Dynamisches Dienstleistungs-E-Procurement für EGGER

Mit der dezentralen Bestellung von Dienstleistungen über die DIG E-Procurement-Plattform nimmt der weltweit führende Hersteller von Holzwerkstoffen die nächste Hürde auf dem Weg zur bestmöglichen Automatisierung in der Beschaffung. „Wir streben bis zu 75% Automatisierungsgrad an – und das bis 2022. Mit der DIG haben wir dazu den passenden Partner gefunden“, so Gerd Hesse, Leiter Einkauf Technik für Deutschland.

Zwei Standorte bündeln in der EGGER Gruppe mit international 19 Werken die treibenden Kräfte: Brilon in Deutschland und St. Johann/Tirol in Österreich. „Wir arbeiten als Team über mehrere Länder hinweg, um die Voraussetzungen zu schaffen, unser Potenzial im strategischen Einkauf auszuschöpfen. Dabei kombinieren wir möglichst viele Sichtweisen zu Lösungen, die in der gesamten Gruppe eingesetzt werden können – so auch beim E-Procurement für Dienstleistungen“, erzählt Dominik Lenz, Einkauf Technik in Brilon.

First-Mover bei Dienstleistungseinkauf

Nach der erfolgreichen Einführung des DIG E-Procurement vor rund acht Jahren kam angesichts zunehmenden Outsourcings bald der Wunsch auf, auch die Dienstleistungsbeschaffung in einem dezentralen Prozess abzubilden. „Anfangs dachte ich, wir sind ja nicht die Einzigen, die mit Dienstleistern arbeiten. Da muss es doch eine fertige Lösung geben. Umso mehr überraschte mich das Gegenteil. Und je tiefer wir in die Komplexität unserer Anforderungen eintauchten, desto deutlicher wurde für uns, hier eine Art First-Mover-Rolle zu spielen“, erinnert sich Hesse. Und diese Rolle war eine Fordernde: „Wir wollten eine möglichst einfache Handhabung und das System musste selbsterklärend sein, um neue Nutzergruppen zu motivieren und die Anbindung weiterer Standorte zu erleichtern. Gleichzeitig sollte es alle Prozesse für die Nutzung in der Zukunft beinhalten. An dieser Aufgabenstellung drohten wir an manchen Stellen zu verzweifeln, aber das Entwicklungs-Tandem mit unserem Projektteam und der DIG führte letztlich ans Ziel!“

Bestellung mit mehreren Beteiligten

„Bei uns läuft das so, dass der Anforderer eine BANF ins System einträgt. Das können z.B. jegliche Instandhaltungsmaßnahmen wie elektrische Arbeiten oder Malerarbeiten sein. Dazu wird eine Abschätzung des Aufwands gegeben, also wieviele Stunden der Dienstleister benötigen wird, um einen Kostenrahmen zu erhalten“, schildert Lenz. „Aber natürlich ist auch eine Abschätzung mit folgendem Angebot des Lieferanten möglich.“ Eine Bestellung selbst kann nach den Regeln des eingesetzten SAP nur eine Führungskraft mit Budgetverantwortung auslösen – diese ist aber oft nicht der konkrete Bedarfsträger: „Deshalb gibt es im Formular ein Feld, wo der Ansprechpartner von EGGER als technischer Koordinator vor Ort angegeben wird.“ Dieser ist der Ansprechpartner für den Lieferanten, geht die Arbeit mit ihm durch, bestätigt den Leistungsnachweis usw. „Über einen eigenen Zugang zum System gibt der Lieferant dann seinen Aufwand ein, also die geleisteten Stunden. Allfällige Zuschläge für Arbeiten an Feiertagen o.ä. werden automatisch mit berücksichtigt. Ebenso wird hier der händische Leistungsnachweis hochgeladen.“

Abweichungen bestimmen den Genehmigungsprozess

Es liegt in der Natur der Dienstleistung, dass Stundenschätzungen und Realaufwände nicht immer kongruent sind“, erklärt Hesse den Grund für spezifische Genehmigungsprozesse je nach Ausmaß des Mehraufwands. Ab einer Überschreitung um 25% wird der technische Koordinator bei der Freigabe eingebunden. Dieser prüft die Überschreitung auf Plausibilität, die Führungskraft erhält lediglich eine Benachrichtigung. „Alternativ kann die Führungskraft die Sache aber auch an sich ziehen. Anders bei einer Überschreitung um über 60%, dann wird der Koordinator übersprungen und der Fall gleich direkt von der Führungskraft bearbeitet.“ Diese Grenzwerte können flexibel festgelegt werden – und das nicht nur für jeden Lieferanten. Lenz bringt ein praktisches Beispiel für diese Funktion: „Bedeutsam wird dies vor allem bei Projekten wie beim Neubau von Anlagen. Da macht es Sinn, die Prozentwerte zu verringern, um frühzeitig auf Kostenüberschreitungen einzelner Gewerke im Sinne der Kalkulationssicherheit des Gesamtprojekts reagieren zu können.“

Go-Live und Roll-out

Nach rund 1,5 Jahren Umsetzung und 6 Monaten Testphase erfolgte das Go-Live am Standort Brilon: „Ab dem zweiten oder dritten angebundenen Lieferanten haben sich die unterschiedlichen Arbeitsweisen gezeigt – da wurden Adaptionen notwendig, die vom Team der DIG flexibel umgesetzt wurden“, berichten Hesse und Lenz von einem stetig wachsenden Prozess, von dessen Nutzen er überzeugt ist. „Nach rund 460 Bestellungen in den vergangenen 18 Monaten sind wir mehr als zufrieden. Der erwartete Zeitvorteil ist eingetreten, was das enorme Potenzial für unsere Gruppe bestätigt!“ Dementsprechend wird das System aktuell auf die Standorte Wismar und Gifhorn ausgerollt. „Die einfache Bedienbarkeit des Systems hat die anfänglich skeptischen Kollegen aus den anderen Werken überzeugt. In den nächsten Monaten sollen weitere Standorte folgen, auch aus anderen Ländern.“
Während in Brilon aktuell sieben Lieferanten angebunden sind, starten die beiden neuen Standorte mit jeweils einem: „Wir haben ganz bewusst jene Lieferanten gewählt, die im Tagesgeschäft die meiste Arbeit mit sich bringen. Aber natürlich wollen wir möglichst schnell viele weitere anbinden, sodass sich der Nutzen im Alltag maximiert!“

Großes Ziel P2P

Bis 2022 könne man 75 bis 80% aller Prozesse im Einkauf automatisieren, schätzt Hesse: „Unser Betrieb bringt es mit sich, dass etwa 20% aller Beschaffungen in Zusammenhang mit Notfällen stehen, das ist eben die Herausforderung einer ununterbrochenen 24/7 Produktion. Diese Fälle werden wir nicht automatisieren können, aber den Rest wollen wir möglichst vom Einkauf wegbringen, um uns mehr auf das Strategische zu konzentrieren.“ Dass Bestellungen nur noch ab bestimmten Wertgrenzen vom Einkauf kontrolliert werden und der Rest automatisch direkt an den Lieferanten geht, ist dabei nur ein nächster Schritt von vielen: „Purchase-to-Pay ist unser ganz großes Ziel, aber da sind natürlich verschiedene Abteilungen daran beteiligt. Jedenfalls sind wir froh mit DIG einen Partner zu haben, der auch diesen Bereich abdeckt und mit dem wir diesen gemeinsamen Weg gehen können!“

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