiS so eine wichtige Rolle im Unternehmen."

Effiziente Systemintegration

Im Erstgespräch mit der DIG wurden alle Prozesse analysiert. „Uns war es wichtig, den gewohnten Einstieg über das DOXiS beizubehalten. Auch die Freigabeprozesse sollten in der gewohnten Umgebung erfolgen. Wir brauchten also eine flexible Brücke zu SAP, wo die Bestellung letztlich generiert wird.“ Genau diese Integration historisch gewachsener Strukturen in eine effiziente Gesamtlösung ist eine Spezialität der DIG. „Jetzt starten unsere User in DOXiS, von wo sie auf die eProcurement-Plattform kommen. Hier wird der Warenkorb zusammengestellt und die Kontierung vorgenommen. Dann wird der Warenkorb an DOXiS übergeben und die jeweiligen Freigaben eingeholt.“ Tatsächlich wäre das an sich eine Kernkompetenz der DIG-Plattform. „Nachdem wir aber Freigaben in DOXiS gewohnt sind, wollten wir das auch für die Beschaffung hier abbilden. Die Flexibilität der DIG hat uns da jedenfalls positiv überrascht!“

> DI (FH) Markus Zörnig ist mit der Flexibilität der DIG sehr zufrieden.

Freitextbestellungen und Kataloge

„Unsere Herausforderung liegt in der Anzahl potenzieller Produkte. Und darin, dass wir diese im Regelfall vor der Bestellung noch gar nicht kennen“, streicht Zörnig die besonderen Umstände bei AIT heraus. Wegen der großen Vielfalt und dem enormen Anteil an Einmalbeschaffungen ist Katalogmanagement nur bedingt einsetzbar: „Aus einer großen Schweißanlage kann man keinen Katalogartikel machen. Deshalb haben wir einen hohen Anteil an Freitextbestellungen, die dann im Einkauf weiterbearbeitet werden. Daneben bemühen wir uns aber auch, das Angebot an Katalogartikeln auszubauen.“ Angelegt werden dabei verschiedene Kataloge z.B. für Arbeitsschutz, Standardmöbel (mit eigenen Vorgaben für jedes AIT-Unternehmen), Küchenbedarf u.v.m. „Die Erstellung von Content-Katalogen mit Excel-Listen und der Upload per DIG-Catman ist denkbar einfach.“ Mittlerweile sind immerhin schon 17 Kataloge verfügbar.

Auch im Bereich der Dienstleistungsbeschaffung sollen Standardisierungen erfolgen und durch Bündelungen z.B. im Bereich Facility Management Effizienzpotenzial realisiert werden: „Dann kann der Bedarfsträger Leistungen auf Basis verhandelter Stundensätze anfordern. Der geschätzte Aufwand wird je nach Angebot des Dienstleisters eingetragen, ebenso der Termin für die Durchführung.“ Dabei spielen Freitextmasken und Kataloge zusammen: „Bei vielen Leistungen gibt es bei uns vertraglich vereinbarte Fixtermine. Etwa bei der Kalibrierung eines Geräts. Aber auch diese können über die Freitextmaske verändert werden – trotzdem sind es Katalogbestellungen.“

Komplexe Freigaberegelungen

„Grundsätzlich bevorzugen wir OCI-Anbindungen, Sortimentseinschränkungen je nach Bedarfsträger*innen gibt es keine.“ Lediglich für bestimmte Produktgruppen wie etwa Soft- und Hardware oder Mobiltelefone sind Sperren vorgesehen: „Da arbeiten wir mit speziellen Anbietern zusammen. Eine entsprechende Bedarfsanforderung ergeht dann immer an unser 12-köpfiges Einkaufsteam.“ Die notwendigen Informationen dazu liefert ECLASS. Welche Stellen konkret einzubeziehen sind, ergibt sich aus der Warengruppe und der Art der Beschaffung. „Bei Investitionsgütern ist z.B. immer der Einkauf beteiligt, weil hier Verhandlungen notwendig sind.“ Vergleichsangebote können die Anforder*innen, aber auch direkt einholen: „Im Bereich Chemikalien haben wir z.B. fünf Anbieter*innen gelistet.“ Bestellte Katalogartikel werden direkt durch die DIG-Plattform an SAP übergeben und eine Kopie der Bestellung im DOXiS abgelegt – sowohl im PDF- als auch im XML-Format. Ebenso werden hier Folgedokumente wie Rechnungen oder Auftragsbestätigungen gespeichert. Die Lieferantenkommunikation selbst erfolgt via EDI bzw. per Mail und PDF.

Hoher Nutzungsgrad

Je nach Produktgruppe wird das eProcurement unterschiedlich stark genutzt: „Beim Angebot von VWR Healthcare erreichen wir einen Nutzungsgrad von 50%, Kataloge wie RS Components liegen darüber. Insgesamt wollen wir jedenfalls 80% bei den Katalogen und 20% bei Freitextbestellungen erreichen.“ Von den 1.500 Mitarbeitern nutzen rund 700 das System: „Das ist aber insoweit irreführend, als dass viele Forscher*innen die Bestellung an ihr Büro auslagern, das eProcurement also indirekt nutzen.“ Das System selbst wurde in einer Zeit von etwa einem Jahr ab dem Kick-off entwickelt. „Der Go-Live erfolgte im Januar 2017. Rückfragen von Usern haben wir kaum, es ist alles selbsterklärend. Neben dem Ausbau des Katalogangebots arbeiten wir aktuell mit DIG an der automatisierten Verarbeitung von Lieferscheinen usw. Hier soll u.a. ein automatisierter Abgleich erfolgen.“