ROSENBAUER setzt auf DIG Katalogplattform

Das dreißigköpfige Einkaufsteam beim Weltmarktführer für Feuerwehrtechnik managt alleine am Standort Leonding rund 11.600 Einmal- und Kleinbestellungen bzw. Bedarfsanforderungen. Der dafür anfallende Zeitaufwand soll mittelfristig in Richtung Null gehen, um die freiwerdenden Ressourcen dem ungleich interessanteren strategischen Einkauf widmen zu können.

„Wir erfüllen Kundenwünsche“, erklärt Rosenbauer Lead Buyer Christian Raab und kommt damit sogleich auf eine zentrale Herausforderung im Einkauf zu sprechen: „Unsere Fahrzeuge sind Sondermaschinen, jeder Kunde hat andere Wünsche – daraus resultiert eine Vielzahl an Teilen, die Einmalbestellungen nach sich ziehen.“ Alle diese Bestellungen finden naturgemäß abseits des geregelten Einkaufsprozesses direkten Materials statt – und sind daher vom strategischen Einkauf zu behandeln. „Ganz gleich, ob zehn Euro für einen speziellen Griff oder zweitausend ausgegeben werden, der Aufwand ist derselbe: Der Einkäufer muss den Lieferanten prüfen, die Bestellbedingungen lesen, Anfragen tätigen, Angebote vergleichen usw. Zwischen einer halben Stunde und einer Stunde werden da im Schnitt eingesetzt.“

Christian Raab - Lead Buyer

Effiziente Umsetzung durch Spezialisten-Partnerschaft

Den hohen verwaltungstechnischen Aufwand sieht man bei Rosenbauer als lohnendes Einsparungsziel: „In der Beschaffung von direktem Material, VMI und SRM arbeiten wir schon seit 10 Jahren mit curecomp zusammen, die uns für mehr Effizienz bei Kleinbestellungen ihren Partner DIG ins Spiel brachte“, erinnert sich Raab an die Erstpräsentation: „Wir haben erkannt, dass der Aufwand in Richtung Null reduziert werden kann – und nach der Entscheidung für das Projekt im Jahr 2018 sehr rasch mit der Umsetzung begonnen!“ Dafür waren 6 Monate geplant: „Nach Start im Juli wurden wir im November fertig – somit einen Monat früher als vorgesehen. Die termingerechte Erledigung und flexible Abstimmungen aller Beteiligten haben uns in unserer Entscheidung mehr als bestätigt! Die DIG Projektleiterin, Frau Semlak, steht uns bis heute für alle Abwicklungsfragen zur Verfügung.“

Perfektes Zusammenspiel von DIG und curecomp

Verkürzt wurde die Laufzeit vor allem durch die bekannten Schnittstellen des ebenfalls in Linz ansässigen Anbieters curecomp, welche der DIG ein rasches Andocken der Lösung an die bestehende Struktur erlaubte: Denn die Bestellungen werden von der Katalogplattform direkt an das eProcurement System clevercure übermittelt. Hier wird eine Bestellnummer aus einem definierten Nummernkreis vergeben und die Bestellung weiter an das Rosenbauer ERP-System geschickt.

Freigabezuständigkeiten aus ERP-System übernommen

„Bei Rosenbauer haben wir klare Konzernvorgaben zur Freigabe der Bestellungen, die in unserem ERP-System MAGIC - eine Eigenentwicklung - abgebildet sind“, erklärt Raab die Herkunft der Freigabezuständigkeiten in Hinsicht auf Kostenstellen und Wertgrenzen. Diese werden vom DIG eProcurement über die Schnittstelle regelmäßig abgeglichen, sodass allfällige personelle Änderungen wie gewohnt im MAGIC vorgenommen werden und im Katalog selbst kein Pflegeaufwand entsteht. Die Zuständigkeit des jeweiligen Einkäufers ergibt sich hingegen aus dem Lieferanten: „Diese sind bei Rosenbauer fix zugeteilt. Zur Freigabe erhält man dann einfach eine E-Mail mit Link zu näheren Angaben – die Anfrage kann der Zuständige einfach per Klick entweder freigeben oder ablehnen.“

Sachkonto über eCl@ss Mapping, drei Buchungsmöglichkeiten

Durch das eCl@ass Mapping erfolgt die Sachkontenzuordnung automatisch, die Nummer selbst kommt vom Lieferanten. Der Besteller kann hingegen auswählen, ob die Beschaffung auf eine bestimmte Kostenstelle, einen Fertigungsauftrag oder einen Investitionsantrag gebucht wird: „Dieser kann vom Laptop für einen Mitarbeiter bis hin zu größeren Projekten mit eigenen Freigabeprozessen reichen – durch die verschiedenen Buchungsmöglichkeiten im Katalog schaffen wir uns im ERP-System bessere Möglichkeiten zur Verfolgung der Investitionen und einen Soll-Ist-Kostenvergleich.“

Hohe Akzeptanz bei den Anwendern

„Seit Jänner 2020 wird das Katalogsystem im Echtbetrieb am Rosenbauer Standort Leonding genutzt“, berichtet Raab und zeigt sich zufrieden: „Von 1.500 Mitarbeitern mit Zugriff zum System haben 200 rund 400 Bestellungen getätigt – angesichts des testweise eingeschränkten Warenangebotes hat uns der bisherige Erfolg überrascht.“ Verfügbar sind aktuell drei Lieferanten mit IT- und Elektronik-Kleinmaterial sowie Büromaterial – die Anbindung zwei weiterer Lieferanten und eine Steigerung der Reichweite ist kurzfristig geplant. Besonders die hohe Akzeptanz durch die Mitarbeiter freut Raab: „Wir haben das System bewusst so ausgestattet, dass grundsätzlich jeder einen Single Sign-On Zugang über unser Active Directory bekommt, im Katalog selbst wird nur gesteuert, welcher Mitarbeiter je nach Standort welchen Katalog sehen darf. Die Entscheidung über die konkret beantragte Bestellung trifft immer der Kostenstellenverantwortliche.“

Weiterentwicklung in den kommenden Jahren

„Die Corona-Krise brachte Verzögerungen mit sich, aber spätestens im kommenden Jahr soll der Roll-out auf weitere Standorte in Österreich und Deutschland erfolgen.“ Dabei werden auch interne Kataloge eingeführt: „Der Bestellschein an die IT für den neuen Laptop oder für Anbauteile aus unserem Werk in Neidling – wir erstellen gerade das Konzept, wie wir diese internen Abläufe mit dem Katalogsystem verbessern können.“ In zwei Jahren wird außerdem das ERP-System abgelöst: „Wir werden auf SAP S/4 HANA umstellen, um konzernweit einheitlich ausgerüstet zu sein. Dann können wir alle weltweiten Standorte integrieren.“

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