Referenz Roto Frank

eProcurement vereinheitlicht Einkaufspolicy

Die Roto Frank Fenster- und Türtechnologie GmbH hat ihren Hauptsitz in Leinfelden-Echterdingen bei Stuttgart in Deutschland. Die Steilvorlage für die Einführung von eProcurement beim weltweit agierenden Hersteller von Baubeschlägen kam allerdings aus Kalsdorf in Österreich. Dort registrierte Claudia Kettl eine zunehmende Zahl an Webshop-Bestellungen, die transparenter und effizienter abgewickelt werden sollten – und das am besten in einem einzigen System! Mit dem Projekt wurde gleichzeitig die Einkaufs-Policy beider Standorte vereinheitlicht.

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Branche: Wohnungs- und Industriebau

Web: roto-frank.com

„Vor etwa zwei Jahren setzten wir uns zum Ziel, möglichst viele Bestellungen in unserem SAP-System zu bearbeiten“, erinnert sich die Kalsdorfer Zentraleinkäuferin. Vor allem die zunehmende Zahl an individuellen Bestellungen in immer mehr verschiedenen Webshops machte die Suche nach „einer Lösung für alle und alles“ erforderlich. Denn alleine in der Kalsdorfer Produktion lösen 25 Kolleg*innen Bestellungen aus. Bisher wurde dafür in SAP eine Bedarfsanforderung mit dem jeweiligen Webshop und der Produktnummer angelegt und an den Einkauf weitergeleitet. „Im Einkauf haben wir uns dann im genannten Webshop eingeloggt, den Preis aus dem Webshop geholt und die Bedarfsanforderung in eine Bestellung umgewandelt.“

Online recherchiert, offline überzeugt

Dass dieser Ablauf mit mindestens zwei Webshop-Besuchen und entsprechenden Anmeldungen pro Bestellung Optimierungsmöglichkeiten bot, lag auf der Hand. Also hat Kettl online recherchiert und in der DIG GmbH, dem österreichischen Experten für Business-Digitalisierung, einen sehr flexiblen Partner gefunden. Bereits nach dem ersten Gespräch kannte Kettl alle Möglichkeiten und war sich sicher: „Ich hatte gleich das Gefühl, an der richtigen Stelle zu sein! Natürlich wäre ein durchgängiges Purchase-to-Pay die Krone der Digitalisierung gewesen. Für uns war es aber wichtig, mit einem relativ einfachen Bestellwesen für die Produktion zu beginnen, das wir dann flexibel ausbauen können.“

einfaches Bestellsystem als Start
flexibler Ausbau jederzeit möglich

Hocheffiziente Projektabwicklung

Optimierungspotenzial ideal zu realisieren, bedeutet, ineffiziente Prozesse zu verbessern und bestehende, gute Abläufe zu erhalten: „Wir waren die Freigaben im SAP gewohnt. Hier waren auch die Einkäufergruppen angelegt, und dort sind sie auch geblieben“, erklärt die Kalsdorfer Roto-Expertin für den strategischen Einkauf. Um das zu ermöglichen, fragt die Software DIG.procure alle 15 Minuten für jede Bestellung den Status ab. Sobald die Freigabe erfolgt ist, wird diese an den Lieferanten gesendet – entweder per EDI oder als PDF per E-Mail. Die Umsetzung dieser Lösung erfolgte ab dem Kick-off im Oktober 2020 in knapp sechs Monaten – trotz Weihnachtspause. Anfang April 2021 ging das System in den Live-Betrieb. Und das obwohl im Laufe der Umsetzung die Anforderungen stiegen: „Uns war es wichtig, dass nur jene Kontierungselemente sichtbar sind, die die konkrete Bestellung betreffen. Das erleichtert die Arbeit und vermeidet Fehler.“ Da SAP jedoch über eine Vielzahl an Kontierungselementen verfügt, mussten als Filter komplizierte Selektionskriterien definiert und zur DIG-Plattform repliziert werden. „Welche Elemente wir für die jeweilige Bestellung benötigen, war uns am Anfang auch nicht ganz klar. Das stellte sich erst im Laufe des Projekts heraus. Für das Projektmanagement der DIG war das aber kein Problem!“

Sichere Planung durch SAP-Spezialist

Ermöglicht wurde diese schnelle und effiziente Umsetzung nachträglicher Anforderungen durch die seit rund 20 Jahren bestehende Partnerschaft mit dem Linzer SAP-Dienstleister INFORMATICS. „Für DIG bringen wir unsere ganze Kompetenz in der Entwicklung von Schnittstellen ein. So können die realen Geschäftsprozesse abseits allfälliger SAP-Standards abgebildet werden“, fasst INFORMATICS-Gründer Otto Kitzmüller zusammen. Nach etwa 50 gemeinsamen Projekten eingespielte Abläufe bilden dabei einen wesentlichen Vorteil für Kunden wie Roto. Denn die frühe Integration der Expert*innen von INFORMATICS in die Kundenabstimmung der DIG garantiert klare Definitionen. Und die können bei Bedarf im Projektverlauf sehr ökonomisch angepasst werden, denn: „Die handelnden Personen kennen sich und DIG weiß genau, wie unsere Business-Logik funktioniert. So sparen wir gemeinsam Termine, Abstimmungsrunden und damit Zeit und Geld“, weiß Kitzmüller und betont: „Das wirkt sich natürlich auch zugunsten der Budgettreue im Angebot und des veranschlagten Zeitrahmens aus!“

>Otto Kitzmüller bringt mit seinem Unternehmen INFORMATICS die nötige SAP Schnittstellenkompetenz in die Partnerschaft mit DIG ein.

Reibungsloser Projektanlauf

Nach dem Produktivstart am 7. April 2021 konnten allein im ersten Monat bereits 200 Bestellpositionen verbucht werden. Kettl freut sich über das gelungene Projekt. Derzeit arbeiten unter anderem 20 Personen in Kalsdorf mit dem System. „Das Angebot besteht aus internen und externen Katalogen. Zum Start hatten wir zehn Kataloge angebunden – sechs Contentkataloge und vier OCI-Shops. Damit wollten wir eine Überlastung der Administration im Hintergrund vermeiden, zum Beispiel, wenn ein Artikel nicht gefunden wird, die ECLASS-Nummer nicht stimmt usw.“

Aufgrund der guten Erfahrungen und der positiven Nutzer-Rückmeldungen will man jetzt rasch ausbauen. „Das sehen wir aber nicht als große Hürde, denn das Onboarding mit Frau Elias von der DIG läuft extrem komfortabel!“ Begeistert zeigt sich Kettl nicht nur vom gesamten Team aus Linz, sondern auch von den Einschulungen, die sie als SAP-Key-Userin verantwortet: „Unsere KollegInnen sind echt glücklich damit. Das System ist einfach und selbsterklärend, die Zeit- und Kostenersparnis enorm.“ Dementsprechend wird der Anwenderkreis jetzt zügig erweitert – zunächst auf alle 25 Bestellberechtigten im Werk Kalsdorf.

Adaptionen schnell umgesetzt

Kettl zeigt sich mit dem Projektablauf sehr zufrieden: „DIG hat sich auf unser Tempo eingestellt, wodurch die Zusammenarbeit sehr harmonisch verlief.“ Verbesserungsmöglichkeiten, die sich seit dem Go-Live gezeigt haben, werden schnell und kulant umgesetzt. „Trotz der intensiven internen Tests haben wir z. B. übersehen, dass wir unterschiedliche Steuerschlüssel benötigen. Die wurden sehr schnell eingestellt. Überhaupt bekommt man auf Fragen immer umgehend Antworten.“

Vereinheitlichte Einkaufs-Policy

Am Standort der Roto-Konzernmutter in Leinfelden-Echterdingen bei Stuttgart überzeugte die österreichische Initiative von Anfang an: „Unser Konzerneinkaufsleiter Harald Böhm hat gleich mitgezogen und DIG auch in Leinfelden parallel eingeführt.“ Roll-outs auf weitere Roto-Standorte sind in Planung. Und dabei wird ganz nebenbei auch die Einkaufs-Policy der Standorte vereinheitlicht.