DIG Portal für volle Belegfluss-Automatisierung!

Ganz gleich, über welchen Routing-Kanal der Beleg auf das Portal kommt, durchläuft er alle Schritte für die komplette Automatisierung des betreffenden Geschäftsprozesses – von der Formatübersetzung (Mapping), der Datenprüfung (Clearing) bis zur Datenaufbereitung (Preparing), wobei der Belegfluss je nach konkreter Anforderung dynamisch gelenkt wird (Belegflusslenkung).

Mapping: Übersetzung am DIG Portal

Die einzelnen Belege werden von den unterschiedlichen Lieferanten je nach eingesetztem ERP-System in verschiedensten Formaten über verschiedenste Kanäle geliefert. Das DIG Portal unterstützt EDI, web.EDI bzw. PDF oder XML per Mail (welcher Kanal am effizientesten ist, definiert das Projekt Consulting). Beim Mapping werden nun ein- und ausgehende Belege in das jeweilige Zielformat des Empfängers übersetzt, sodass das Zielsystem die Daten entsprechend verarbeiten kann. Die Übertragung und der Empfang werden durch die vier Kanäle gesteuert.

Berechnung von Daten anhand von Tabellen

Clearing: die Prüfung von Daten eingehender Belege

Sobald die automatische Übersetzung eines eingehenden Dokumentes erfolgt ist, leitet das DIG Portal im nächsten Schritt den Abgleich der Inhalte ein. Hierbei werden die konvertierten Daten anhand definierter Parameter geprüft: Ein Standardbeispiel hierfür sind die Kriterien gemäß § 11 UStG bzw. § 14 nach deutschem UStG (Details dazu im Menüpunkt Purchase-to-Pay). Diese Parameter können je nach Kreditor, Belegart usw. beliebig definiert werden.

Darüber hinaus ermöglicht das Clearing am DIG Portal auch einen Abgleich mit bestehenden Daten wie z.B. den Angaben in einer Bestellung mit den Inhalten der Auftragsbestätigung, Rechnungsdaten mit Lieferscheindaten usw.

Bei Abweichungen (z.B. über ein definiertes Ausmaß hinaus) kann nunmehr ein elektronisch geführter, dokumentierter Eskalationsprozess angestoßen werden:
In der Praxis bedeutet dieser Prozess anhand des Beispiels Auftragsbestätigung, bei denen im Schnitt 10% fehlerhaft sind, dass der Einkauf nur noch diese problematischen kontrollieren muss, statt alle zu prüfen!

Eine automatische Prüfung erfolgt gegen replizierte offline Daten (z.B. Excel-Listen) oder online via Webserviceaufruf externer Systeme (z.B. SAP). Die Schwellen, ab denen Abweichungen einen Eskalationsprozess auslösen, sind individuell konfigurierbar, sodass einzelnen Lieferanten unterschiedlich starke Abweichungen gestattet werden können.

Ebenso kann manuell in den Clearing-Prozess eingegriffen werden: z.B. können Rechnungen einer Fachabteilung zur Prüfung zugewiesen werden, hierbei können auch Anmerkungen am Beleg oder im zugehörigen Protokoll angebracht werden. Darüber hinaus ist auch das Zurückweisen einer fehlerhaften Rechnung im Portal möglich.

Sobald eine Freigabe eines Belegs erfolgt (entweder nach Eskalationsprozess oder aus der Erstprüfung heraus), wird er dem führenden System des Empfängers übergeben. Die Freigabe kann zusätzlich per elektronischer Unterschrift dokumentiert werden, alle Schritte der Belege durch das System werden nachvollziehbar protokolliert.

Preparing: die Aufbereitung von Eingangsdaten

In diesem Modul werden Eingangsdaten mit relevanten Stammdaten oder Bestelldaten aufbereitet. Dies ist dann erforderlich, wenn für die Verbuchung eines Beleges im ERP-System Datensätze benötigt werden, die der Lieferant mit seinem Beleg nicht liefern kann. Zum Beispiel, weil im Lieferschein die Artikelnummer des Lieferanten steht und nicht die des Kunden. In diesem Fall wird mittels Mapping der Kreditoren-Artikelnummer die Kunden-Artikelnummer ergänzt. Dieses Mapping kann im laufenden Einsatz des Portals immer wieder ergänzt werden.

Ein weiteres Beispiel für das Preparing sind Telefonrechnungen: Hier ist der Bezug der einzelnen Telefonnummer zu einer bestimmten Kostenstelle von Bedeutung. Diese Information kann der Telefonprovider jedoch nicht liefern und wird daher im DIG Portal mittels Stammdatentabelle ergänzt, um eine Zuordnung im ERP zu ermöglichen.

Belegflusslenkung: der Workflow für alle Belege

Im DIG Workflow werden alle Weiterverarbeitungsschritte der eingehenden Belege automatisch gesteuert. Geprüfte und freigegebene Belege werden so direkt ans Zielsystem übertragen, während Belege, bei denen das Clearing Diskrepanzen ergeben hat, dem Eskalationsprozess zugeführt und erst nach erfolgreichem Abschluss entsprechend übertragen werden.

Der Workflow steuert aber auch die Datenergänzung im Preparing und bildet somit das Herzstück des Portals. Dabei ist die Lenkung des Belegflusses frei gestaltbar:
So können Belege ohne Bestellbezug z.B. einer bestimmten Person zur Bearbeitung automatisch zugewiesen werden, bei fehlenden Auftragsbestätigungen ein Urgenzprozess installiert werden usw.

Somit spielt der DIG Workflow eine zentrale Rolle, um den Belegfluss exakt an den konkreten Anforderungen des jeweiligen Unternehmens anzupassen.

Wie Sie mit einer automatisierten Belegfluss-Lösung Zeitaufwand und Kosten senken? Wir erzählen es Ihnen gern!

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