Tail-Spends mit Marktplatzanbindung reduzieren.
Effektive Tail-Spend-Optimierung bei STEAG
STEAG zählt mit 6.258 Mitarbeitern und 2 Milliarden Euro Umsatz (2020) zu Deutschlands größten Stromerzeugern. In den eigenen Großkraftwerken und über 400 dezentralen Anlagen produziert man 7.121 Megawatt jährlich. „Und auch in unserer Beschaffung geht es um mehr Power“, erklärt Klaus Merfeld, Leiter Einkaufsprozesse & -performance, die Konzernentscheidung für die Erweiterung der bestehenden DIG eProcurement-Lösung um eine Anbindung von Unite per API.
„Unser zentrales Anliegen war eine höhere Automatisierungsquote. Da bot sich eine Marktplatzanbindung an, um den Anteil an Freitextbestellungen bzw. Bestellanforderungen oder BANF über unser SAP zu reduzieren“, schildert Merfeld. Dafür habe sich die Einkaufsprofis am Standort Essen verschiedene Anbieter angesehen. „In diesem Prozess wurde uns klar, dass wir einen OCI-Punchout zum Wohle unserer Mitarbeiter unbedingt vermeiden wollten. Unsere Anforderer sollten in ihrer gewohnten Arbeitsumgebung effizient Bedarfe erfassen, ohne eine umständliche Auswahl des Lieferanten treffen zu müssen oder gar in unterschiedlichen Shops zu vergleichen.“ Auch die Suche selbst sollte vollständig im Power Order Shop erfolgen, wie die hochgradig individualisierte DIG eProcurement-Plattform bei STEAG genannt wird.
Hoher Komfort über eigene Schnittstelle: API
Diesen Anforderungen entsprechend ging der Wunsch eindeutig in Richtung API-Anbindung bei Unite. Denn das Application Programming Interface erlaubt einen komfortablen, vollintegrierten Zugriff auf externe Kataloge und bietet umfassende Konfigurationsmöglichkeiten und performanten Datenaustausch (z. B. Bestelländerung ohne Absprung in den Lieferantenshop). Ebenso rechtfertigt die überlegene Datengeschwindigkeit die Entwicklung einer eigenen Schnittstelle zum riesigen Sortiment von Unite.
So einfach wie das E-Tanken an der firmeneigenen Ladestation: der Power Order Shop mit API und somit vollintegriertem Zugriff auf die externen Kataloge von Unite.
600
STEAG-Mitarbeiter nutzen den Power Order Shop
12300000
Bestellvolumen in 2022
46953
Bestellungen über eProcurement in 2022
700
Lieferanten per Unite verfügbar
Klaus Merfeld schätzt die Filtermöglichkeiten der DIG-Plattform bei der Unite-Anbindung.
Single-Creditor-Prinzip entscheidend.
„Überzeugt hat uns Unite als Anbieter mit Expertise in der Systemintegration, sodass das gesamte Angebot optimal in unser bestehendes Shop-Sortiment eingebunden werden konnte“, schildert Merfeld. Auch das Single-Creditor-Prinzip weiß der Profi für effiziente Einkaufsprozesse zu schätzen: „So haben wir einen Ansprechpartner für alle Themen rund um die Bestellungen bei Unite.“ Im Laufe des Evaluierungsprozesses wurde diese Anforderung zur Grundvoraussetzung. „Es wurde uns schnell klar, dass im Wegfall zusätzlicher Lieferantenadministration ein wesentlicher Vorteil der Plattform liegt.“
Flexible Sortimentseinschränkungen
Die schier endlose Vielfalt von über 25 Millionen verfügbaren Artikeln von über 700 Lieferanten in Deutschland stellt aber auch Herausforderungen, gibt Merfeld zu bedenken: „In einigen Sortimenten wie z. B. Arbeitsschutz gibt es konzernweite Vorgaben unserer Fachabteilungen – diese Artikel mussten daher ausgeschlossen werden. Durch die entsprechenden Filtermöglichkeiten der DIG Plattform bzw. des Power Order Shops war das aber kein Problem.“ Als unproblematisch erwies sich auch die Projektumsetzung: „Die Abstimmung lief sehr gut, der Go-Live erfolgte gemäß Zeitplan. Hervorzuheben ist dabei die gute Zusammenarbeit mit Marco Schirmer von DIG!“
Künftig auch eigene Lieferanten integrieren.
„Unite ermöglicht uns in Zukunft, auch eigene Lieferanten als Business-Shops mit individuellen Sortimenten und endverhandelten Preisen einzubinden – das geht zwar zum Teil auch schon heute, wird dann aber noch mächtiger“, unterstreicht Merfeld mögliche Entwicklungsstufen, bei denen das Single-Creditor-Prinzip mit der zentralen Rechnungsstellung über die Unite Financial Services erhalten bleibt.
Erfolgreicher Roll-out
„Im Prinzip hat sich für unsere User nicht wirklich etwas geändert. Der Zugang zum neuen Angebot ist intuitiv, eine separate Schulung nicht notwendig“, erzählt Merfeld. Der 2012 eingeführte Power Order Shop wird aktuell von 600 Personen genutzt, seit Anfang 2022 ist Unite darüber verfügbar: „Die Rückmeldungen der Kolleg*innen sind positiv, in Q1 wurde rund 3.000 Bestellpositionen über das System abgewickelt, die Anzahl der BANF in SAP haben sich bereits heute spürbar reduziert.“ Und in Zukunft soll sich dieser Effekt mit neuen Nutzergruppen noch steigern, freut sich Merfeld: „Durch das neue Angebot an Verbrauchsmaterialien und Spezialsortimenten wird die Plattform auch für andere Mitarbeitende interessant – wir werden da jedenfalls kräftig die Werbetrommel an den einzelnen Standorten rühren!“
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