Wie man den Einkauf in der Lebensmittelproduktion digitalisiert
Bäckerei im Wandel: Mehr Effizienz durch digitale Beschaffung
Von der Einmann-Bäckerei zum europaweit angesehen Familienunternehmen – Resch&Frisch begeistert Kundinnen und Kunden mit einzigartigen Produkten und innovativen Ideen in der Gastronomie und zuhause. Hands-on-Mentalität beweist man aber nicht nur bei der Produktion von Backwaren, sondern auch beim Einkauf der Rohstoffe und Ge- und Verbrauchsgüter. Denn trotz bevorstehender (!) ERP-Systemumstellung wurde aktuell für einen Teil des Einkaufsvolumens auf einen digitalen Beschaffungsprozess umgestellt, weil selbst in diesem Zwischenstadium die Einsparungspotentiale überzeugen.
„Durch unsere komplexe Struktur, verschiedene Standorte und eine Vielzahl an Beschaffungsprozessen und Lieferpartner:innen entsteht eine hohe Komplexität im Einkauf. Diese wollten wir rasch reduzieren, also bereits vor der im nächsten Jahr geplanten Umstellung auf ein neues ERP“, analysiert der für das Projekt zuständige Resch&Frisch Geschäftsführer DI (FH) Bernhard Prechtl. Dafür wurde bis zur Einführung des neuen Systems der Beschaffungsprozess für nichtbestandsgeführte C-Artikel, die weder einen Lagereingangs- noch einen sonstigen Eintrag im System erfordern, auf das eProcurement System von DIG umgestellt. „Die damit verbundenen Rechnungen werden kontrolliert und im separaten Buchhaltungssystem verbucht.“ Die zukünftig erforderlichen Schnittstellen für SAP sieht das Unternehmen gelassen: „Das ist ein eher kleiner Projektteil, bei dem wir der Expertise der DIG vertrauen.“
Bewährte Qualität – digital unterstützt
„Zu Beginn des Projekts hatten wir durchaus kleinere Brötchen im Sinn“, führt Kronberger zurück zu den Anfängen. „Ziel war es, dass unsere Vertriebsniederlassungen ihre internen B2B- und B2C-Werbemittel sowie Büromaterial über das System bestellen.“ Doch die Beratung des DIG-Projektmanagements machte Lust auf mehr, Lieferantenbündelung und die strategischen Möglichkeiten von eProcurement rückten in den Fokus: „Heute haben wir 26 Kataloge verfügbar: Office, Arbeitsbekleidung, Reinigung, Hygiene und vieles mehr.“ Um dem Bedarfsträger die Einhaltung der Signaturrichtlinie zu erleichtern, wurden im Bestellprozess Freigaben installiert. „Wir leben immer das Vieraugenprinzip, jede Bestellung wird vom Kostenstellenverantwortlichen freigegeben, nach zwei Wertgrenzen wird die Geschäftsführung des jeweiligen Standorts eingebunden. Diese recht variablen, weil standort- und warengruppenabhängigen Freigabestrukturen wurden sehr gut digital abgebildet.“
Rezept für die Beschaffung: Guided Buying
Ein Erfolgsrezept bei Resch&Frisch ist die Einfachheit, weiß Einkäuferin Daniela See: „Unsere Brotbacköfen sind easy zu bedienen, das war auch die Anforderung an unsere Beschaffungsplattform. Deshalb haben wir viel diskutiert, wie wir das vorgeschaltete DIG Guided Buying aufbauen.“ In regelmäßiger Absprache mit der Geschäftsführung wurde eine Nutzerführung erstellt, die den Auftraggeber bzw. die Auftraggeberin möglichst direkt ans Ziel bringt: „Wir haben sechs Sichten für unterschiedliche User, die immer ihre relevanten Produktbereiche angezeigt bekommen.“ Über den eigenen Newsbereich im Guided Buying sind die Kolleginnen und Kollegen immer gut informiert: „Hier wird beispielsweise kommuniziert, wenn ein Produkt nicht verfügbar ist. Außerdem findet man dort den Link zum Anleitungshandbuch!“
Alle backen mit: sofort hohe Nutzungsrate
Der Projektstart erfolgte im Juli 2023, der Blueprint, also das gewünschte Grundkonzept des Systems, wurde im Oktober abgenommen. Im Juni 2024 ging man nach einer ausgiebigen Testphase produktiv. „Was uns stolz macht, ist das positive Feedback der Kolleginnen und Kollegen“, zeigen sich Kronberger und See glücklich. „Schon seit dem Start in unserer Welser Zentrale wird richtig viel über das System bestellt. Nach zwei Einschulungen rollten wir es auch auf die anderen Standorte aus. Mit Anleitungsvideos und einer Kurzanleitung geben wir eine schnelle Einführung ins System, das aber recht selbsterklärend ist.“ Somit halten sich auch die Rückfragen absolut in Grenzen. „Diese betreffen hauptsächlich Einstellungen im System, z.B. Änderungen bei Kostenstellen oder Vertretungsregelungen. Daran wird sich auch in der Endausbaustufe mit 140 Usern nichts ändern“, sind sich die beiden sicher.
Customer-Journey by DIG
Sicherheit verschaffen auch die Reaktionszeiten von DIG. Kronberger weiß die persönlichen Abstimmungen jedenfalls zu schätzen: „Offene Punkte wurden im Projekt immer schnell geklärt, der Projektmanager Johannes Gugler war für uns gut erreichbar.“ Letzterer ist sehr zufrieden mit dem gelungenen Projektabschluss: „Die Zusammenarbeit mit dem Team bei Resch&Frisch war motivierend und je mehr ich ein Unternehmen kennenlerne, desto stärker identifiziere ich mich mit seinen Strukturen. Umso wichtiger ist es, dieses Knowhow für die weitere Betreuung zu sichern. Die Übergabe ans Customer Success Management erfolgt deshalb bei DIG durch Sales und Projektmanagement gemeinsam.“ Damit das erarbeitete Rezept mit den richtigen Zutaten und Schritten kontinuierlich zum gewünschten Ergebnis führt.
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