MItwachsendes eProcurement und Tail-Spend-Optimierung
Doppelte Tail-Spend-Optimierung bei STEAG
Mit der eProcurement-Lösung von DIG hat man zunächst 2012 die C-Teil-Beschaffung dezentral organisiert und dann 2022 den Unite Marketplace angebunden. Ein knappes Jahr später kommt mit dem Unternehmenssplitting die nächste Revolution: „Wir betreiben jetzt parallel zwei eProcurement-Lösungen zur Tail-Spend-Optimierung“, erzählt der Leiter Einkauf Indirekte Güter, Jörg Zöhler, der das Projekt gemeinsam mit Klaus Merfeld umgesetzt hat.
STEAG steht seit über 85 Jahren international für sichere Energieerzeugung. Von Planung und Entwicklung bis hin zu Betrieb und Vermarktung hocheffizienter Kraftwerke bietet man ein breites Spektrum für die Strom- und Wärmeversorgung. In Deutschland betreibt der STEAG-Konzern Großkraftwerke an Rhein und Ruhr, im Saarland und in Sachsen-Anhalt sowie über 400 dezentrale Anlagen. Unter dem Konzerndach sind die beiden Geschäftsbereiche Iqony und STEAG Power angesiedelt. „Dieser Kernbereichsstrategie folgend wurde nun auch unser bewährtes eProcurement angepasst“, verrät Zöhler.
Gedoppeltes eProcurement
Nach dem erfolgreichen ersten Roll-out der Unite-Anbindung Anfang 2022 wurde Ende desselben Jahres eine signifikante Änderung notwendig, setzt Merfeld fort: „Durch die Aufteilung in Power und Iqony musste das eProcurement beider Bereiche getrennt werden.“ Dazu wurde in einem kurzen Umsetzungszeitraum von Anfang Oktober bis 1. Dezember das gesamte System gespiegelt, die Datenbank kopiert, Mappings geändert, Lieferanten informiert usw. „Außerdem wurde je nach Buchungskreis – also ob die Bestellung aus dem Bereich Power oder Iqony kommt – eine Logik eingebaut, um diese entsprechend zuzuteilen und den richtigen Freigabeprozess auszulösen“, schildert DIG Projektmanager Stefan Cuic. Zöhler zeigt sich zufrieden: „Insgesamt hat das sehr gut funktioniert. Und so ganz nebenbei konnten wir im Zuge dieses Projekts auch die unterschiedlichen Freigabeprozesse vereinheitlichen.“
So einfach wie das E-Tanken an der firmeneigenen Ladestation: der Power Order Shop mit API und somit vollintegriertem Zugriff auf die externen Kataloge von Unite.
600
STEAG-Mitarbeiter nutzen den Power Order Shop
12300000
Bestellvolumen in 2022
46953
Bestellungen über eProcurement in 2022
700
Lieferanten per Unite verfügbar
Klaus Merfeld schätzt die Filtermöglichkeiten der DIG-Plattform bei der Unite-Anbindung.
Digitale Beschaffung schafft notwendige Entlastung
Die tragischen geopolitischen Ereignisse des Jahres 2022 wirkten sich nicht zuletzt auf die Energiebranche aus. „Gerade in diesem Umfeld hat unsere Einkaufsdigitalisierung geholfen“, erklärt Merfeld und Zöhler ergänzt: „Ein Unternehmen unserer Größenordnung wäre ohne automatisierte Prozesse für die Beschaffung von Verbrauchsmaterial undenkbar.“ Damit war Effizienz auch bei der Marktplatzanbindung das bestimmende Thema, schildert Merfeld: „Unser Ziel war es, den Anteil an Freitextbestellungen bzw. Bestellanforderungen über unser SAP zu reduzieren.“
User-Experience als Erfolgsfaktor
Man habe sich ursprünglich verschiedene Anbieter angesehen, erinnert sich Merfeld: „In diesem Prozess wurde uns klar, dass wir einen OCI-Punchout zum Wohle unserer Mitarbeiter unbedingt vermeiden wollten, um Bedarfe effizient ohne umständliche Auswahl des Lieferanten oder Vergleiche in unterschiedlichen Shops zu erfassen.“ Auch die Suche selbst sollte vollständig im Power Order Shop erfolgen, wie die hochgradig individualisierte DIG eProcurement-Plattform bei STEAG genannt wird. Die Lösung: die API-Anbindung von Unite! Das Application Programming Interface erlaubt einen komfortablen, vollintegrierten Zugriff auf externe Kataloge und bietet umfassende Konfigurationsmöglichkeiten sowie performanten Datenaustausch (z. B. Bestelländerung ohne Absprung in den Lieferantenshop). „All das mit überlegener Datengeschwindigkeit, in der unsere User auf das riesige Sortiment von Unite zugreifen können“, zeigt sich Zöhler zufrieden.
Single-Creditor-Prinzip und Sortimentmanagement
„Überzeugt hat uns Unite als Anbieter mit Expertise in der Systemintegration, sodass das gesamte Angebot optimal in unser bestehendes Shop-Sortiment eingebunden werden konnte“, schildert Merfeld. Auch das Single-Creditor-Prinzip wissen die Profis für effiziente Einkaufsprozesse zu schätzen, betont Zöhler: „So haben wir einen Ansprechpartner für alle Themen rund um die Bestellungen bei Unite. Außerdem sparen wir uns zusätzliche Lieferantenadministration.“ Wichtig war die Möglichkeit der Sortimentseinschränkung: „Beim Arbeitsschutz oder der IT unterliegen wir konzernweiten Vorgaben unserer Fachabteilungen – diese Artikel mussten daher neben Weiteren ausgeschlossen werden. Das ist über die DIG Plattform bzw. den Power Order Shop problemlos machbar.“ Über Unite können sogar eigene Lieferanten als Business-Shops mit individuellen Sortimenten und endverhandelten Preisen eingebunden werden. „Wegen unserer Umstrukturierung haben wir dieses Thema allerdings noch aufgeschoben“, wirft Zöhler ein.
Überzeugende Zahlen
„So gut wie keine Beschwerden bei hervorragenden Anwenderzahlen“, fassen Zöhler und Merfeld die Erkenntnisse der vergangenen 12 Monate zusammen. Trotz der rund 40 anderen Kataloge auf der Plattform habe sich Unite erfolgreich etabliert, wie die Umsätze erkennen lassen: „ Mehr als 6700 Beschaffungsvorgänge mit ein Gesamtwert von ca. 1,2 Mio Euro sprechen für eine erfolgreiche Optimierung unserer Tail-Spends!“
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